Autor Wątek: Nabór na stanowisko Zastępcy NDAP  (Przeczytany 1190 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1729
Nabór na stanowisko Zastępcy NDAP
« dnia: Kwiecień 04, 2019, »
W BIP KPRM ogłoszono nabór na stanowisko Zastępcy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych https://bip.kprm.gov.pl/kpr/bip-kancelarii-prezesa/nabor-na-wyzsze-stanowi/6293,Nabor-na-stanowisko-Zastepcy-Naczelnego-Dyrektora-Archiwow-Panstwowych.html
Ciekawie brzmi wymóg złożenia pracy pisemnej: "Archiwa państwowe w społeczeństwie ? jak są postrzegane i jak można kreować ich wizerunek". Miejmy nadzieję, że zwycięzca upubliczni tekst.

Offline Grzegorz Gałęzowski

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 432
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Nabór na stanowisko Zastępcy NDAP
« Odpowiedź #1 dnia: Kwiecień 08, 2019, »
Drogą do budowania jak najlepszej reputacji przedsiębiorstwa jest  dbanie o właściwe postawy i zachowania pracowników. Ludzie pracujący w AP stale kontaktują się z różnymi podmiotami, dlatego to oni przede wszystkim kształtują obraz firmy na zewnątrz.

Więc nie tylko pracodawca ale i pracownicy powinni wiedzieć, dlaczego mają dbać o wizerunek, a najlepiej będą go kreowali ci, którzy znają misję i cele firmy. Ważne jest, aby każdy członek instytucji umiał określić, jak chce być postrzegany przez otoczenie, a ten postulowany wizerunek powinien być efektem kompromisu między chęcią wyrażenia osobowości a ograniczeniami wynikającymi ze świadomości misji i tożsamości firmy.

Po przejrzeniu definicji na temat public relations można zauważyć, że obszar jest dość rozległy. Ciekaw jestem co zostanie zaprezentowane przez kandydata w zakresie "ulepszania" wizerunku.
 Ze strony definicyjnej public relations to:

   funkcja zarządzania sprawowana przez naczelne kierownictwo
   działania świadome, zamierzone i przemyślane
   czynności prowadzone w sposób planowy, systematyczny, trwały i ciągły
   narzędzie ułatwiające osiągnięcie wyznaczonych celów
   nastawienie kierownictwa na osiągnięcie efektu w długim okresie
   badanie i analiza sygnałów płynących z otoczenia oraz elastyczne reagowanie na te sygnały
   obustronna komunikacja pomiędzy przedsiębiorstwem a jego otoczeniem i/lub komunikacja w ramach przedsiębiorstwa
   przekazywanie otoczeniu prawdziwej i rzetelnej informacji na temat organizacji 
   stosowanie szerokiej gamy środków w celu uzyskania pożądanych efektów
   narzędzie do pozyskania i utrzymania sympatii, zrozumienia, zaufania i poparcia ze strony społeczeństwa
   kształtowanie dobrych relacji i budowanie więzi z otoczeniem
   tworzenie wokół firmy przychylnego jej klimatu
   oddziaływanie na pozytywne postrzeganie i odbieranie firmy przez interesariuszy
   sposób na zdobycie i utrzymanie dobrego wizerunku firmy
   wpływanie na opinie
   wykazywanie troski i odpowiedzialności za społeczeństwo
   proces wspierający podejmowanie decyzji.

