Autor Wątek: Brakowanie akt - Spis dokumentacji niearchiwalnej - jak bardzo szczegółowy?  (Przeczytany 10398 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Chciałbym się Was poradzić odnośnie "szczegółowości" spisów dokumentacji niearchiwalnej.
Załóżmy mianowicie, że mam do wybrakowania 30 teczek osobowych z tą samą datą końcową. Czy mogę je wszystkie umieścić jako jedną pozycję spisu? Oczywiście zaznaczając w rubryce 6 odpowiednią liczbę teczek.
« Ostatnia zmiana: Styczeń 28, 2011, wysłana przez Jarek »

Offline luke

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 433
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spis dokumentacji niearchiwalnej - jak bardzo szczegółowy?
« Odpowiedź #1 dnia: Styczeń 13, 2011, »
A czy na spisie zdawczo-odbiorczym wystarczyła by Ci taka informacja, że przekazujesz 30 teczek osobowych pod 1 pozycją?

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: Spis dokumentacji niearchiwalnej - jak bardzo szczegółowy?
« Odpowiedź #2 dnia: Styczeń 13, 2011, »
U nas często tak robią, że wszystko jest pod jedną pozycją, ale jest to wtedy, kiedy dodatkowo mamy przekazany rejestr pracowników.
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline luke

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 433
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spis dokumentacji niearchiwalnej - jak bardzo szczegółowy?
« Odpowiedź #3 dnia: Styczeń 13, 2011, »
Czyli żeby skorzystać z takiej ewidencji muszę sięgnąć po drugą  ???

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: Spis dokumentacji niearchiwalnej - jak bardzo szczegółowy?
« Odpowiedź #4 dnia: Styczeń 13, 2011, »
Zgadza się. Jeśli nie masz nazwisk w spisie, to nie widzę innego wyjścia:/
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Spis dokumentacji niearchiwalnej - jak bardzo szczegółowy?
« Odpowiedź #5 dnia: Styczeń 13, 2011, »
Dla teczek, o których mowa istnieją spisy zdawczo-odbiorcze (na których szczegółowo wymieniono każdą jednostkę). Chciałem po prostu uniknąć żmudnego przepisywania kilkuset pozycji na spisy do brakowania. Ostatecznie dla pracownika AP wydającego zgodę na zniszczenie akt nie powinno mieć znaczenia, czy brakowane będą dokumenty Kowalskiego, czy Malinowskiego. Tak mi się przynajmniej wydaje...

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Spis dokumentacji niearchiwalnej - jak bardzo szczegółowy?
« Odpowiedź #6 dnia: Styczeń 13, 2011, »
Ostatecznie dla pracownika AP wydającego zgodę na zniszczenie akt nie powinno mieć znaczenia, czy brakowane będą dokumenty Kowalskiego, czy Malinowskiego. Tak mi się przynajmniej wydaje...
Oj, mylisz się, ma to kluczowe znaczenie. Zresztą zdziwię się jeśli AP w ogóle zgodzi się na wybrakowanie jakichkolwiek akt osobowych ...
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Spis dokumentacji niearchiwalnej - jak bardzo szczegółowy?
« Odpowiedź #7 dnia: Styczeń 13, 2011, »
Cytuj
Oj, mylisz się, ma to kluczowe znaczenie

Może w przypadku osób znanych, zasłużonych itp., ale gdy chodzi o zwykłego, szarego obywatela? Na czym to znaczenie ma polegać?

Cytuj
Zresztą zdziwię się jeśli AP w ogóle zgodzi się na wybrakowanie jakichkolwiek akt osobowych ...

