Autor Wątek: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych  (Przeczytany 56495 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Witam,

jak robicie podteczki wg nowej instrukcji? Chodzi mi o to, czy z góry wiecie, że będziecie musieli zrobić podteczki, więc sobie dzielicie i numerujecie, czy może robicie podteczkę dopiero w momencie rejestracji sprawy w teczce głównej i nadajecie jej kolejny numer wynikający ze spisu spraw teczki macierzystej?
« Ostatnia zmiana: Październik 05, 2012, wysłana przez Jarek »
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1625
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 22, 2011, »
Jedyne co nowa instrukcja zmieniła jeśli chodzi o podteczki, to to że nie używa się w niej już pojęcia podteczki  ;D
Jarek Orszulak

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: Tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 24, 2011, »
Muszę się przyznać, że wcześniej nie miałam potrzeby robienia podteczek i nie jestem pewna, co doradzać ludziom ???  :-[ 
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline EwelinaP

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 271
  • Płeć: Kobieta
Odp: Tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 24, 2011, »
Różnica jest dość spora moim zdaniem, ale zasada bardzo podobna (hehe, tak samo, tylko, że inaczej  ;D ) Jest kilka metod na podteczki. Albo grupuje się sprawy z tego samego numeru w różnych segregatorach, przy czym trzeba "doopisać" tytuł i podać numery spraw, które się w konkretnych segregatorach znajdują. Wtedy jest jeden spis spraw, nie nadaje się numeru dla podteczki.
Drugi sposób jest bardzo podobny do starej metody, a stosuje się ją głównie w przypadku, gdy od razu wiadomo, że spraw będzie dużo i będą miały uzasadnione podstawy do grupowania.
Przykład: tytuł teczki: 6620, Obsługa ewidencji gruntów i budynków, GMINA X; nrumery spraw wyglądają, jak dawniej, GG.6620.1.1.2011
No i ostatni sposób, kiedy w trakcie prowadzenia spraw wynika potrzeba założenia podteczki. Wtedy jej numerem zostaje kolejny numer sprawy z pierwotnego spisu spraw i numer wygląda np. tak: OR.1610.38.1.2011, gdzie 38 to numer podteczki, a 1 to kolejny numer sprawy w podteczce. W pierwotnym spisie spraw przy numerze 38 w "teści sprawy" wpisuje się, że jest to podteczka i jej tytuł.
To tak w dużym skrócie, ale lepiej już chyba tego nie przedstawię. Tak nam to tłumaczyła Pani z NDAP na szkoleniu. Przy czym wielokrotnie podkreślała, że tworzenie podteczek "na zapas", w takiej formie, jaką miały poprzednio, to nic innego, jak sposób na ukrytą rozbudowę wykazu akt, a jak wszyscy dobrze wiemy jest to po prostu niedopuszczalne. Mam nadzieję, że troszkę pomogłam. Pozdrawiam i życzę powodzenia z podteczkowymi potworami  :D

Offline luke

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 433
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 24, 2011, »
W załączniku zrzut ekranu z prezentacji p. Ewy Pałki z NDAP, pt. "Jednolite rzeczowe wykazy akt - budowa i stosowanie", w części poświęconej spisom spraw.
Całość można zobaczyć pod tym adresem:
http://www.sirmaplus.pl/szkolenia/37-xi-szkolenie-nowa-instrukcja-kancelaryjna.html?start=2
Poza prezentacją p. Ewy Pałki przydatne okazać się mogą prezentacje
Kajetan Wojsyk - Racjonalne i prawne podstawy e-administracji
Magdalena Sawicka - Doświadczenia w zakresie wdrażania system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją
Małgorzata Bieda - Nowa instrukcja kancelaryjna

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1625
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #5 dnia: Październik 25, 2011, »
Odpowiadając na pytanie marci - można i tak, i tak - o tym decyduje zawsze prowadzący teczkę.

Cytuj
Jest kilka metod na podteczki. Albo grupuje się sprawy z tego samego numeru w różnych segregatorach, przy czym trzeba "doopisać" tytuł i podać numery spraw, które się w konkretnych segregatorach znajdują. Wtedy jest jeden spis spraw, nie nadaje się numeru dla podteczki.
To nie są podteczki, ale teczki podmiotów lub przedmiotów spraw. Obok podteczek, jeden ze sposobów grupowania spraw w obrębie teczek "głównych".

