Prowadzenie teczek - czy zostawiać koperty i zwrotki?

[EwelinaP]

Mam pytanie z gatunku banalnych: co się robi z kopertami doręczonych do urzędu pism???Wiem, że nie wszystkie się przechowuje, ale wiele z nich musi być dołączonych do akt sprawy. Dziś właśnie wynikła z tego powodu dyskusja i wreszcie zgłupiałam, więc postanowiłam spytać osób mądrzejszych od siebie. Nasza instrukcja nie zawiera dokładnych informacji na ten temat, a i wujek Google zawiódł. Proszę o pomoc w wyjaśnieniu tej kwestii. Z góry dziękuję

[marcia]

Nasze AP twierdzi, że koperty mają "ważność" pół roku, ale jak jest pieczątka wpływu na piśmie, to nie trzymamy kopert tyle czasu :-)

[EwelinaP]

Dzięki

[Jarek]

Nasze AP twierdzi, że koperty mają "ważność" pół roku, ale jak jest pieczątka wpływu na piśmie, to nie trzymamy kopert tyle czasu :-)

Pół roku? A czemu nie np. 8 miesięcy? 
Pieczątka wpływu też ma tu niewiele do rzeczy.

Nie wiem o jakiej instrukcji piszesz Ewelino, ale zachęcam do zaglądnięcia do instrukcji kancelaryjnej. Tam najpeweniej będzie stało tak:
"Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
  1)   wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
  2)   dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
  3)   w których brak nadawcy lub daty pisma,
  4)   mylnie skierowanych,
  5)   załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
  6)   w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością."

To "tylko" oznacza oznacza w praktyce, że kopertę zostawia się prawie zawsze. Zwyczajnie też prościej jest zostawiać wszystkie koperty niż bawić się w ich selekcjonowanie. A skoro się już kopertę zostawia, to przechowuje się ją tyle, ile całe akta.
pozdrawiam

[Stary fartuch]

Bardzo ciekawy problem.
Sama koperta jest dowodem skutecznego doręczenia.
Z punktu widzenia art 62 Ustawy "Prawo pocztowe" z 2003 (można wygooglować albo skorzystać z tekstu na stronach Poczty Polskiej czy Rządowego Centrum Legislacji) rzecz przedstawia się jak następuje:
"pkt 3. Roszczenia dochodzone na podstawie ustawy przedawniają się z upływem 12 miesięcy od dnia nadania przesyłki lub przekazu pocztowego.
pkt 4. Bieg przedawnienia roszczeń zawiesza się na okres od dnia wniesienia reklamacji do dnia wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego."

Moim zdaniem trzymać dłużej niż te 12 miesięcy nie ma powodu - bo do czego ma nam ta koperta posłużyć ? Oczywiście w administracji są terminy zawite wykonania spraw. Dowody nadania pism i zwrotki z otrzymania mają znaczenie przy odwołaniach do sądów cywilnych i administracyjnych - tu teoretycznie koperta może być pomocna przy przesyłce zwykłej właśnie, bo polecona ma dowód nadania.  Jeżeli sąd nie zechce zawierzyć datom pism w urzędzie i urzędnikom . Ale to jest trochę stawianie sprawy ad absurdum...

Bardzo dobry zwyczaj opisany w Instrukcjach mówiący o przekazywaniu dokumentacji spraw załatwionych po rocznym okresie przechowywania w komórce organizacyjnej wskazuje na to , że koperty powinny być tej sytuacji traktowane jako dokumentacja BC i usuwane przed przekazaniem do az.
W wzorcowym wykazie akt z  Rozporządzenia z 2002 roku klasa 0163 "Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych"  jest właśnie BC.

[marcia]

Następnym razem zapytam pana z AP, dlaczego wg nich trzeba trzymać pół roku a tymczasem traktuję to jako Bc

[Jarek]

Moim zdaniem trzymać dłużej niż te 12 miesięcy nie ma powodu - bo do czego ma nam ta koperta posłużyć ? Oczywiście w administracji są terminy zawite wykonania spraw. Dowody nadania pism i zwrotki z otrzymania mają znaczenie przy odwołaniach do sądów cywilnych i administracyjnych - tu teoretycznie koperta może być pomocna przy przesyłce zwykłej właśnie, bo polecona ma dowód nadania.  Jeżeli sąd nie zechce zawierzyć datom pism w urzędzie i urzędnikom . Ale to jest trochę stawianie sprawy ad absurdum...