Za T. Smektałą i K. Wojcik można przedstawić następujące zadania public relations:
   badanie opinii, nastrojów i oczekiwań różnych grup społecznych względem firmy oraz wykrywanie zmian w otoczeniu
   wychodzenie naprzeciw zainteresowaniu i potrzebom informacyjnym społeczeństwa oraz prezentowanie stanowiska firmy w różnych kwestiach
   formułowanie kierunków postępowania oraz dostarczanie rzetelnych informacji społeczeństwu i pracownikom o działaniach organizacji
   zaprezentowanie się firmy z jak najlepszej strony, zdobycie rozgłosu i uczynienie organizacji przedmiotem społecznej dyskusji
   wpływanie na zachowania i postawy organizacji i jej otoczenia
   kreowanie poglądów
   uwzględnianie interesów oraz sprzyjanie rozwojowi społeczności, w której funkcjonuje organizacja
   tworzenie takiego klimatu społecznego poparcia, w którym przedsiębiorstwo mogłoby się najlepiej rozwijać
   przezwyciężanie nieporozumień i uprzedzeń wobec przedsiębiorstwa
   zapobieganie i rozwiązywanie sytuacji kryzysowych
   uprzedzanie ataków na firmę
   promowanie produktów firmy 
   edukowanie społeczeństwa w zakresie działalności przedsiębiorstwa
   wykrywanie i wykorzystywanie okazji rynkowych
   popieranie pracy zespołowej wśród pracowników, wywołanie u nich poczucia odpowiedzialności za losy firmy i społeczeństwa
   przyciąganie najlepszych kontrahentów, pracowników itd.
   Odnośnie zadań nakierowanych na wizerunek:
   kreowanie reputacji firmy, jej ochrona i poprawa
   system identyfikacji wizualnej
   corporate identity
   sponsoring
   uczestnictwo w akcjach organizowanych przez organizacje społeczne lub charytatywne
   uczestnictwo w targach i organizowanie wystaw
   dbanie o wizerunek w sytuacjach kryzysowych
   zadania skierowane do wnętrza firmy:
   opracowanie informacji i raportów na temat działalności firmy
   human relations ? komunikacja z pracownikami i kierownictwem firmy (przyciąganie dobrego personelu, tworzenie właściwej atmosfery w pracy, organizacja szkoleń, wycieczek, kontakty pracowników z dyrekcją, rekrutacja i zwalnianie pracowników, motywacja i system wynagradzania itp.)
   komunikacja z działami marketingowymi firmy (wzajemne wspieranie się w różnego rodzaju przedsięwzięciach, uwzględnianie PR w planach marketingowych, ustalanie budżetu PR itp.)
   zadania skierowane na zewnątrz firmy:
   bieżące informowanie społeczeństwa o aktywności firmy (nowe produkty, współpraca z fundacjami społecznymi i kulturalnymi, nowe umowy o współpracy z innymi firmami krajowymi i zagranicznymi itp.)
   public affairs ? stanowisko organizacji w sprawach interesujących opinię publiczną
   kontakty ze społecznością oraz władzami lokalnymi (lobbing)
   publicity (media relations) ? umieszczanie niereklamowych publikacji na temat firmy i jej działalności w publicznych środkach masowego przekazu
   organizowanie firmowych imprez promocyjnych (zwiedzanie zakładu, ?drzwi otwarte? itp.)
   kontakt ze szkołami i uczelniami wyższymi (organizacja konferencji i seminariów itp.)
   relacje inwestorskie (kontakty z udziałowcami i akcjonariuszami, kampanie PR towarzyszące sprzedaży akcji i udziałów firmy itp.)
   relacje finansowe (dobre stosunki z bankami, biurami maklerskimi itp.).

Za K. Wojcik cele działalności PR wśród pracowników:
   wzbudzanie zaufania i zrozumienia dla decyzji i polityki kierownictwa
   wzbudzanie poczucia współudziału i odpowiedzialności za powodzenie przedsiębiorstwa jako całości
   kształtowanie postaw lojalności względem pracodawcy i solidarności względem współpracowników
   popieranie pracy zespołowej
   kształcenie i doskonalenie umiejętności pracowników
   rzetelna obustronna komunikacja
   integracja załogi
   pozyskanie i utrzymanie wartościowych pracowników
   zwiększenie pozytywnego nastawienia i motywacji załogi do pracy
   wykreowanie pozytywnego obrazu organizacji w świadomości pracowników, a także obrazu organizacji jako atrakcyjnego pracodawcy
   zaspokajanie materialnych i niematerialnych potrzeb pracowników (np. potrzebę przynależności do określonej grupy społecznej, osiągania wartościowych celów, zaspokajania własnych ambicji, bycia akceptowanym, poczucia bezpieczeństwa, twórczej samorealizacji )
   wytworzenie przyjaznej atmosfery pracy
   kreowanie postaw zadowolenia i dumy z pracy
   osiągnięcie pełnej identyfikacji z firmą
   zwiększenie efektywności pracy
   respektowanie opinii pracowników
   osiągnięcie optymistycznej wizji przyszłości.