Cytuj
Drugi sposób jest bardzo podobny do starej metody, a stosuje się ją głównie w przypadku, gdy od razu wiadomo, że spraw będzie dużo i będą miały uzasadnione podstawy do grupowania.
Przykład: tytuł teczki: 6620, Obsługa ewidencji gruntów i budynków, GMINA X; nrumery spraw wyglądają, jak dawniej, GG.6620.1.1.2011
I to jest podteczka zakładana na początku roku. Ja rzekłbym że stara metoda nic a nic się nie zmieniła  :)

Cytuj
No i ostatni sposób, kiedy w trakcie prowadzenia spraw wynika potrzeba założenia podteczki. Wtedy jej numerem zostaje kolejny numer sprawy z pierwotnego spisu spraw i numer wygląda np. tak: OR.1610.38.1.2011, gdzie 38 to numer podteczki, a 1 to kolejny numer sprawy w podteczce.
A to podteczka zakładana w trakcie roku.

Cytuj
Tak nam to tłumaczyła Pani z NDAP na szkoleniu. Przy czym wielokrotnie podkreślała, że tworzenie podteczek "na zapas", w takiej formie, jaką miały poprzednio, to nic innego, jak sposób na ukrytą rozbudowę wykazu akt, a jak wszyscy dobrze wiemy jest to po prostu niedopuszczalne.
Tego trochę nie rozumiem Ewelino. Jaką formę podteczki miały poprzednio?

Trzecim, obok podteczek i teczek podmiotów/przedmiotów spraw, sposobem grupowania spraw w obrębie teczek jest tworzenie teczek zbiorczych - to coś podobnego jak w teczki podmiotów/przedmiotów spraw, tyle że dotyczy spraw rejestrowanych w kilku teczkach/spisach spraw - ma to zastosowanie np. w przypadku akt osobowych, można to stosować w zasadzie wtedy kiedy pozwala na to wykaz akt. Wszystko to jest ładnie rozrysowane w przywołanej przez luke'a prezentacji Ewy Pałki.

pozdrawiam
Jarek Orszulak

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: Tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #6 dnia: Październik 25, 2011, »
Dziękuję za wszystkie odpowiedzi :) Dowiedziałam się wszystkiego i jestem spokojniejsza, bo już wiem, że nie udzielałam złych porad :D
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline EwelinaP

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 271
  • Płeć: Kobieta
Odp: Tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #7 dnia: Październik 25, 2011, »
Poprzednio teczki miały taką formę, że często były tworzone na zapas, tzn. jeszcze nie wpłyneła żadna sprawa, a już się zakładało osobną teczkę, bo np. z ubiegłym roku takie sprawy były. Inna rzecz, że często spotykałam się z czymś takim, jak podteczki stworzone bez żadnego logicznego powodu, po prostu obejście przepisów, żeby nie pisać zarządzenia rozbudowującego rwa. Tak było kiedyś. Jeżeli pani Ewa, to ta sama, o której ja myślę, to właśnie ona nam mówiła, że takie postępowanie jest niedopuszczalne. A co do terminologii, to czy to jest podteczka, czy grupa spraw, to tak na prawdę drugorzędna sprawa. Ważne, by w aktach był porządek i to porządek zgodny z przepisami  ;D

Offline Ricardo26

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Odp: Tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #8 dnia: Październik 25, 2011, »
A czy dopuszczalne jest tworzenie podteczki na zasadzie
US.4530.1.2011
US.4530.2.2011
US.4530.3.1.2011   ----> 3 podteczka
US.4530.3.2.2011
US.4530.3.3.2011
US.4530.3.4.2011
US.4530.4.2011

