Witajcie, od paru miesięcy pracuję w archiwum uczelni. Umiem tyle, co przekazała mi moja poprzedniczka.
Idę na kurs archiwistyczny za parę miesięcy. Tymczasem, miewam wątpliwości co do zastanych procedur. Oczywiście, są to bardziej moje poglądy niż wiedza.
Powiedzcie mi, proszę, co wy o tym sądzicie. Czy jest wśród was ktoś, kto pracuje również na uczelni?
Teczki studentów oznaczane numerem albumu są zakładane przez dziekanaty i przechowywane tam, aż do momentu, kiedy student się obroni.
Kiedy dziekanat wydrukuje dyplom, od razu przekazuje teczkę do archiwum.
Pieczętuję teczkę i stawiam parafkę - bez daty. Teczki z dyplomami stoją sobie wg kolejności na oddzielnej półce, czasem parę lat [choć nieraz znalazłam teczkę z dyplomem, która była już w docelowym pomieszczeniu archiwalnym]
Kiedy student odbierze swój dyplom, ja zabieram się za opisywanie teczki i następnie odkładam ją na właściwą/docelową półkę, zgodnie z numerem albumu. Jest bardzo dużo takich teczek nieopisanych [ok. 2 tys].
Teczki dostaję nieuporządkowane. Papiery nie są ułożone chronologicznie [no, chyba, że przez przypadek nikt w dziekanacie niczego nie załatwiał z danym studentem, wtedy papiery leżą w kolejności, jak je wkładano]
Nie ma żadnego spisu dokumentów w teczce.
Są tam: wydrukowana praca, praca na CD, stare legitymacje, dokumenty rekrutacyjne, podania, decyzje o stypendiach, zdjęcia do legitymacji i do dyplomu, korespondencja wszelkiego rodzaju, karty egzaminacyjne, xero dowodu, świadectwa dojrzałości, oświadczenia, latają luzem potwierdzenia odbioru, których nie mogę dopasować do korespondencji itp. Zdarza się, że teczka pęka w szwach.
Najpierw sortuję więc wszystkie dokumenty wg daty
Spisuję je w specjalnym formularzu i mam wątpliwości, czy wszystko spisywać, czy coś numerować. Sama podejmuję pewne decyzje, np. postanowiłam wszystkie pokwitowania zebrać razem i je ponumerować i parafować.
Moja poprzedniczka pisała tylko z jakiego okresu są tam karty przebiegu studiów, ja liczę te karty i w spisie podaję liczbę.
Grzbiet zaznaczam kolorowymi symbolami, które mi mówią, z jakiego dziekanatu był student i jakie studia zaliczył - jednolite, uzupełniające czy licencjackie. Przydaje mi się to, kiedy wypożyczam teczki dziekanatowi. Od razu widzę, którą z teczek wyciągnąć, jeśli studia były etapowe.
Jest dużo szczegółów do opowiedzenie, ale nie chcę zasypywać was słowami i dodatkowymi tematami. Powiem tylko, ze był duży bałagan na półkach. Teczki nie mieściły się wg kolejności, więc ustawiane były gdzieś z boku, półki były w jednym miejscu przepełnione, w innym puste. Musiałam przesunąć wszystkie teczki w archiwum. Z dużym trudem zdobyłam informację, jakie teczki są w dziekanatach. Na tej podstawie wyliczyłam i zrobiłam miejsce dla teczek, które jeszcze dotrą do mnie.
Domyślam się, że archiwa szkolne rządzą się trochę innymi prawami niż np. sądowe. Czy jest wśród was też ktoś z doświadczeniem szkolnym?
pozdrawiam i czekam na konsultacje