Literatura na ten temat obejmuje dość szeroki zakres wachlarz działań. Zastanawiam się czy uwzględnione zostanie to co napisałem na samym początku, czyli budowanie świadomości od samych pracowników.

Można się jeszcze bardziej rozpisywać na ten temat, ale to już zadanie dla kandydatów.

Public relations od A do Z
Autorzy:  Wojcik Krystyna
Wydawca:  Agencja Wydawnicza Placet.
ISBN:  83-85428-61-5
Miejsce i rok wydania:  Warszawa 2001

Offline Grzegorz Gałęzowski

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 432
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Nabór na stanowisko Zastępcy NDAP
« Odpowiedź #2 dnia: Kwiecień 12, 2019, »
Ciekawe znalezisko dotyczące co prawda biblioteki uniwersyteckiej ale może się to wpasować też w archiwa:
https://www.idosi.org/wasj/wasj34(4)16/3.pdf

Dokument opisuje wdrożenie szczupłego zarządzania (Lean management) w bibliotece. Lean management to koncepcja zarządzania firmą, która rozwinęła się w oparciu o zasady tzw. Systemu Produkcyjnego Toyoty.

TPS jest uznawany za jedną z przyczyn sukcesu Toyoty. Zarządzanie tego typu zostało wdrożone też do środowisk usługowych w tym i administracji państwowej.

W skrócie jest to narzędzie optymalizacji procesów. Zakłada się, że przy wykorzystaniu jak najmniejszej ilości zasobów i najniższym koszcie, dostarczane jest klientom wymaganej przez nich wartości, czyli w tym przypadku usług, które zaspokoją ich potrzeby. Lean zakłada wysoką organizację pracy, eliminowanie marnotrawstwa, minimalizowanie zapasów, systematyczne ulepszanie procesów ? wprowadzania usprawnień, w celu doskonalenia i podnoszenia efektywności.

W Japonii, która jest źródłem Lean, doskonalenie dzieli się na Kaizen i innowacje.
Innowacje to znaczące zmiany, które zazwyczaj przeprowadzane są przez kierownictwo średniego szczebla i zarząd.
Kaizen odnosi się do pracowników liniowych. Określany jest jako niekończący się proces podnoszenia jakości usług w firmie. Zakłada się wprowadzanie drobnych usprawnień i twórczych rozwiązań. Filozofia tego typu zakłada podejmowanie działań doskonalących rutynę działania, zarządzania, a nie tylko tymczasowy wybryk, czy działanie akcyjne.

10 zasad Kaizen:
1. Problemy stwarzają możliwości.
2. Pytaj 5 razy ?Dlaczego?? (Metoda 5 ?why?)
3. Bierz pomysły od wszystkich.
4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia.
5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy.
6. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne.
7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne.
8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy.
9. Pomyłki koryguj na bieżąco.
10. Ulepszanie nie ma końca.
 
Jednym z narzędzi ciągłego doskonalenia jest  5S. Celem jego wdrażania jest stworzenie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy. Dzięki praktykom 5S w miejscu pracy możemy zwiększyć wydajność pracy, usprawnić przebieg procesów/procedur, poprawić jakość usługi produktów, a w konsekwencji obniżyć koszty działalności przedsiębiorstwa.
 