Bardzo dobry zwyczaj opisany w Instrukcjach mówiący o przekazywaniu dokumentacji spraw załatwionych po rocznym okresie przechowywania w komórce organizacyjnej wskazuje na to , że koperty powinny być tej sytuacji traktowane jako dokumentacja BC i usuwane przed przekazaniem do az.
W wzorcowym wykazie akt z  Rozporządzenia z 2002 roku klasa 0163 "Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych"  jest właśnie BC.

Nie mogę się z tym zgodzić. Instrukcja kancelaryjna ani wykaz akt nie uzasadniają wydzielania kopert i traktowania ich jako Bc. Owszem, kancelaria w momencie wpływu pisma może zadecydować o usunięciu koperty zgodnie z przytoczonymi przeze mnie wyżej kryteriami, ale archiwiście już od tego wara. Skoro kopertę pozostawiono to należy ją traktować jak pozostałe dokumenty w aktach sprawy. Nawet jeśli wydaje się to dziś nadmiarem ostrożności, to za parę lat może okazać się ważne i potrzebne.

[Stary fartuch]

Ależ proszę bardzo - można się nie godzić. Widać, że to jest bardzo ciekawy problem (a nie mówiłem ?). No i - wiadomo jest dyskusja - jest zabawa

Napisałem (bo tak uważam), że to powinien zrobić pracownik merytoryczny przy zdawaniu akt spraw do AZ po ich definitywnym załatwieniu i po rocznym okresie przechowywania w komórce organizacyjnej a nie archiwista (może pracownik merytoryczny  potraktować koperty tak jak materiały robocze, wtórniki i projekty pism na przykład - Czy nie ? wg Instrukcji literalnie niby nie - ale... po roku koperty są po nic jeżeli minęły terminy odwoławcze. Wiem ,że w masowych sprawach nikt kopert wydzielać  nie będzie (tzn. przeleżą się do wybrakowania) ale jeżeli objętość przechowywanej dokumentacji można zmniejszyć - to czemu nie ? Wszytko kosztuje.

A że instrukcje, wykaz i prawo pocztowe nie są spójne bądź niespójnie stosowane - cóż... (Pytania kontrolne: po co ma być przechowywana koperta z pisma "za doręczeniem odbioru" skoro mamy to pismo doręczone z pieczęcią wpływu ? Żeby było widać żółte paski po zwrotce ? Kto widział "przesyłkę wartościową" w ostatnich 10 latach w urzędzie ? Kto widział list "expressowy" w ostatnich 5-10 latach ? Obecnie jest to "priorytet" listu zwykłego. Kto widział listy nie - polecone masowo wysyłane do urzędów w ostatnich 10 latach ? Nikt nie ufa PP i nie wysyła niczego ważnego inaczej do urzędu jak poleconym itd. )

Oczywiście koperty mogą za parę lat okazać się ważne i potrzebne - zwłaszcza gdy AAN nie otrzyma wszystkich przepisów Poczty Polskiej określających sposób adresowania frankowania itd a także umrze w rezerwacie ostatni filatelista

PS Słowo "wara" nie brzmi dobrze. Może "przekroczyłby swoje uprawnienia" brzmiało by lepiej. 

[Jarek]

Archiwiści lubią gmerać przy aktach - a to coś poprzekładać, a to coś wybrakować, a to coś rozdzielić, a potem znowu połączyć. Niektórzy (nie piję do Ciebie Stary fartuchu) sądzą nawet że archiwistyka na tym właśnie polega. I, jakkolwiek rozumienie archiwistyki jako sztuki przekładania papierów z jednej kupy na drugą nie jest mi obce  , to jednak sądzę, że powinno być ono zredukowane do minimum.  Jeśli już się za nie jednak bierzemy, to powinno to służyć czemuś pożytecznemu. Praca archiwisty też kosztuje.
Czy koperta jest istotnym dokumentem? Świadczy o sposobie i czasie dostarczenia pisma. I informacja ta nie ma li tylko "krótkotrwałego znaczenia praktycznego", jest przywiązana do akt sprawy jak pies do budy. I jestem w stanie sobie wyobrazić, że taka koperta może mieć znaczenie dowodowe dla sądu, natomiast nie jestem w stanie wyobrazić sobie siebie samego składnie tłumaczącego się przed takim sądem czemuż to jednak zniszczyłem kopertę, skoro instrukcja kancelaryjna nakazywała ją pozostawić ...

