Autor Wątek: Prowadzenie teczek - zmiana nazwy kom. organiz.- znak sprawy  (Przeczytany 4156 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 353
  • Płeć: Mężczyzna
Witam

W ciągu roku następuje zmiana nazwy kom. organizacyjnej - tej samej / zmiana regulaminu organizacyjnego / , i tak styczeń ,luty oznaczenie - PR, następnie od marca do października  - PRK , a od listopada dalej  PR ,czyli oznaczenia sprawy będą się powtarzać np. sprawa nr 1 w styczniu , jak i w listopadzie będzie miała taki sam zapis - dla przykładu PR.5523.1.2011.- co w takiej sytuacji ?

W innych kom organizacyjnych  powstają referaty- przed podziałem na referaty oznaczano  sprawę  GN.7020.1.2011  itd. , a  od 1 listopada / po podziale na referaty/ wyglądać będzie tak: GN-I.7020.1.2011   , GN-II. 7020.1.1.2011  itd. , w takiej sytuacji sprawy numerujemy  w każdym referacie  od nowa.

Proszę o wypowiedzi.

Pozdrawiam
« Ostatnia zmiana: Grudzień 04, 2011, wysłana przez Jarek »

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1569
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Zmiana nazwy kom. organiz.- znak sprawy
« Odpowiedź #1 dnia: Listopad 04, 2011, »
Co do pierwszego przypadku - coś takiego po prostu nie powinno było mieć miejsca. Nie powinno być w jednym roku dwóch spraw o identycznym znaku, a jesteście na prostej drodze do tego. Chyba jedyne wyjście to ciągnięcie w listopadzie numeracji po PRK.

Co do drugiej sytuacji - tu się nie da wymyślić niczego innego niż to co napisałeś.
Jarek Orszulak

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 353
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Zmiana nazwy kom. organiz.- znak sprawy
« Odpowiedź #2 dnia: Listopad 07, 2011, »
      Oczywiście decyzję musiałem podjąć szybko , bo zmiany "zaklepane " i oznaczenia od 2 listopada muszą być , bo sprawy w wydziale trzeba prowadzić.     
Jako archiwista i koordynator zadecydowałem tak:   
ponieważ prowadzić pod oznaczeniem PRK / ciągnąc  kolejne  numery /  nie  można , bo było by to niezgodne z  faktyczną nazwą komórki, - do  PR  , bo takie od listopada jest oznaczenie wydziału, dodano    czyli zapis wygląda tak:   PR-I.5323.1.2011 , czyli oznaczenie komórki zmienione i numeracja od nowa. Oczywiście referatów w tej komórce nie ma.

     Dodam ,że twórcy zmian organizacyjnych , jak widzimy  .......

Pozdrawiam i dzięki za wypowiedz.
 

Offline majaa

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: Prowadzenie teczek - zmiana nazwy kom. organiz.- znak sprawy
« Odpowiedź #3 dnia: Grudzień 10, 2011, »
Rownież mam pytanie odnośnie znaku sprawy po zmianie nazwy komórki organizacyjnej.

Dotychczas sprawami archiwum zakładowego zajmowała się Pani pracująca a Wydziale Administracyjnym - WA,

od listopada br. utworzono nowe stanowisko pracy, archiwista zakładowy i nadano nowy symbol - AZ.

W związku z tym mam pytanie, Pani która wcześniej prowadziła archiwum zakładowe kierowała wszelką korespondencję do Archiwum Państwowego poprzez symbol WA

i tak przykładowo w wrześniu skierowała wniosek o uzyskanie zgody na brakowanie - znak sprawy WA.1111.3.2011

(1111 to tylko przykładowy numer, nie mam przy sobie jrzwa...) - 3 - trzecia sprawa odnośnie brakowania dokumentacji,

wysyłając teraz pismo dotyczące tej sprawy osoba, która objęła archiwum zakładowe (AZ) zmienia w znaku sprawy tylko symbol

komórki organizacyjnej, a resztę numeracji pozostawia bez zmian?  a więc zamiast WA.1111.3.2011 pisze: AZ.1111.3.2011?

