Brakowanie akt - prośba o opinię - samowolne niszczenie akt

[ciekawy]

Witam,

Bardzo proszę o wyrażenie opinii na temat poniżej opisanego sposobu postępowania. Od razu zaznaczam, że to nie jest mój pomysł.

W instytucji istnieje Archiwum Zakładowe oraz archiwum podręczne akt bieżących (Biblioteka Akt). Kilku osobom zaczyna przeszkadzać "czasochłonność" przekazywania dokumentów do archiwum i chcą prawie wszystkie dokumenty przechowywać w Bibliotece Akt.

Pomysł jest taki:

1. Instrukcja kancelaryjna określa, że do archiwum przekazuje się akta spraw zakończonych - dlatego robimy taki myk: traktujemy wszystkie sprawy jako nie zakończone, dzięki temu nie musimy ich przekazywać do archiwum i trzymamy je sobie cały czas w Bibliotece Akt.

2. Jeżeli minie okres przechowywania dokumentu, to po prostu go niszczymy - bez zawracania sobie głowy spisami zdawczo-odbiorczymi, brakowaniem i zgodą Archiwum Państwowego.
Np. mamy w Bibliotece Akt dokument z roku 1998, który jest B-10. Jego okres przechowywania już minął, dlatego nie przekazujemy go do archiwum zakładowego, tylko go niszczymy.


Co o tym myślicie ?

[betinka]

  O zgrozo. Wszystko źle.

[marcia]

Co do pkt. 2, to nie chciałabym być na miejscu kierownika jednostki tak postępującej :/:/:/:/

[MarcinP]

A czy Was obowiązuje instrukcja kancelaryjna i przepisy w niej zawarte? Proszę samemu sobie odpowiedzieć na to pytanie.
Pozdrawiam.

[ciekawy]

A czy Was obowiązuje instrukcja kancelaryjna i przepisy w niej zawarte? Proszę samemu sobie odpowiedzieć na to pytanie.

Oczywiście, że obowiązuje instrukcja kancelaryjna. Nakazuje ona przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów spraw ZAKOŃCZONYCH. Dlatego znaleźli się "mądrzy", którzy wymyślili jak tu obejść instrukcję kancelaryjną. Uznajemy, że nie ma spraw zakończonych, a zatem nie musimy nic przekazywać do archiwum.
Czekamy sobie cierpliwe aż minie okres przechowywania dokumentów i już możemy się ich bez zbędnej pracy pozbyć. Prawda, że to taki typowo polski sposób myślenia ?

[Jarek]

Prawda, że to taki typowo polski sposób myślenia ?

Nie lubię takich uogólnień. Głupota i niekompetencja są internacjonalne. Tu za głupotą idzie jeszcze brak logiki - skoro sprawa rzekomo nie jest załatwiona, to nie można też odliczać czasu przechowywania, a skoro tak to i niszczyć nie wolno.

Zakładam, że tak jak betinka, marcia, MarcinP i ja, uważasz takie postępowanie za niewłaściwe. Ale żeby nie było wątpliwości co do "polityki" Ifaru w zakresie interpretowania przepisów rzuć okiem tu:
http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=1564.0

Nie oczekuj porad które pomogą usprawiedliwić Ci łamanie obowiązujących przepisów lub nieznajomość podstawowych zasad prowadzenia archiwum.

I tu nie ma nad czym myśleć ani dyskutować. O tym czy sprawa jest zakończona decyduje nie czyjeś widzimisię, tylko wyczerpanie katalogu czynności przewidzianych dla załatwiania danego rodzaju spraw.

Samowolne niszczenie dokumentów to przestępstwo.

[ciekawy]

Tu za głupotą idzie jeszcze brak logiki - skoro sprawa rzekomo nie jest załatwiona, to nie można też odliczać czasu przechowywania, a skoro tak to i niszczyć nie wolno.

Zakładam, że tak jak betinka, marcia, MarcinP i ja, uważasz takie postępowanie za niewłaściwe.

1. Ale czas przechowywania zaczyna się chyba liczyć od daty wytworzenia dokumentu, a nie od daty zakończenia sprawy ?

2. Oczywiście jestem przekonany, że próba łamania przepisów jest absolutnie niedopuszczalna, dlatego szukam wszelkich argumentów, żeby temu zapobiec.

[Jarek]

Rozporządzenie Ministra Kultury z 2002 r. mówi: okres przechowywania dokumentacji liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia. A dokumentację prowadzi się i gromadzi w systemie bezdziennikowym w postaci akt spraw i to też określają przepisy. I te właśnie akta spraw są przedmiotem działań takich jak brakowanie - w praktyce brakuje się zresztą zwykle nie pojedyncze sprawy a całe roczniki spraw czyli teczki.
Inaczej doszlibyśmy do takiej paranoi, w której starsze dokumenty z akt jednej sprawy byłyby niszczone, a nowsze jeszcze nie.

pozdrawiam