Autor Wątek: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty i zwrotki?  (Przeczytany 38654 razy)

0 użytkowników i 2 Gości przegląda ten wątek.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty?
« Odpowiedź #15 dnia: Czerwiec 10, 2011, »
Dziękuję za potwierdzenie moich przypuszczeń :)

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty?
« Odpowiedź #16 dnia: Czerwiec 13, 2011, »
Ale kwestią sporną pozostaje, czy zwrotki mają wartość historyczną... Zastanawiam się...

Offline waleryczek

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 26
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty?
« Odpowiedź #17 dnia: Czerwiec 13, 2011, »
 Myślę, że, mimo wszystko, kwestie kopert i zwrotek, w odniesieniu do kat. A, najlepiej omówić w AP i stosować się do ich wskazówek.
 W moim archiwum, w którym zwrotek i kopert mamy w aktach kat. A całą masę, ustaliliśmy z AP, ze zwrotki pozostają w teczkach kat. A, ale nie paginujemy ich. Przed przekazaniem teczek do AP, czyli za kilka- kilkanaście lat, wyłączymy zwrotki z teczek.
  W przypadku kopert doszliśmy do wniosku, że w teczkach należy pozostawić wszystkie koperty, ale ostateczną decyzję podejmuje pracownik prowadzący sprawę. W przypadku, gdy stemple i dane z koperty są istotne dla sprawy, pozostawiamy je  w teczkach i paginujemy. Jeżeli koperta nie ma znaczenia w sprawie- pozostaje w teczce, ale nie paginujemy jej.
 W teczkach kat. B, poza B25, pozostawiamy wszystkie koperty.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty?
« Odpowiedź #18 dnia: Czerwiec 13, 2011, »
Cytuj
W moim archiwum, w którym zwrotek i kopert mamy w aktach kat. A całą masę, ustaliliśmy z AP, ze zwrotki pozostają w teczkach kat. A, ale nie paginujemy ich. Przed przekazaniem teczek do AP, czyli za kilka- kilkanaście lat, wyłączymy zwrotki z teczek.

Jeśli ktoś z ap sugeruje takie postępowanie ze zwrotkami, to powinien mocno zastanowić się nad sobą. Bo jeśli nie, to nad jego działaniami pochyli się w końcu prokurator. Zwrotki stanowią integralną część akt spraw, to określa Kpa. Zwrotki powinny być paginowane i nie powinny być wyłączane z akt spraw. Mają taką samą wartość historyczną jak całe akta spraw. Dobrze by było, żeby w archiwach zapomniano wreszcie o materialiźmie historycznym, który uzasadniał wycinanie w pień całych rodzajów jednostkowej dokumentacji i zostawianie co najwyżej "przykładowych" spraw.
Zapomina się też wciąż o tym, że dokumentacja ma również wartość prawną, nawet jesli wydaje się nam bezwartościowa dla badań historycznych.  :-\
Jarek Orszulak

Offline waleryczek

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 26
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty?
« Odpowiedź #19 dnia: Czerwiec 14, 2011, »
 Najprostszym rozwiązaniem jest oczywiście pozostawienie kopert i zwrotek, w końcu zawartość fizyczna i merytoryczna teczki archiwisty interesować specjalnie nie powinna. Oczywiście jest to czysta teoria, ponieważ archiwiści mają wpływ na to, w jaki sposób pracownicy porządkują teczki i co w nich umieszczają i powinni swoje możliwości wykorzystywać. Moim zdaniem wartość historyczna, czy prawna kopert i zwrotek, szczególnie po 25 latach od ich wytworzenia, nie jest zbyt duża, jeśli jakaś w ogóle jest- chociaż jest to temat do dyskusji.
  Odwoływanie się na możliwości prokuratora, jak sądzę, nie jest potrzebne. Nikt nie niszczy materiałów archiwalnych i nie łamie prawa. Chodzi o możliwie najrozsądniejsze podejście do dokumentacji, której ilość w dobie informatyzacji zwiększa się a nie zmniejsza. Regały archiwów zakładowych i ap nie są niestety z gumy.
  Poważniejszym problemem, skoro już został poruszony problem materializmu historycznego, jest umieszczanie w aktach kilku egzemplarzy jednego dokumentu, który wpłynął do firmy w postaci listu, faxu, maila, a dodatkowo został skopiowany na xero. Wtedy akta sprawy rozrastają się w dramatyczny sposób. 