pozdrawiam

[Stary fartuch]

Dziękuję - takiej odpowiedzi się spodziewałem od Moderatora 

Z tym że sądy są jakie są oraz:

instrukcje, wykaz i prawo pocztowe nie są spójne bądź niespójnie stosowane - cóż...

to rzeczywiście lepiej natrzaskać mb na półce  bo kto ma więcej mb ten jest ważniejszy.

I ja pozdrawiam

PS(odpowiedź ad personam i tzw refleksja ogólna) Ja sam nie lubię gmerać w sensie łączyć, dzielić itd  więc słusznie nie do mnie jest pite - ja lubię jak pracownicy merytoryczni rozumieją co robią i rozumieją czemu służy przechowywanie dokumentów w AZ a potem w AP. (Czyli kieruję się zasadą "jak zdali tak to ma wyglądać na wieki wieków" żeby potomność wiedziała za jakich "szpecjalistów" przodkowie płacili. I biorę to na swoje sumienie.) . A jak słyszę mamy w kraju w ciągu ostatnich pięciu lat 130 tys. nowych urzędników - na ogół ludzi młodych i chodzi też o to aby nie nabywali niektórych niemądrych i kosztownych nawyków rodem z XIX wieku.

A z grzebaniem za ciekawostkami to tak - to o mnie: http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=1661.0

[EwelinaP]

Nie wiem o jakiej instrukcji piszesz Ewelino, ale zachęcam do zaglądnięcia do instrukcji kancelaryjnej. Tam najpeweniej będzie stało tak:
"Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
  1)   wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
  2)   dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
  3)   w których brak nadawcy lub daty pisma,
  4)   mylnie skierowanych,
  5)   załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
  6)   w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością."

Szczerze mówiąc, to nie mam wytłumaczenia dla swojej ignorancji. Nie wiem, jak mogłam przeoczyć ten zapis. Chyba za bardzo chciałam go znaleźć i tyle... Przynajmniej nie robiłabym tu problemu. Chociaż może to i dobrze, bo wynikła ciekawa dyskusja.
Osobiście uważam, że jeśli już kopertę dołącza się do akt, to nie powinno się jej później odłaczać i wyrzucać, bo stanowi integralną część danej teczki.
A już zupełnie na marginesie, w kontekście zapisu z instrukcji kancelaryjnej o nienaruszalności znaczków, bardzo często spotykałam się do tej pory z sytuacją, kiedy z koperty owe znaczki zniknęły -zostały oderwane lub wycięte. Sytuacje takie miały miejsce zarówno w AP, jak i w urzędach, w których pracowałam i pracuję. Widać filateliści czają się wszędzie. 
Serdecznie dziękuję za wszystkie odpowiedzi. Następnym razem poszukam informacji bardziej sumiennie 

[Stary fartuch]

W urzędach to nie filateliści - raczej recyklerzy znaczków - sam spotkałem się ze dwa razy z racjonalizatorami co sprawdzali czy pieczęć pocztowa jest wyraźna i trafiona w znaczek i przyklejali go potem drugi raz obniżając koszta portoryjne. A w AP to filateliści.
Cytowana instrukcja nie zmieniła się od lat 70-tych - stąd dyskusja   Jak będzie e-urząd problem kopert zniknie więc może i nie trzeba tej instrukcji zmieniać.Sama stanie się pomnikiem dziejów
Ewelino ! Nie tłumacz się ! gdzie sobie możemy podywagować na takie tematy jak nie tu ?

Pozdrowienia 

[MarcinP]

A czy zwrotki (tj. dowody doręczeń, potwierdzenia odbioru pisma) pozostawia się w teczkach kat. A?

[MarcinP]

Skonkretyzuję, że chodzi m.in. o zwrotki dotyczące postępowania sądowego sprzed sześciu lat. 

[Jarek]

Oczywiście, że zostawiać, zwrotki są dużo istotniejsze niż koperty.