Nazwa 5S ? to skrót od pierwszych pięciu liter japońskich słów, które opisują poszczególne etapy wdrożenia metody:

1S. SORTOWANIE (z jap. SEIRI, z ang. SORT)
Rozpoznanie, a następnie usunięcie przedmiotów, które są zbędne / nieprzydatne w miejscu pracy, które zakłócają ergonomię i rozpraszają. Odnosi się to również przechowywanych danych np.w komputerze. Praktycy metody nazywają wdrożenie 1S akcją ?czerwonej etykiety? (z ang. ?red tagging?). Polega ona na oznaczeniu czerwonym kolorem / czerwoną etykietą, zbędnych przedmiotów, a następnie zgromadzenie ich w jednym miejscu, w celu podjęcia decyzji, co należyz nimi zrobić dalej.

2S. SYSTEMATYKA  (z jap. SEITON, z ang.  STRAIGHTEN).
W systematyce obowiązuje zasada, że każdy przedmiot ma swoje wyznaczone miejsce i tam powinien się znajdować. Przestrzeń przechowywania musi być dobrana pod względem ergonomii,z uwzględnieniem np. łatwego dostępu dla przedmiotów często używanych, czy łatwościw identyfikacji miejsca. Miejsce musi być odpowiednio oznaczone: np. etykiety, kolorowe segregatory, tablice cieni (wykorzystywane np. w warsztatach, czy na produkcji ? tablicez naklejonym cieniem narzędzia, po jego ściągnięciu widzimy przestrzeń, która powinna być zapełniona ?  łatwa identyfikacja braków i miejsca odłożenia przedmiotu). W domu możemy odnieść to np. do organizacji kuchni ? szuflada z przegródkami na sztućce (każdy ma swoje miejsce), czy kosz na śmieci zwyczajowo usytuowany pod zlewem (miejsce łatwe do identyfikacji, ergonomiczne ze względu na usytuowane ? największa część odpadków gromadzona jest właśnie przy zlewie).

3S. SPRZĄTANIE  (z jap. SEISO, z ang. SHINE)
Ten etap charakteryzuje codzienne, systematyczne sprzątanie miejsca pracy, dzięki czemu pracownicy bardziej dbają o swoje otoczenie i wzmacniają swoją przynależność do niego. Ten proces pomaga we wczesnym wykrywaniu uszkodzeń, usterek, dzięki czemu możliwa jest szybka eliminacja przyczyn, a co z kolei za tym idzie miejsce pracy, czy urządzenia będą służyły nam dłużej bez dokonywania częstych, kosztownych remontów.

4S. STANDARYZACJA (z jap. SEIKETSU, z ang. STANDARDIZE)
Praktyki, które powstają podczas pierwszych trzech etapów muszą zostać udokumentowane i poddane standaryzacji np. poprzez wprowadzenie jednolitych instrukcji, harmonogramów, zdjęć przedstawiających stan idealny, tablic wizualizacyjnych - z bieżącymi wynikami, celami, informacjami, jednakowe dla wszystkich działów oznakowanie segregatorów (np. kolory, etykiety, kolorowe paski).Do tego etapu należy również określenie listy zadań, a także obowiązków pracowników związanychz wdrażaniem 5S.
 
5S. SAMODOSKONALENIE (z jap. Shitsuke, z ang. SUSTAIN)
Jest to etap, który podejmuje działania wspierające, w celu utrzymania poprzednich ?S?. Narzędziami wykorzystywanymi podczas jego wdrażania  są systematyczne kontrole, audyty, szkolenia KAIZEN, które mają na celu uświadomienie wprowadzanych zmian.



Poniżej przykład jak wygląda w praktyce wdrożenie Lean zarówno w biurze i na linii produkcyjnej:

https://lean.org.pl/5s-na-produkcji-i-w-biurze/



Offline Grzegorz Gałęzowski

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 432
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Nabór na stanowisko Zastępcy NDAP
« Odpowiedź #3 dnia: Kwiecień 18, 2019, »
Zapomniałem napisać, że jest o tym książka (public relations w archiwach):

https://wydawnictwo.umk.pl/pl/products/3811/nowe-wyzwania-archiwow-komunikacja-spoleczna-i-public-relations