Offline betinka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 90
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty?
« Odpowiedź #20 dnia: Czerwiec 14, 2011, »
Cytuj
Moim zdaniem wartość historyczna, czy prawna kopert i zwrotek, szczególnie po 25 latach od ich wytworzenia, nie jest zbyt duża, jeśli jakaś w ogóle jest
Oczywiście że jest. W zeszłym roku właśnie zwrotne potwierdzenia odbioru z lat 80-82 ubiegłego stulecia pomogły stronie w sprawie sądowej.

Offline waleryczek

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 26
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty?
« Odpowiedź #21 dnia: Czerwiec 14, 2011, »
Przykład jest jednostkowy, dlatego nie wiem, czy możemy mówić o oczywistości. Zresztą, czy dotyczyło to kategorii A ?
Zdarzało mi się widzieć teczki kat. A, złożone z kilku pism, do których dołączonych było po kilkadziesiąt zwrotek, gdyż pisma kierowane były do stron postępowania. Ale, czy to jest materiał archiwalny ?
Nie chodzi mi o zaperzanie się i sztywne trzymanie przy swoich poglądach. Ponieważ jest to forum uważam, że dzielimy się poglądami i doświadczeniami. Może inni archiwiści dodadzą parę zdań na ten temat ?   

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty i zwrotki?
« Odpowiedź #22 dnia: Czerwiec 15, 2011, »
Cytuj
Przykład jest jednostkowy, dlatego nie wiem, czy możemy mówić o oczywistości.

To jest oczywiste, bo wynika z przepisów innych niż archiwalne i dotyczy z pewnością akt postępowań administracyjnych, jak sądzę również skarbowych i sądowych.

Cytuj
Zresztą, czy dotyczyło to kategorii A ?

To nie ma znaczenia, zwrotki przechowuje się tak długo jak całe akta postępowania, są ich integralną i istotną cześcią, tak samo jak decyzje, postanowienia, protokoły etc. etc.

Cytuj
Zdarzało mi się widzieć teczki kat. A, złożone z kilku pism, do których dołączonych było po kilkadziesiąt zwrotek, gdyż pisma kierowane były do stron postępowania. Ale, czy to jest materiał archiwalny ?

Zdarzało mi się widzieć akta postępowań gdzie było po kilkadziesiąt decyzji. Coś nie przestaje być materiałem archiwalnym tylko dlatego że jest tego dużo. I nie decyduje o tym archiwista, tylko wykaz akt. Archiwistyka kreatywna, czy jak kto woli problematyczna, to druga po materialiźmie historycznym zmora archiwów. Niektórym archiwistom wydaje się że ich praca polega na gmeraniu w aktach, decydowaniu o wartości dokumentacji, a nie na prostym przestrzeganiu przepisów.  :-[

Cytuj
w końcu zawartość fizyczna i merytoryczna teczki archiwisty interesować specjalnie nie powinna. Oczywiście jest to czysta teoria, ponieważ archiwiści mają wpływ na to, w jaki sposób pracownicy porządkują teczki i co w nich umieszczają i powinni swoje możliwości wykorzystywać.

No właśnie, otóż nie powinni, a njlepiej gdyby się trzymali z daleka od akt. Powtórzę swoją przewrotną koncepcję - archiwum idealne to archiwum bez archiwistów.  ;)

Cytuj
Moim zdaniem wartość historyczna, czy prawna kopert i zwrotek, szczególnie po 25 latach od ich wytworzenia, nie jest zbyt duża, jeśli jakaś w ogóle jest- chociaż jest to temat do dyskusji.

Powtórzę - zwrotki mają identyczną wartośći historyczną i dowodową jak akta w których się znajdują - i to nie podlega dyskusji.

Cytuj
Odwoływanie się na możliwości prokuratora, jak sądzę, nie jest potrzebne. Nikt nie niszczy materiałów archiwalnych i nie łamie prawa.

