Trzeba zacząć że to teczka ma sprawy, a nie sprawa teczki. W spisie zd-odb. wpisujemy ile teczka ma tomów, a nie ile tomów ma sprawa, choć może zdarzyć się, że teczka ma tylko jedną sprawę składającą sie z kilku tomów to wtedy w spisie zd- odb. piszemy znak sprawy i jest tak, że sprawa ma tomy, ale to wyjątki i tak się zdarza. W spisie spraw rejestrujemy sprawy, pierwsze pismo wszczynające sprawę ( wpływające bądz wychodzące) i ostatnie pismo kończące sprawę i nie musimy w uwagach wpisywać ile tomów ma sprawa. W przypadku występowaniu wielu teczek o tym samym znaku, wtedy oznaczamy teczki kolejno numerem tomu i nie musimy pisać tego w spisie spraw, ale możemy. Dla przykładu sprawa nr 7 , będzie się mieściła w trzech tomach i tak sprawy 1-6 to Tom- 1, spr 7 - tom -2, i kolejno spr. 7 tom -3 i spr. 7 tom- 4, spr. 8 tom 5 itd. Można też dopisać spr. 7- część 3, tom 4. W spisie z-o piszemy łączną ilość tomów -teczek. Teczki w której są sprawy niezakończone NIE PRZEKAZUJEMY do archiwum, przekazuje się tylko teczki z zakończonymi sprawami. Jeżeli teczki są kolejno ponumerowane tomami, to nawet gdy nie będzie karty zastępczej, sprawdzając zobaczymy że brakuje któregoś tomu.