Autor Wątek: Ewidencja zasobu archiwum zakładowego - ewidencja materiałów archiwalnych  (Przeczytany 11277 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Aniela

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Witam serdecznie,

W instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego pisze, że "w przypadku przyjmowania do archiwum  materiałów archiwalnych kat A należy założyć odrębną teczkę zawierającą ewidencję wszystkich materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwum zakładowym.". Mamy już teczkę gdzie są spisy z podziałem na poszczególne komórki ale są tam jak dotychczas tylko spisy zawierające kat B.  Czy w związku z tym zakładamy analogiczną teczkę dla spisów z podziałem na komórki tyle ze zawierającą same spisy z kat A czy ewidencja taka powinna być prowadzona w jakiś inny sposób?
« Ostatnia zmiana: Luty 14, 2011, wysłana przez Jarek »

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Powinnaś mieć:
1. Zbiór wszystkich spisów zd.-odb., ułożony wg kolejności numerów spisów.
2. Zbiór wszystkich spisów podzielony wg komórek organizacyjnych które wytworzyły akta.
3. Zbiór spisów kat. A.
Nie słyszałem by ktokolwiek prowadził ten trzeci zbiór jeszcze z dodatkowym podziałem na komórki organizacyjne. Układamy je wg kolejności numerów spisów.
Jarek Orszulak

Offline Aniela

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Czy dobrze rozumuje, że spisy kat. A są zarówno tam gdzie spisy wg komórek i w odrębnej teczce gdzie są tylko spisy kat.A?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Dokładnie tak.
Jarek Orszulak

Offline Dzbo

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 27
W tym właśnie celu sporządza się spisy kat. A w 4 egzemplarzach.

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Nie do końca. 4 egzemplarz przesyła się do właściwego AP. Generalnie w AZ powinnaś mieć 2 zbiory spisów. Jeden zbiór w podziale na poszczególne komórki organizacyjne i drugi wg Lp. zarejestrowanej w wykazie spisów zdawczo-odbiorczym. I tutaj są dwie szkoły. Jedni prowadzą 2 wykazy spisów: osobno dla kategorii A (np. cyfrą rzymską) i osobno dla kategorii B (np. cyfrą arabską). Druga opcja to rejestrowanie spisów zdawczo-odbiorczych w jednym wykazie wspólnym dla kategorii A i B i tym samym trzymanie spisów w jednym segregatorze.
prawy obrońca lewego słupka

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Nie do końca  :)
Nie o kolejność egzemplarzy spisu tu chodzi ale przyjmijmy, że do ap trafia trzeci egzemplarz spisu. Czwarty egzemplarz trafia do zbioru spisów materiałów archiwalnych w az.
Wykaz spisów wspólny dla kat. A i B to jedyne sensowne rozwiązanie, wyklucza dublowanie sygnatur archiwalnych.
Jarek Orszulak

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Osoba przekazująca akta do AZ powinna sporządzić spis zdawczo-odbiorczy w 3 egzemplarzach dla akt kat. B i w 4 egzemplarzach dla kat. A. Dwa egzemplarze po potwierdzeniu zostają w ewidencji AZ (odkładane do każdego ze zbiorów), 3 zostawia sobie osoba przekazująca akta (potwierdzenie, że akta zdała do archiwum) no i 4 (dot. kat A) jest przesyłany do AP.
prawy obrońca lewego słupka

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Zacząłem myśleć o przekazywaniu materiałów archiwalnych do ap, no i troszkę namieszałem.

W przypadku przekazywania akt kat. A do az jeden egzemplarz spisu dla przekazującego dokumentację do az, dwa egzemplarze do ewidencji archiwum zakładowego. Co do ostatniego egzemplarza to już teraz może być różnie. Dotąd zostawialiśmy go zawsze w osobnej teczce ze wszystkimi spisami materiałów archiwalnych przechowywanych w az, natomiast ap dostawało kopię spisu. Z tego co piszesz Bolku jest też praktyka odsyłania tego egzemplarza spisu do ap. Teraz w nowej instrukcji archiwalnej mamy, że postępowanie z czwartym egzemplarzem ustala się w porozumieniu z dyrektorem ap.
Jarek Orszulak

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Tak. Masz rację. W nowej instrukcji tak jest napisane. Przypuszczam, że Dyrektor właściwego AP karze sobie spisy corocznie odsyłać, albo np. przekazywać w momencie kontroli AZ (aby jednostka nie ponosiła dodatkowych kosztów).
prawy obrońca lewego słupka

Offline Ricardo26

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Witam mam pytanie z jakiego numeru a rzeczowego wykazu akt powinno się wysyłać spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego?
Czy powinno być z numeru ewidencja zasobu archiwum? Czy przekazywanie materiałów archiwalnych do AP?

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Moim zdanie jak najbardziej z nr ewidencja archiwum zakładowego. Jest to tylko przekazanie informacji o przyjęciu materiałów archiwalnych na stan archiwum zakładowego. Chyba, że spisy dotyczą przyszłego przekazywania materiałów archiwalnych do AP to jak najbardziej druga możliwość.
prawy obrońca lewego słupka

Offline Ricardo26

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Hym Kolega Bolek dzięki za info ale nie rozwiałeś moich wątpliwości. Są to kopie spisów zdawczo-odbiorczych Kat. A (4 egzemplarze). Czy spisy dotyczą przyszłego przekazywania materiałów do AP tak po upływie 25l przechowywania w moim archiwum zakładowym zostaną przekazane do AP. Więc  z którego numeru wysyłać spisy?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Moim zdaniem ewidencja archiwum zakładowego.
Jarek Orszulak

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
prawy obrońca lewego słupka