Skoro ktoś na poważnie roztrząsa możliwość zniszczenia zwrotek, to przypomnienie o możliwościach prokuratury niestety jest potrzebne. Wszystko jest zgodne z prawem dokąd nikt nie zniszczy albo nie usunie z akt zwrotek.

Cytuj
Regały archiwów zakładowych i ap nie są niestety z gumy.

To trzecia przypadłość archiwów - niby z jednej strony mamy metodykę archiwalną i ponoć naukowe kryteria wartościowania dokumentacji - z drugiej, gdy przychodzi co do czego, to jedne akta niszczy się, bo jest ich dużo, a nie mamy miejsca, a drugie akta zostawia się, bo są stare.  ::)

Cytuj
Poważniejszym problemem, skoro już został poruszony problem materializmu historycznego, jest umieszczanie w aktach kilku egzemplarzy jednego dokumentu, który wpłynął do firmy w postaci listu, faxu, maila, a dodatkowo został skopiowany na xero.

Nie bardzo rozumiem co to ma wspólnego z materializmem historycznym  :-\ To skutek takiego a nie innego postępowania z dokumentacją w podmiocie i instrukcji kancelaryjnej.

Cytuj
Nie chodzi mi o zaperzanie się i sztywne trzymanie przy swoich poglądach.

A ja się zaperzam i trzymam sztywno swoich poglądów  :) Nie szukajmy problemów tam gdzie ich nie ma.

pozdrawiam
« Ostatnia zmiana: Czerwiec 16, 2011, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline nikodem.b

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 144
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty i zwrotki?
« Odpowiedź #23 dnia: Czerwiec 18, 2011, »
A niech tam, swoje 3 gr. dorzucę...
Ma rację J.Orszulak, ale czy to tak ładnie, by archiwista archiwistów prokuratorem straszył? :'( Swoją drogą, bardzom ciekaw, czy prokuratury zachowują wszystkie "zwrotki" w swojej dokumentacji ::)
Nie odbierałbym też tak lekką rączką "archiwistom państwowym" ich prerogatyw wynikających z przepisów unza, mówiących o kształtowaniu państwowego zasobu archiwalnego.
Moim skromnym zdaniem: "zwrotki" jako materiał dowodowy o czasowej wartości praktycznej - TAK, jako materiał archiwalny - NIE (szczególnie w sytuacji, o której wyżej napisał waleryczek). Jeżeli z akt usuniemy owe "zwrotki" (cóż za obrazoburstwo!) po określonym czasie, czy pozostała dokumentacja utraci coś ze swej wartości jako "źródła informacji o wartości historycznej"? W aktach nadal pozostanie dokument kończący sprawę wraz z informacją, do kogo został skierowany, pozbędziemy się za to sporego "archiwalnego śmietnika". Sugestia pewnego archiwum państwowego wydaje się zatem całkiem racjonalna.
Tyle w temacie.
Pozdrawiam
NIKodem

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty i zwrotki?
« Odpowiedź #24 dnia: Czerwiec 20, 2011, »
Chcecie dyskusji, no to ją będziecie mieli  8)

Cytuj
Swoją drogą, bardzom ciekaw, czy prokuratury zachowują wszystkie "zwrotki" w swojej dokumentacji Z politowaniem

To że ktoś nie przestrzega prawa, nie oznacza że my też możemy.

Cytuj
Nie odbierałbym też tak lekką rączką "archiwistom państwowym" ich prerogatyw wynikających z przepisów unza, mówiących o kształtowaniu państwowego zasobu archiwalnego.

Brzmi to bardzo szumnie, ale tak konkretnie to jest to raptem jedno krótkie zdanie w unza, mówiące tylko tyle właśnie, że do zakresu działania archiwów państwowych należy kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego (art. 28 pkt. 1). Ani w ustawie archiwalnej, ani w rozporządzeniach wykonawczych do niej nie znajdziesz żadnego rozwinięcia tego terminu pozwalającego na niszczenie akt przed terminem przewidzianym albo w jrwa albo w akcie powszechnie obowiązującego prawa.