Kurcze, może na studiach nie przykładałem się szczególnie do zajęć z archiwistyki, ale B od A umiem odróżnić :)
Może powinienem przy tym zaznaczyć, że te konkretne akta osobowe to teczki wychowanków placówki opiekuńczo-wychowawczej. Zgodnie z naszym RWA mają kat. B10.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Spis dokumentacji niearchiwalnej - jak bardzo szczegółowy?
« Odpowiedź #8 dnia: Styczeń 13, 2011, »
No to się wyjaśniło, chyba wszyscy zakładaliśmy że chodzi o akta pracownicze. Ja uważam że generalnie brakowanie to zło, wiec miałbym obiekcje nawet przed niszczeniem takiej B10. Doświadczenie uczy że nie należy ślepo ufać wykazom akt.
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Spis dokumentacji niearchiwalnej - jak bardzo szczegółowy?
« Odpowiedź #9 dnia: Styczeń 13, 2011, »
Ja raczej nie mam większych obiekcji przed brakowaniem. Kiedyś i tak trzeba to zrobić - w końcu po to jest kat. B. Inaczej moglibyśmy od razu wszystko "jak leci" oznaczać jako A ;D
Jasne - jeśli istnieje podejrzenie, że określone dokumenty mogą być potrzebne dłużej niż przewiduje RWA wówczas nie wydzielam ich do zniszczenia. Traktuję to jednak jako sytuacje wyjątkową, a nie regułę.
Ostatecznie archiwum też nie jest z gumy...

W każdym razie, wracając do właściwego tematu - rozumiem, że "zbiorcze" rejestrowanie jednostek na spisach do brakowania nie jest najlepszym pomysłem ;)
Ok. podporządkuję się, nie zamierzam ryzykować odrzucenia wniosku przez AP. :)

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: Spis dokumentacji niearchiwalnej - jak bardzo szczegółowy?
« Odpowiedź #10 dnia: Styczeń 14, 2011, »
Akta osobowe to bardzo często jedyny ślad, jaki został po ludziach, ja mam do takich akt słabość i jestem przeciw ich brakowaniu, nawet jeśli minie czas ich przechowywania. Wrażenie na mnie robią akta np. z lat czterdziestych ubiegłego wieku:) a co dopiero starsze:)
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Ha dobrze, że nie wysyłasz spisów do brakowania do CAW w Wa-wie. Tam jak słyszałem to mogą sobie życzyć opisu zawartości teczki przed wydaniem zgody na brakowanie.
prawy obrońca lewego słupka

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
No ja w tamtym roku wysłałam do CAW wnioski o brakowanie i właśnie sobie zażyczyli takich szczegółów :/ Może na próbę zarzucimy ich w tym samym czasie takimi detalami  ;D Zobaczymy, w jakim czasie wyrobią się z odpowiedziami :) A tak na poważnie, to ktoś wysłał im takie szczegółowe spisy?
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Znajomy 2 razy wysyłał spisy i 2 razy zostały odrzucone. Kazali mu przesłać spisy zawartości teczek. Zastanawialiśmy się jak tego uniknąć. Teczki które chciał brakować miały bardzo dobrze prowadzone spisy spraw. Poradziłem mu aby zadzwonił do CAW i zapytał się czy wystarczyłyby kserokopie tych spisów. Jak zrobił - nie wiem?
prawy obrońca lewego słupka

Offline glucio

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spis dokumentacji niearchiwalnej - jak bardzo szczegółowy?
« Odpowiedź #14 dnia: Kwiecień 23, 2015, »
A czy na spisie zdawczo-odbiorczym wystarczyła by Ci taka informacja, że przekazujesz 30 teczek osobowych pod 1 pozycją?
No właśnie, zastanawiam się jak przejąć akta osobowe do AZ i o ile dobrze rozumiem, każda teczka pojedynczego pracownika stanowi odrębną jednostkę archiwalną i powinna stanowić odrębny wpis do spisu zd.-odb? Niestety dawno temu do mojego AZ, przejęto akta osobowe z 10-letnim zakresem dat pod jedną pozycją spisu. Zastanawiam się teraz co będzie, gdy po ekspertyzie AP część z tych akt przeznaczonych zostanie do brakowania a inne do przejmie AP.