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1625
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #9 dnia: Październik 25, 2011, »
Poprzednio teczki miały taką formę, że często były tworzone na zapas, tzn. jeszcze nie wpłyneła żadna sprawa, a już się zakładało osobną teczkę, bo np. z ubiegłym roku takie sprawy były.
To jest dokładnie to samo, co opisujesz tutaj:
Drugi sposób jest bardzo podobny do starej metody, a stosuje się ją głównie w przypadku, gdy od razu wiadomo, że spraw będzie dużo i będą miały uzasadnione podstawy do grupowania.
Przykład: tytuł teczki: 6620, Obsługa ewidencji gruntów i budynków, GMINA X; nrumery spraw wyglądają, jak dawniej, GG.6620.1.1.2011
I nie ma w tym żadnej próby obejścia przepisów - pod warunkiem że podteczka rzeczowo mieści się w teczce głównej. Bo najczęściej chyba spotykaną nieprawidłowością jeśli chodzi o podteczki jest tworzenie ich na zasadzie, że po podteczkach "właściwych", tworzonych np. wg klucz terytorialnego (wg gmin itp.), pojawiają się takie cuda, np.: 6620.16 Opinie prawne dot. obsługi ewidencji gruntów i budynków, 6620.17 Sprawy pracownicze referatu ewidencji gruntów i budynków, 6620.18 Współdziałanie z innymi komórkami urzędu, 6620.19 Wyjazdy służbowe, 6620.20 Zapotrzebowanie na materiały biurowe ... itd., itp. Niestety wciąż niektórzy wpadają na takie pomysły.  :-[

A co do terminologii, to czy to jest podteczka, czy grupa spraw, to tak na prawdę drugorzędna sprawa. Ważne, by w aktach był porządek i to porządek zgodny z przepisami  ;D

Otóż nie. Właśnie także po to, żeby być w zgodzie z przepisami, warto rozróżniać te sposoby grupowania spraw, wynikające wprost z paragrafu 5 ust. 6 i 7 (dotychczasowe podteczki) oraz paragrafu 53 ust. 5 i 6 (teczki podmiotu bądź przedmiotu oraz teczki zbiorcze) Instrukcji kancelaryjnej ustalonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011.

A czy dopuszczalne jest tworzenie podteczki na zasadzie
US.4530.1.2011
US.4530.2.2011
US.4530.3.1.2011   ----> 3 podteczka
US.4530.3.2.2011
US.4530.3.3.2011
US.4530.3.4.2011
US.4530.4.2011
O tym właśnie piszemy, o tym traktuje ww. instrukcja kancelaryjna.

pozdrawiam
Jarek Orszulak

Offline EwelinaP

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 271
  • Płeć: Kobieta
Odp: Tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #10 dnia: Październik 26, 2011, »
Ale mnie właśnie o te kwiatki chodzi, które nie mają logicznego uzasadnienia... A o co chodzi Pani z NPAD, to wie tylko ona, ja tylko powtarzam, co usłyszałam na szkoleniu  ;) Co do terminologii, to może przestańmy w ogóle używać słowa "podteczka", a zamiast tego mówmy o "grupowaniu spraw" itp.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 562
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #11 dnia: Styczeń 05, 2012, »
A teraz coś z trochę innej beczki:
Symbol 0012, hasło: "Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu"
W tej kadencji funkcjonują 4 komisje: 1) Komisja Rewizyjna 2) Komisja Edukacji i Kultury 3) Komisja Rozwoju Gospodarczego 4) Komisja Spraw Społecznych i Ochrony Zdrowia
Dla każdej komisji utworzono teczki przedmiotów spraw - w sumie 4 "podteczki". Nie ma żadnej innej dokumentacji tworzonej pod symbolem 0012 - wszystkie pisma komórka segreguje w obrębie tych teczek przedmiotów spraw. Tym samym nie ma teczki "głównej" z "głównym spisem". Co o tym sądzicie? Jak postępować z takimi "podteczkami" w przyszłości?

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 562
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #12 dnia: Styczeń 05, 2012, »
W dodatku, jak dobrze rozumiem instrukcję kancelaryjną (18.1.2011) spis spraw powinien być jeden w "teczce głównej" - spisów spraw w "podteczkach" już się nie robi. Czy w teczce głównej może być sam spis spraw dla podteczek w takim wypadku?

Offline archiwistka90

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 139
Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #13 dnia: Styczeń 05, 2012, »
Brak spisów spraw w podteczkach? W przypadku wydzielenia grupy spraw w podteczce (np. OSO.0012.3.1.2011, OSO.0012.3.2.2011) nie zrobimy spisu spraw, to gdzie go wtedy mamy zrobić? Musi być właśnie w tej podteczce, inaczej bezcelowe będzie zakłądanie podteczki i zakładanie w jej obrębie nowych spraw. Tak wg mnie...

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 562
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
« Odpowiedź #14 dnia: Styczeń 05, 2012, »
No właśnie. W podteczkach powinny być spisy spraw. Jednakże jak rozumieć paragraf 53 ust. 5 IK 2011, który stanowi: "Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu spraw [czytaj: podteczek]... zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw."
 Jak to rozumieć? ???