Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty i zwrotki?

[rkb]

A ja polecam:
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresów działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz. MS. nr 5, poz.22)
§ 37. 1. Pisma nadsyłane w toku postępowania w sprawie dołącza się do akt według kolejności wpływu. Pisma złożone na rozprawie lub posiedzeniu sądu oraz dowody doręczenia wezwań i zawiadomień zamieszcza się przed protokołem rozprawy lub posiedzenia, którego dotyczą.
2. W przypadku gdy dowodu doręczenia pisma wysłanego przez sąd nie dołączono do akt bezpośrednio po piśmie, którego dotyczy, na piśmie tym odnotowuje się numer karty, na której znajduje się dowód jego doręczenia.
3. Dowody doręczenia wezwań świadkom, biegłym i tłumaczom, którzy stawili się na rozprawę lub posiedzenie, podlegają zniszczeniu, jeżeli przewodniczący rozprawy lub posiedzenia nie zarządzi inaczej. Zniszczeniu podlegają również koperty w przypadku gdy data stempla pocztowego nie stanowi podstawy ustalenia terminu, z którego upływem wiążą się skutki procesowe.

[Jarek]

Wszystko ładnie, ino że te wytłuszczone zapisy dotyczą wyłącznie 1) dowodów doręczeń wezwań świadków, biegłych i tłumaczy, którzy się stawili, 2) oraz części kopert. W pierwszym przypadku skoro ktoś się stawił, to nie ma potrzeby dokumentowania doręczenia, w drugim jest zastrzeżenie możliwości ustalania terminów (ciekawe czy ktoś się bawi w takie ocenianie).

[kalon]

Posiadam w archiwum decyzje o warunkach zabudowy od 1995 r, jest to kat.A, jednak przekazana została/nie za mnie/, jako kat.niearchiwalna.
wzięłam się za porządkowanie, jednak zwrotek przy każdej decyzji jest po kilka co w sumie na kilka decyzji jest pokażna ilość zwrotek, co z nimi?
Jak układać w teczce, paginować?
Pamietam kiedys zadałam pytanie w AP, otrzymałam odp.
Zwrotki maja byc przy decyzjach do czasu przekazania dokumentacji do AP, czyli po 25latach, lecz przez te lata gdzieś je trzeba ułożyć, trzymac tak aby grubośc teczki była od 4-5cm, moze ktos mi poradzi podpowie jak to się ma u niego?
Obecnie jest to 6730
 

[MarcinP]

Zwrotki należy zachować, zszyć z resztą dokumentacji i spaginować.

[kalon]

A jeśli chodzi o zszycie jak i czym to się robi?

[kalon]

i jeszcze jedno jesli zwrotki się paginuje i zszywa razem, to  w momencie przekazania do AP dokumentacje rozszywamy usuwamy zwrotki i na nowo paginujemy?

[MarcinP]

AP nie ma podstaw prawnych, aby nakazywać usunięcia zwrotek z teczek. Muszą je przyjąć, gdyż stanowią część akt spraw i dowodzą, że dane pismo, którego dotyczą zostało/nie zostało doręczone, co ma zasadnicze znaczenie przy rozstrzyganiu spraw.
Każdą wypełnioną stronę zwrotki trzeba ponumerować. Zwrotka powinna być oczywiście przy piśmie, którego dotyczy.
Zszycie akt polega na przedziurkowaniu dokumentów dziurkaczem i nawleczeniu tasiemki/sznurka lnianego przez otworki w dokumentach i w teczce za pomocą igły odpowiedniej wielkości. 

[Jarek]

Dołączono do wątku, w którym, jak sądzę, wyczerpująco omówiliśmy problem zwrotek.

[kalon]

W takim razie ja zapraszam do siebie i proszę mi dołączyć do sprawy ponad 800 zwrotek, sprawa dotyczy kanalizacji, więc pisma dostaja wszyscy mieszkańcy
Jak więc ???zszyć z dokumentacja taka ilość zwrotek?
Jednak temat nie jest wyczerpany

[MarcinP]

Odpowiedź na to pytanie już padła. Ilość zwrotek nie ma znaczenia.

[stany]

      Od 1999r trzymam zwrotki w AZ  z akt po Urzędzie Rejonowym Kat. A - z lat 1990-98r. , oczywiście AP nie przyjęło , bo nie jest to dokumentacja o znaczeniu historycznym i  od 23 lat ( od najstarszej dokumentacji ) nikt  z tych zwrotek jeszcze nie korzystał.
Zwrotek nie numeruję ,ale przechowuję w teczkach do momentu przekazania do AP.

[muniekdm]

Jasne, że zwrotki nie stanowią dokumentacji o znaczeniu historycznym. Każda zwrotka powinna być podłączona pod pismo, którego dotyczy w sprawie i to powinien zrobić pracownik komórki merytorycznej. Jednakże z praktyki wiem, że pracownicy czasami trzymają zwrotki osobno i wtedy może pojawić sie problem.
Kiedyś w swoim az miałem kilka kartonów ze zwrotkami, jednak wspólnie z prezesem została podjęta decyzja o zniszczeniu tego wszystkiego.

[MarcinP]

Nie mają wartości historycznej, ale stanowią część akt sprawy. I mają niewątpliwą wartość prawną. Z wartościowaniem dokumentacji trzeba postępować ostrożnie, ponieważ idąc tokiem rozumowania w duchu "materializmu historycznego" sprowadzimy dokumentację spraw do pisma wszczynającego i decyzji/postanowienia wyłączając resztę akt drugorzędnych.