Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe
Prowadzenie teczek - zmiana nazwy kom. organiz.- znak sprawy
stany:
Witam
W ciągu roku następuje zmiana nazwy kom. organizacyjnej - tej samej / zmiana regulaminu organizacyjnego / , i tak styczeń ,luty oznaczenie - PR, następnie od marca do października - PRK , a od listopada dalej PR ,czyli oznaczenia sprawy będą się powtarzać np. sprawa nr 1 w styczniu , jak i w listopadzie będzie miała taki sam zapis - dla przykładu PR.5523.1.2011.- co w takiej sytuacji ?
W innych kom organizacyjnych powstają referaty- przed podziałem na referaty oznaczano sprawę GN.7020.1.2011 itd. , a od 1 listopada / po podziale na referaty/ wyglądać będzie tak: GN-I.7020.1.2011 , GN-II. 7020.1.1.2011 itd. , w takiej sytuacji sprawy numerujemy w każdym referacie od nowa.
Proszę o wypowiedzi.
Pozdrawiam
Jarek:
Co do pierwszego przypadku - coś takiego po prostu nie powinno było mieć miejsca. Nie powinno być w jednym roku dwóch spraw o identycznym znaku, a jesteście na prostej drodze do tego. Chyba jedyne wyjście to ciągnięcie w listopadzie numeracji po PRK.
Co do drugiej sytuacji - tu się nie da wymyślić niczego innego niż to co napisałeś.
stany:
Oczywiście decyzję musiałem podjąć szybko , bo zmiany "zaklepane " i oznaczenia od 2 listopada muszą być , bo sprawy w wydziale trzeba prowadzić.
Jako archiwista i koordynator zadecydowałem tak:
ponieważ prowadzić pod oznaczeniem PRK / ciągnąc kolejne numery / nie można , bo było by to niezgodne z faktyczną nazwą komórki, - do PR , bo takie od listopada jest oznaczenie wydziału, dodano I czyli zapis wygląda tak: PR-I.5323.1.2011 , czyli oznaczenie komórki zmienione i numeracja od nowa. Oczywiście referatów w tej komórce nie ma.
Dodam ,że twórcy zmian organizacyjnych , jak widzimy .......
Pozdrawiam i dzięki za wypowiedz.
majaa:
Rownież mam pytanie odnośnie znaku sprawy po zmianie nazwy komórki organizacyjnej.
Dotychczas sprawami archiwum zakładowego zajmowała się Pani pracująca a Wydziale Administracyjnym - WA,
od listopada br. utworzono nowe stanowisko pracy, archiwista zakładowy i nadano nowy symbol - AZ.
W związku z tym mam pytanie, Pani która wcześniej prowadziła archiwum zakładowe kierowała wszelką korespondencję do Archiwum Państwowego poprzez symbol WA
i tak przykładowo w wrześniu skierowała wniosek o uzyskanie zgody na brakowanie - znak sprawy WA.1111.3.2011
(1111 to tylko przykładowy numer, nie mam przy sobie jrzwa...) - 3 - trzecia sprawa odnośnie brakowania dokumentacji,
wysyłając teraz pismo dotyczące tej sprawy osoba, która objęła archiwum zakładowe (AZ) zmienia w znaku sprawy tylko symbol
komórki organizacyjnej, a resztę numeracji pozostawia bez zmian? a więc zamiast WA.1111.3.2011 pisze: AZ.1111.3.2011?
stany:
Jeżeli sprawa nr 3 została zakończona przez WA to nic nie zmienia w oznaczeniu sprawy, ale gdy sprawę nr 3 nie zakończoną ma załatwić komórka z nowym oznaczeniem ,to powinien być taki zapis: AZ.1111.1.2011
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej