Autor Wątek: Przyjmowanie akt do archiwum uczelni - teczka studenta  (Przeczytany 6310 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline strzała

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
w trakcie ewidencjonowania akt osobowych studentów zetknęłam się z  sytuacją w której student po ukończeniu jednego z wydziałów (dyplom) rozpoczął studia na drugim i tez je ukończył (dyplom). całość dokumentacji dotyczącej przebiegu edukacji w danej uczelni znajdowała się w teczce wydziału ,który ukończył jako ostatni.czyli mamy teczkę zawierającą dwie teczki.wpisując taką osobę do ewidencji,biorąc pod uwagę rok ukończenia, wpisujemy ją w wykazie wydziału nr dwa.(w praktyce wpisaliśmy ją też w wydziale nr jeden z odpowiednią notatką) nurtuje mnie jednak brak śladu fizycznego w postaci teczki (lub choćby wtórnika) wśród innych z danego roku.
czy ktokolwiek zetknął się z przepisami dotyczącymi postępowania w takiej sytuacji?zapraszam do dyskusji  
« Ostatnia zmiana: Marzec 07, 2010, wysłana przez Jarek »

Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
Odp: teczka studenta
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 24, 2007, »
Witam
A właściwie dlaczego jest jedna teczka? W końcu studia na drugim wydziale nie były związane w żaden sposób (poza osobą studenta) z pierwszym? To tworzy tylko chaos - teczka wpisana na spisie wydziału z uwagą, że jest w innym wydziale, pomysł stworzenia wtórnika (!)... Nie rozumiem tej sytuacji - czemu teczka studenta wydziału A nie jest w wydziale A, a teczka studenta wydziału B w wydziale B?
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline strzała

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: teczka studenta
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 27, 2007, »
Też uważam,że powinny być dwie odrębne teczki. W miejscu gdzie pracuję praktykuje się co innego.

Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
Odp: teczka studenta
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 27, 2007, »
Witam
Praktykę zawsze można zmienić... ;) Warto skontaktować się z właściwym AP - na pewno doradzą jak postępować.
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline jefka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Przyjmowanie akt do az - teczki studentów na uczelni
« Odpowiedź #4 dnia: Marzec 08, 2012, »
Witajcie, od paru miesięcy pracuję w archiwum uczelni. Umiem tyle, co przekazała mi moja poprzedniczka.
Idę na kurs archiwistyczny za parę miesięcy. Tymczasem, miewam wątpliwości co do zastanych procedur. Oczywiście, są to bardziej moje poglądy niż wiedza.
Powiedzcie mi, proszę, co wy o tym sądzicie. Czy jest wśród was ktoś, kto pracuje również na uczelni?


Teczki studentów oznaczane numerem albumu są zakładane przez dziekanaty i przechowywane tam, aż do momentu, kiedy student się obroni.

Kiedy dziekanat wydrukuje dyplom, od razu przekazuje teczkę do archiwum.
Pieczętuję teczkę i stawiam parafkę - bez daty. Teczki z dyplomami stoją sobie wg kolejności na oddzielnej półce, czasem parę lat [choć nieraz znalazłam teczkę z dyplomem, która była już w docelowym pomieszczeniu archiwalnym]

Kiedy student odbierze swój dyplom, ja zabieram się za opisywanie teczki i następnie odkładam ją na właściwą/docelową półkę, zgodnie z numerem albumu. Jest bardzo dużo takich teczek nieopisanych [ok. 2 tys].


Teczki dostaję nieuporządkowane. Papiery nie są ułożone chronologicznie [no, chyba, że przez przypadek nikt w dziekanacie niczego nie załatwiał z danym studentem, wtedy papiery leżą w kolejności, jak je wkładano]
Nie ma żadnego spisu dokumentów w teczce.
Są tam: wydrukowana praca, praca na CD, stare legitymacje, dokumenty rekrutacyjne, podania, decyzje o stypendiach, zdjęcia do legitymacji i do dyplomu, korespondencja wszelkiego rodzaju, karty egzaminacyjne, xero dowodu, świadectwa dojrzałości, oświadczenia, latają luzem potwierdzenia odbioru, których nie mogę dopasować do korespondencji itp. Zdarza się, że teczka pęka w szwach.

Najpierw sortuję więc wszystkie dokumenty wg daty
Spisuję je w specjalnym formularzu i mam wątpliwości, czy wszystko spisywać, czy coś numerować. Sama podejmuję pewne decyzje, np. postanowiłam wszystkie pokwitowania zebrać razem i je ponumerować i parafować.

Moja poprzedniczka pisała tylko z jakiego okresu są tam karty przebiegu studiów, ja liczę te karty i w spisie podaję liczbę.

Grzbiet zaznaczam kolorowymi symbolami, które mi mówią, z jakiego dziekanatu był student i jakie studia zaliczył - jednolite, uzupełniające czy licencjackie. Przydaje mi się to, kiedy wypożyczam teczki dziekanatowi. Od razu widzę, którą z teczek wyciągnąć, jeśli studia były etapowe.


Jest dużo szczegółów do opowiedzenie, ale nie chcę zasypywać was słowami i dodatkowymi tematami. Powiem tylko, ze był duży bałagan na półkach. Teczki nie mieściły się wg kolejności, więc ustawiane były gdzieś z boku, półki były w jednym miejscu przepełnione, w innym puste. Musiałam przesunąć wszystkie teczki w archiwum. Z dużym trudem zdobyłam informację, jakie teczki są w dziekanatach. Na tej podstawie  wyliczyłam i zrobiłam miejsce dla teczek, które jeszcze dotrą do mnie.


Domyślam się, że archiwa szkolne rządzą się trochę innymi prawami niż np. sądowe. Czy jest wśród was też ktoś z doświadczeniem szkolnym? :)

pozdrawiam i czekam na konsultacje
« Ostatnia zmiana: Marzec 26, 2012, wysłana przez Jarek »

Offline jefka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: Przyjmowanie akt do archiwum uczelni - teczka studenta
« Odpowiedź #5 dnia: Marzec 09, 2012, »
wszystkie teczki studenta po ukonczeniu przez niego studiow powinne byc w archiwum