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 353
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - zmiana nazwy kom. organiz.- znak sprawy
« Odpowiedź #4 dnia: Grudzień 11, 2011, »
Jeżeli sprawa nr 3 została zakończona przez WA to nic nie zmienia w oznaczeniu sprawy, ale gdy sprawę nr 3 nie zakończoną ma załatwić komórka z nowym oznaczeniem ,to powinien  być taki zapis:   AZ.1111.1.2011

Offline majaa

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: Prowadzenie teczek - zmiana nazwy kom. organiz.- znak sprawy
« Odpowiedź #5 dnia: Grudzień 11, 2011, »
Dziękuję za odpowiedź. Tak teraz zastanawiam się, czy

nie wprowadza to pewnego zamętu w AP, gdzie dana korespondencja jest wysyłana,

najpierw pod numerem WA.1111.3.2011,

a teraz AZ.1111.1.2011 mimo tego, iż ciągle jest to ta sama sprawa...



Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 353
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - zmiana nazwy kom. organiz.- znak sprawy
« Odpowiedź #6 dnia: Grudzień 12, 2011, »
& 64.3  Instr. kancel. :
Cytuj
Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentacje spraw niezakończonych, dokonuje ich
ponownego zarejestrowania, zgodnie z odpowiednio § 28 ust. 3 i § 55 ust. 3.
Podejrzewam ,że zakończeniem tej sprawy będzie wydanie zgody na wybrakowanie akt przez AP, no koniec korespondencji,więc o jaki zamęt chodzi ?
Pozdrawiam

Offline niki0

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Prowadzenie teczek - zmiana nazwy kom. organiz.- znak sprawy
« Odpowiedź #7 dnia: Grudzień 04, 2018, »
Mam pytanie odnośnie znaku sprawy po zmianie nazwy komórki organizacyjnej ale również w związku z nową kadencją rady.

Z pierwszym grudnia nastąpiła zmiana symbolu na stanowisku który obsługuje radę z OG-BR. na BR. Rozumiem, że teraz osoba powinna mieć nowy spis sprawy zakładane od 1 grudnia i tworzyć np. tak BR.0002.1.2018 czyli od początku?

I druga kwestia rozpoczyna się nowa kadencja i czy sprawy z nowej kadencji numerować od 1 czy dalej zgodnie z numeracja ze starej kadencji tzn.:
Jest zawiadomienie np. o sesji wytworzone we wrześniu stara kadencja np. OG-BR.0002.10.2018, w kolejnym miesiącu już w nowej kadencji powinno być zatem zawiadomienie z numerem sprawy OG-BR.0002.11.2018 czy OG-BR.0002.1.2018,
a po zmianie symbolu komórki w grudniu, w którym będzie 2 sesja w nowej kadencji to będzie znowu od 1 bo inny symbol komórki - BR.0002.1.2018 ?


Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 101
  • Płeć: Kobieta
Odp: Prowadzenie teczek - zmiana nazwy kom. organiz.- znak sprawy
« Odpowiedź #8 dnia: Grudzień 05, 2018, »
U nas wczoraj padło to samo pytanie odnośnie nowej kadencji. Moim zdaniem spis spraw powinien być kontynuowany, bo nie mogą się dublować znaki spraw w obrębie roku. Jedynie można fizycznie rozdzielić sprawy dotyczące poprzedniej i nowej kadencji, tworząc osobne tomy ze sprawami.
W Twoim przypadku jest jeszcze trochę inaczej, gdyż w związku ze zmianą nazwy komórki organizacyjnej sprawy zakończone zostawia się w teczce z poprzednim symbolem, a niezakończone przenosi i rejestruje ponownie z nowym znakiem w nowym spisie z aktualnym symbolem komórki. Zakładam, że poprzednia kadencja nie ma spraw niezakończonych, więc dla aktualnej kadencji wszystko zacznie się od początku z nowym symbolem komórki organizacyjnej.
Będzie dobrze, ale nie dzisiaj.