Niestety obecnie nie pamiętam już szczegółowych uregulowań, ale zapisy o tworzeniu archiwów podręcznych były wprowadzane w instrukcjach archiwalnych dla poszczególnych starostw. W archiwach podręcznych przechowywane były i są akta "czynne",np. akta pojazdów niewyrejestrowanych, akta kierowców, itp., w zależności od wydziału. Po zamknięciu sprawy, czyli np. wyrejestrowaniu pojazdu, akta powinny trafić do zakładowego na standardowych, uporządkowane i na podstawie ewidencji.