Podłączam się pod temat, ponieważ mój wpis dotyczyć będzie znakowania akt osobowych, czyli także opisywania teczki.
Pytanie jest takie - jak powinien wyglądać znak akt osobowych? Oczywiście znam zasady - że skrót komórki i symbol liczbowy z wykazu akt.
Ale jak to się ma do akt osobowych studenta, których pierwszym elementem identyfikacyjnym jest numer indeksu? Albo jak to się ma do akt pracownika, które też mają swój własny numer identyfikacyjny i nie jest to zalecany instrukcjami znak dwuelementowy, ale przypisany danej osobie kolejny numer z rejestru lub innej prowadzonej ewidencji?
Wiadomo też, że wiele instytucji znakiem indentyfikacyjnym akt czyni właśnie ten konkretnie przypisany danej teczce znak. I jest to raczej powszechna praktyka, ponieważ ułatwia szybszą indentyfikację osoby, na pewno na poziomie komórki, która takie akta wytwarza, w archiwum może tu już nie mieć takiego znaczenia, ale praktycznie dopóki akta są w ruchu ten element wydaje się istotny.
Jak to wygląda w świetle przepisów i czy stosowanie tych numerów z rejstru dla akt pracowniczych a numerów indeksu dla akt studenckich jest w takim razie uprawnione i możliwe? Czy powinno się umieszczać znak określony w instrukcjach oraz numer przypisany danej teczce, czy jedynie któryś z nich?