Prowadzenie teczek - nieodebrane dokumenty osobiste z akt osobowych

[albinka]

Witam

Czy ktos moze mi powiedziec, co sie robi z nieodebranymi dokumentami osobistymi pracownika czy studenta (to w szkole wyzszej)?
Do archiwum wg wszelkich prawideł, zarządzen i instrukcji,  maja trafiac teczki spraw zakonczonych. A co jezeli pracownik lub student nie odbierze sobie dyplomu ukonczenia studiow, a pracownik swiadectwa dojrzalosci??Co z takimi teczkami??? co na to prawo??? Maja te teczki zalegac w dzialach?? Osoba zainteresowana moze sie po te dokumenty zglosic w kazdej chwili, a moze sie nie zglosic wcale , bo np. wyjedzie za granice i swiadectwo dojrzalosci nie bedzie jej potrzebne!
Co w takiej sytuacji?? przyjmowac do archiwum czy nie???

[Jarek]

No cóż, można takie nieodebrane dokumenty przechowywać albo w komórce która je wydaje, albo w teczce takiej osoby. To już zależy jak sobie to uczelnia zorganizuje, mnie to drugie wyjście wydaje się sensowniejsze, trzeba tylko sobie ustalić jakiś racjonalny termin odkładania takich dokumentów do teczek no i procedurę ewentualnego ich  późniejszego wydawania przez archiwum.

[albinka]

Tak, tylko ze mam zapisane normatywach:arhiwista moze wypozyczac/udostepniac akta a nie wydawac je z zasobu archiwum! Przeciez to, co trafia do archiwum jest zewidencjonowane raz na spisach spraw/ rejestrach kancelaryjnych, dwa na spisach zdawczo- odbiorczych!
Jak wiec archiwista moze cokolwiek wydac z Archiwum!!!? Chyba odpis albo ksero, jak ma do tego upowaznienie.
U mnie jest problem, bo pracownicy chca sie pozbyc tych nieodebranych dokumentow, a ja nie moge przyjac. Moze jakes biuro adresowe ktos by mi polecil? ustalic aktualny adres, wysłac dokumenty listem poleconym i po problemie.

[Jarek]

Istnieje możliwość wydania/przekazania czegoś z zasobu archiwum - oczywiście w ściśle określonych przypadkach i w ściśle określony sposób. Może to być np. wycofanie akt z archiwum w razie konieczności wznowienia sprawy (na podstawie protokołu wycofania).
W tym konkretnym przypadku mamy sytuację szczególną, polegającą na wydaniu z archiwum dokumentów które normalnie nie powinny do niego trafić. Tak samo jest z dokumentami pracownika z akt osobowych - jeśli pracownik przynosi oryginały dokumentów, to nawet jeśli trafią one do teczki osobowej, to stanowią jego własność i może je odebrać.

[jefka]

Jak odbede kurs, bede mogla napisac, jak byc powinno. Teraz moge mowic tylko o praktyce w mojej uczelni.

U nas rutynowo teczki z dyplomami, zaraz po obronie, przynosi sie do archiwum. Ja wydaje dyplomy.

Tez na okraglo wypozyczam teczki dziekanatom

[krzysiekp]

witam
zainteresował mnie pomysł Jarka o możliwości wykorzystania protokołu wycofania. Czy możesz umieścić wzór takiego dokumentu. Będę bardzo wdzięczny

[inka]

Ja mam taki wzór protokołu wycofania