Cytuj
Moim skromnym zdaniem: "zwrotki" jako materiał dowodowy o czasowej wartości praktycznej - TAK, jako materiał archiwalny - NIE

To niczym nie uzasadniony wniosek. Jako że mowa o aktach sądowych - jeśli chodzi o podstawę do tego że w aktach spraw sądowych w ogóle znajdują się zwrotki, mamy po kolei:
1. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi: Art. 77. § 1. Odbierający pismo potwierdza odbiór i jego datę własnoręcznym podpisem. Jeżeli tego nie może lub nie chce uczynić, doręczający sam oznacza datę doręczenia oraz przyczyny braku podpisu.
§ 2. Doręczający stwierdza na potwierdzeniu odbioru sposób doręczenia, a na doręczonym piśmie zaznacza dzień doręczenia i opatruje to stwierdzenie swoim podpisem.

2. Kodeks postępowania karnego: Art. 130. Pisma doręcza się za pokwitowaniem odbioru. Odbierający potwierdza odbiór swym czytelnym podpisem zawierającym imię i nazwisko na zwrotnym pokwitowaniu, na którym doręczający potwierdza swym podpisem sposób doręczenia.

3. Kodeks postępowania cywilnego: Art. 142. § 1. Odbierający pismo potwierdza odbiór i jego datę własnoręcznym podpisem. Jeżeli tego nie może lub nie chce uczynić, doręczający sam oznacza datę doręczenia oraz przyczyny braku podpisu.
§ 2. Doręczający stwierdza na potwierdzeniu odbioru sposób doręczenia, a na doręczonym piśmie zaznacza dzień doręczenia i opatruje to stwierdzenie swoim podpisem.

Natomiast, jeśli chodzi generalnie o postępowanie z aktami spraw sądowych:

4. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych: § 2. Akta spraw sądowych, zwane dalej "aktami", dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne zaliczane do kategorii A i akta niestanowiące takich materiałów, zaliczane do kategorii B.
§ 3. Akta kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.
§ 4. Akta kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu.
(...)
§ 24. Akta zakończonych spraw sądowych przechowuje się w archiwach zakładowych przez okresy wymienione w rozporządzeniu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także spełniając wymogi bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.

Jest tych przepisów więcej, natomiast w żadnym z nich nie ma mowy o czymś takim jak ocenianie wartości archiwalnej poszczególnych dokumentów w ramach akt spraw. Zwrotki w aktach spraw sądowych o kat. B odejdą w niebyt wraz z tymi aktami, zwrotki w aktach spraw sądowych kat. A winny być przechowywane na wieki wieków.

Cytuj
Jeżeli z akt usuniemy owe "zwrotki" (cóż za obrazoburstwo!) po określonym czasie, czy pozostała dokumentacja utraci coś ze swej wartości jako "źródła informacji o wartości historycznej"? W aktach nadal pozostanie dokument kończący sprawę wraz z informacją, do kogo został skierowany, pozbędziemy się za to sporego "archiwalnego śmietnika".

Idąc tym tropem myślenia można zredukować akta spraw sądowych do samych postanowień/orzeczeń/wyroków, bo po co reszta?   :-[

To samo tyczy się akt postępowań administracyjnych i podatkowych. W moim archiwum zakładowym mamy tysiące akt postępowań administracyjnych, w tym takie z lat 50. i 60., często udostępniane sądom, urzędom i zainteresowanym osobom.
Jeśli ktoś kwestionuje potrzebę przestrzegania konkretnego przepisu prawa w imię wydumanego "kształtowania państwowego zasobu archiwalnego", to przywołanie groźby zainteresowania się przez prokuraturę taką działalnością, jest w gruncie rzeczy wyjątkowo łagodnym i wyrozumiałym działaniem.

pozdrawiam
Jarek Orszulak

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty i zwrotki?
« Odpowiedź #25 dnia: Czerwiec 21, 2011, »
Czyli podsumowując: zwrotki i koperty zostawiamy zawsze i wszędzie. Nie podlegają one wyłączeniu z akt sprawy.
Swoją drogą, lepiej przechowywać więcej niż mniej. Bo to co jest, zawsze można wyłączyć, a czego nie ma, to już się nie odzyska. Taki banał, a jak się okazuje, całkiem poważna sprawa.

