Autor Wątek: Prowadzenie teczek - jedna sprawa, a kilka egzemplarzy podobnych teczek  (Przeczytany 2243 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Garnet

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
Witam

Mam pytanie odnośnie sytuacji, gdy mamy jedną sprawę, a do niej dołączone są kolejne takie same teczki (oznaczone np. egzemplarz II, III etc..). Jak je w takiej sytuacji przyporządkować, zszyć je jako jedną sprawę? Będę się w tej kwestii kontaktować także z AP (bo dużo jest takich teczek z dokumentacją archiwalną), ale postanowiłam też tutaj napisać.


Dziękuję z góry za pomoc.
Pozdrawiam
« Ostatnia zmiana: Maj 18, 2011, wysłana przez Jarek »

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1607
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Jedna sprawa, a kilka egzemplarzy podobnych teczek
« Odpowiedź #1 dnia: Kwiecień 06, 2011, »
Dokumenty dotyczace danej sprawy dołącza się do akt tej sprawy, nie wiem co tu jeszcze można napisać ...  :-\
Jarek Orszulak

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 361
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Jedna sprawa, a kilka egzemplarzy podobnych teczek
« Odpowiedź #2 dnia: Kwiecień 06, 2011, »
Jeżeli jest to dokumentacja o tym samym znaku sprawy to wkładamy do odpowiedniej ilości teczek ,oczywiście nie przekraczając grubości 5 cm /dot. Kat.A/  i oznaczamy  m.in. Tom I. II itd.,nawet jeśli jest to tylko jedna sprawa,wtedy można dodać spr.1 -część1, 2  itd.,ale nie koniecznie.

Offline matijas90

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Witajcie :) nie widziałem nigdzie informacji na ten temat a wydaje się odpowiednia do tego wątku, a że sprawa wydaje się banalna to może ktoś bardziej doświadczony mi podpowie.

Sprawa wygląda następująco: pracując w jednym z urzędów który podlega pod Rozporządzenie z 2011 roku zauważyłem, że teczki są głównie prowadzone jako teczki jednej sprawy... czasem zdarza się, że jedna sprawa ma np. 4 teczki i wtedy czy jakoś w ewidencji to uwzględniacie? Pytam bo praktyka jest różna w zależności od wydziałów.. jedni z racji tego, że dla akt z przed ery EZD dopiero przy przekazaniu do az tworzy spis spraw i wtedy np.: sprawa nr 54 ma 4 teczki w związku z czym w spisie spraw zajmuje ona 4 wiersze i w kolumnie lp. jest 54/1 następny wiersz 54/2 54/3 itd..
inni znów robią liczbę teczek w uwagach przy sprawie (osobiście dla mnie wydaje się to najlepsze rozwiązanie)
jeszcze inni po prostu numerują wszystkie teczki przekazane za kolejnością, a w spisie zdawczo-odbiorczym piszą łączną liczbę teczek (ale wtedy nie mam informacji ile teczek ma dana sprawa), jednakże w związku z tym że zdarza się sytuacja w której ktoś po przekazaniu uzupełnia przekazaną dokumentacje o teczki w późniejszym czasie (bo np. dłużej czekają na decyzje sądu by zamknąć sprawę) - co doprowadza czasem do kuriozalnej sytuacji bo np na 300 pudeł z 10 np jest pustych (ale to inna opowieść)...no to wtedy np mając na pudle teczki od 1 do 20 i dokładając np teczkę jakiejś sprawy, ktoś inny może wyciągnąć np 4 teczkę z danej sprawy zapominając o włożeniu karty zastępczej i wtedy nawet nie wiemy, że jakiejś teczki brakuje (bo nie ma nigdzie informacji ile sprawa ma teczek a ilość tychże teczek jak i spraw się zgadza , a wypożyczający np zostawił sobie tą teczkę w szafie)

Także pytanie jak u was to wygląda i która opcja jest najlepsza? Mam nadzieję że jasno udało mi się wyjaśnić o co mi chodzi.. :) Z góry dzięki za odpowiedź :)

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 361
  • Płeć: Mężczyzna
     Trzeba zacząć że to teczka ma sprawy, a nie sprawa teczki. W spisie zd-odb. wpisujemy ile teczka ma tomów, a nie ile tomów ma sprawa, choć może zdarzyć się, że teczka ma tylko jedną sprawę składającą sie z kilku tomów to wtedy w spisie zd- odb. piszemy znak sprawy i jest tak, że sprawa ma tomy, ale to wyjątki i tak się zdarza.  W spisie spraw rejestrujemy sprawy, pierwsze pismo wszczynające sprawę ( wpływające bądz wychodzące) i ostatnie pismo kończące sprawę i nie musimy w uwagach wpisywać ile tomów ma sprawa. W przypadku występowaniu  wielu  teczek o tym samym znaku, wtedy oznaczamy teczki kolejno numerem tomu i nie musimy pisać tego w spisie spraw, ale możemy. Dla przykładu  sprawa nr 7 , będzie się mieściła w trzech tomach i tak  sprawy 1-6  to Tom- 1,   spr 7 - tom -2,  i  kolejno spr. 7 tom -3   i  spr. 7  tom- 4, spr. 8  tom 5  itd. Można też dopisać spr. 7- część 3,  tom 4. W spisie  z-o piszemy łączną ilość tomów -teczek. Teczki w której są sprawy niezakończone  NIE PRZEKAZUJEMY do archiwum, przekazuje się tylko  teczki z zakończonymi sprawami. Jeżeli teczki są kolejno ponumerowane tomami, to nawet gdy nie będzie karty zastępczej, sprawdzając zobaczymy że brakuje któregoś tomu.