W 2010 r. Archiwum Państwowe w Krakowie pozyskało (z programów operacyjnych MKiDN) środki na stworzenie programu do zarządzania procesem tworzenia, przechowywania i udostępniania kopii cyfrowych. Program otrzymał nazwę SZKiC (System Zarządzania Kopiami Cyfrowymi). Jego napisania podjęła się krakowska firma Araneo. W projekcie założono nieodpłatne przekazanie licencji archiwom państwowym. Archiwum Państwowe w Krakowie będzie właścicielem praw majątkowych do programu, kodów źródłowych i pełnej dokumentacji. Inne jednostki zainteresowane wprowadzeniem takiego rozwiązania u siebie będą mogły nabyć licencję u twórcy oprogramowania. Araneo będzie mogło bowiem rozwijać i sprzedawać SZKiCa pod własna marką.
Podczas tworzenia założeń do programu SZKIC częściowo wykorzystano wcześniejsze prace jakie poprzedzały planowany system SEDAN (członkowie zespołu naukowego Informatyka i Archiwa powinni pamiętać ten projekt).
System SZKIC został zaprojektowany jako wsparcie do wykonywania kopii cyfrowych w archiwach państwowych uwzględniając zarówno planową digitalizację zabezpieczającą jak i digitalizację ?reprograficzną? tj. na zlecenie użytkowników. Głównym jednak celem SZKiC-a jest zarządzanie i bezpieczne przechowywanie cyfrowych kopii.
W założeniu SZKiC nie będzie w żadnej mierze systemem ewidencyjnym, dlatego wymaga zewnętrznego źródła danych ewidencyjnych. W bieżącym projekcie jest to baza ZOSiA. Na dzień dzisiejszy niestety występują pewne problemy, natury organizacyjnej, z połączeniem SZKiC-a i ZOSiA-i, w związku z czym obecnym źródłem danych jest baza IZA i SEZAM.
Mamy nadzieję, że w niedługim czasie uda się uruchomić możliwości automatycznego udostępniania gotowych skanów w systemie
www.szukajwarchiwach.pl . Wymaga to jednak napisania odpowiedniego API komunikowania się systemów i uzależnione jest od współpracy z NAC. W razie czego system przygotowany jest do współpracy z bibliotekami cyfrowymi
SZKiC ma realizować m.in. takie zadania jak:
- obsługa zamówień reprograficznych i zadań związanych z planową digitalizacją przez tworzenie zadań i ich ?kolejkowanie?
- tworzenie kopii cyfrowych
- automatyczne nadawanie znaków własnościowych
- automatyzację prac związanych z przechowywaniem kopii skanów zabezpieczających (o dużej rozdzielczości) i skanów poglądowych (o mniejszej rozdzielczości ale takiej by swobodnie dało się odczytać treść danego dokumentu)
- możliwość przeglądania wykonanych skanów zarówno przez użytkowników wewnętrznych (pracowników) jak i użytkowników zewnętrznych (korzystających) za pośrednictwem przeglądarki www
Podczas projektowania programu duży nacisk położony został na tworzenie raportów niezbędnych dla obowiązujących w archiwach sprawozdań. Mamy nadzieję, że przy użyciu SZKiCa przygotowanie sprawozdania stanie się o wiele prostsze ? przynajmniej w części dotyczącej zbiorów cyfrowych.
Właśnie rozpoczęły się testy oprogramowania przeprowadzane przez wybranych pracowników Archiwum. W styczniu br. planujemy zorganizowanie w Krakowie prezentacji Szkica, dla pracowników archiwów i innych instytucji, które byłyby zainteresowane aplikacją. Dlatego prosimy już teraz osoby zainteresowane o kontakt. Dokładne dane o terminie pokazu podamy w najbliższych dniach.
Postaramy się w niedługim czasie umieścić dalsze informacje dotyczące programu wraz z jakąś prezentacją interfejsu i może filmikiem prezentującym jego możliwości.
kontakt: szkic@archiwum.krakow.pl