Offline nikodem.b

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 144
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty i zwrotki?
« Odpowiedź #26 dnia: Czerwiec 21, 2011, »
Cytuj
Chcecie dyskusji, no to ją będziecie mieli 
Chcemy, chcemy!!! Nim EwelinaP się wypowiedziała myślałem, że jest nas tylko dwóch (ja i mój brzuch) :D
Cytuj
Ani w ustawie archiwalnej, ani w rozporządzeniach wykonawczych do niej nie znajdziesz żadnego rozwinięcia tego terminu
No cóż, "rozwinięcia" może i nie ma, ale są konkretne działania archiwów państwowych, które jako żywo pozostają w łączności z owym "kształtowaniem", mało z tem -  opierają się na obowiązujących przepisach, np.:
ust. 2 pkt 3 i ust. 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375),
§ 1 ust. 3 instrukcji archiwalnej (zał. nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - Dz.U. Nr 14, poz. 67)
Cytuj
Jako że mowa o aktach sądowych
Piękny przegląd przepisów, tylko, że mi o żadne akta sądowe nie biegało! Chciałem tylko zwrócić uprzejmie uwagę, że wartość praktyczna dokumentacji (tych właśnie konkretnych "zwrotek" i tylko ich) nijak się ma do ich wartości historycznej, w rozumieniu art. 1 unza. A usunięcie (nie wybrakowanie!) samych tylko zwrotek z akt ani nie umniejszy historycznej wartości dokumentacji, ani nie pozbawi użytkownika możliwości prześledzenia biegu załatwiania spraw, natomiast pozbawi dokumentację niepotrzebnego "balastu".
Cytuj
Idąc tym tropem myślenia można zredukować akta spraw sądowych do samych postanowień/orzeczeń/wyroków, bo po co reszta?   
Otóż idąc tym tropem myślenia, nie można! Napisałem wszak tylko o usunięciu samych "zwrotek". Trudno porównywać tutaj usunięcie z akt sprawy sądowej wszystkich dokumentów poza orzeczeniem (wyrokiem) do usunięcia "zwrotek".
Cytuj
Jeśli ktoś kwestionuje potrzebę przestrzegania konkretnego przepisu prawa w imię wydumanego "kształtowania państwowego zasobu archiwalnego", to przywołanie groźby zainteresowania się przez prokuraturę taką działalnością, jest w gruncie rzeczy wyjątkowo łagodnym i wyrozumiałym działaniem
Może i wiele zapisów  unza jest "wydumanych", ale jednak jest to także "konkretny przepis prawa", którego, mam nadzieję, potrzeby przestrzegania nawet J. Orszulak nie kwestionuje. Swoją drogą ciekawe, czy postępowanie prokuratorskie zmierzające do ustalenia sprawców usunięcia z akt "zwrotek" miałoby szansę zakończyć się aktem oskarżenia, czy może jednak zostałoby umorzone. Jakaś mała sonda? ;D
Z pozdrowieniami



Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty i zwrotki?
« Odpowiedź #27 dnia: Czerwiec 22, 2011, »
Do zwrotek dotyczących postępowania sądowego ja nawiązywałem. Od tego zresztą zaczęła się cała dyskusja...
Za tydzień będę mieć wizytę w AP. Zobaczymy, co tam mi powiedzą odnośnie owych zwrotek  ;)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty i zwrotki?
« Odpowiedź #28 dnia: Czerwiec 23, 2011, »
Cytuj
mało z tem -  opierają się na obowiązujących przepisach, np.:
ust. 2 pkt 3 i ust. 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375),
Przyznam że nie bardzo rozumiem. To przywołanie kolejnych przepisów z których nic dla tego tematu nie wynika. W tym wypadku to możliwość przekwalifikowania akt. kat. B na materiały archiwalne ...

Cytuj
§ 1 ust. 3 instrukcji archiwalnej (zał. nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - Dz.U. Nr 14, poz. 67)
... a w tym wypadku (jak sądzę chodzi jednak o § 2 ust. 3) to enigmatyczna możliwość zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji przez dyrektora archiwum państwowego. Tak enigmatyczna że nikt przy zdrowych zmysłach nie zaryzykuje wykorzystania tego zapisu inaczej niż poprzez podniesienie kategorii archiwalnej.

