U mnie w urzędzie jeśli komórka przekazuje akta wytworzone przez inną komórkę, u góry po lewej jest nazwa (pieczęć nagłówkowa) komórki przekazującej, a w tytule spisu nazwa komórki która wytworzyła akta ("Spis zdawczo-odbiorczy nr ... . Akta wytworzone przez ..."). Siłą rzeczy na osobnych spisach przekazywane są akta wytworzone przez różne komórki ... choć w praktyce też bywa różnie, bo czasem taka reorganizacja to czysta "kosmetyka" ...
Super rozwiązanie:)
Rzuć okiem na paragraf 64 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do tego rozporządzenia, te zapisy jednoznacznie wskazują konieczność przerejestrowania spraw niezakończonych.
A zapisy § 55 mówią:
1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: ?przeniesiono
do znaku sprawy ? i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując
zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.
Dla mnie ust. 2 nie wskazuje jednznacznie tylko pozwala na wybór:) Może sie mylę
, tym bardziej, ze w samym Rozporządzeniu w § 6 zapisano:
1. Z dokumentacją spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w zycie rozporządzenia postępuje się następująco:
1) sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy albo
2) zakłada się nową sprawę, stosując odpowiednio § 28 ust. 3 lub § 55 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej.
2. Wyboru, o którym mowa w ust. 1, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację do archiwum zakładowego.