Cytuj
Piękny przegląd przepisów, tylko, że mi o żadne akta sądowe nie biegało!
Rozważamy konkretny problem podniesiony przez MarcinaP. Ale proszę bardzo, oto reszta przepisów:

Ordynacja podatkowa
Art. 144. (207) Organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys za pokwitowaniem.
Art. 152. § 1. Odbierający pismo potwierdza doręczenie pisma własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia.
§ 2. Jeżeli odbierający pismo nie może potwierdzić doręczenia lub uchyla się od tego, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.

Kodeks postępowania administracyjnego
Art. 39. Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
Art. 46. § 1. Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia.
§ 2. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.
Art. 47. § 1. Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez pocztę lub inny organ albo w inny sposób, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy.
§ 2. W przypadkach, o których mowa w § 1, uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

Cytuj
Chciałem tylko zwrócić uprzejmie uwagę, że wartość praktyczna dokumentacji (tych właśnie konkretnych "zwrotek" i tylko ich) nijak się ma do ich wartości historycznej, w rozumieniu art. 1 unza. A usunięcie (nie wybrakowanie!) samych tylko zwrotek z akt ani nie umniejszy historycznej wartości dokumentacji, ani nie pozbawi użytkownika możliwości prześledzenia biegu załatwiania spraw, natomiast pozbawi dokumentację niepotrzebnego "balastu".
Zgadza się, wartość praktyczna zwrotek nie ma się nijak do ich wartości historycznej - bo ich wartość historyczna jest zależna od wartości historycznej całych akt sprawy/postępowania.
Usunąć (nie wybrakować) jakikolwiek dokument mógłby prowadzący postępowanie/sprawę. Pod warunkiem że usuwany dokument nie należy do  akt sprawy - czyli nie stanowi dokumentacji zawierającej informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającej przebieg jej załatwiania i rozstrzygania (§ 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r.). Tak się jednak składa że zgodnie z przytoczonymi wyżej zapisami z Kpa zwrotki i stanowią, i odzwierciedlają. Zgodnie z instrukcją archiwalną stanowiącą załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r., jedynym co można usunąć z akt spraw przed przekazaniem do az są zbędne identyczne kopie tych samych przesyłek i pism.
Usuwanie dokumentacji z zasobu az odbywa się w drodze brakowania, które musi mieć na uwadze obowiązujące przepisy dotyczące tworzenia i przechowywania danej dokumentacji, a nie tylko wydumane uprawnienia archiwów wywodzone z ogólnych i niejasnych przepisów archiwalnych. To samo dotyczy brakowania w ap.

Cytuj
Może i wiele zapisów  unza jest "wydumanych", ale jednak jest to także "konkretny przepis prawa", którego, mam nadzieję, potrzeby przestrzegania nawet J. Orszulak nie kwestionuje.
Czyli jak rozumiem mam się czuć zobowiązany do brakowania zwrotek?   ;D

Za tydzień będę mieć wizytę w AP. Zobaczymy, co tam mi powiedzą odnośnie owych zwrotek  ;)

Daj znać jak poszło  :)

pozdrawiam
« Ostatnia zmiana: Czerwiec 23, 2011, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline nikodem.b

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 144
Odp: Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty i zwrotki?
« Odpowiedź #29 dnia: Czerwiec 23, 2011, »
Pax vobiscum!
Jako że poprzez dysputę ową jawnym się teraz stało, iż wszelakie "zwrotki" wielkie znaczenie i moc posiadają, przeto umiłowani Siostry i Bracia "archiwiści zakładowi i składnicowi" nie ulegajcie podszeptom niecnym, w aktach pozostawiając wszystko, choćby poślednim papierkiem Wam się zdało, albowiem: co referent w sprawę włączył, tego niech archiwista nie waży się wydzielać! Wam zaś umiłowani "archiwiści państwowi" powiadam: sursum corda! Mimo iż działacie na podstawie wydumanych i enigmatycznych przepisów, niech Was nie trwoży prokurator żaden, albowiem do Was należy kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego!
Cum debita reverentia
Nicodemus