Witam serdecznie,
Mam problem z poprawnym wypełnieniem arty udostępniania akt i będę bardzo wdzięczna za rozwianie moich wątpliwości o których napiszę poniżej.
W związku z tym ,że jesteśmy niewielką jednostką i czasami jedna komórka organizacyjna to tak naprawdę jedna osoba pojawił się u mnie dylemat z poprawnym wypełnieniem karty udostępnienia akt.
Problem dotyczy komórki Działu Spraw Pracowniczych w którym pracuje jedna osoba od kadr i płac. Bardzo często wypożycza ona dokumenty celem dokonania ustaleń zatrudnień sprzed lat dla ZUS. W instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego jest określone, że
"akta mogą być udostępnione wyłącznie za pisemną zgodą kierownika działu z którego pochodzi dokumentacja".Pisze również, że
"pracownik archiwum udostępnia akta na podstawie wypełnionej i podpisanej przez Dyrektora jednostki karty udostępniania akt"Pytanie moje brzmi następująco: Jeśli kadrową jest np. Pani Janina Kowalska i potrzebuje dokumentów z Działu Spraw Pracowniczych któremu jednocześnie sama szefuje to w jaki sposób ma to być ujęte w karcie ?
np. proszę o udostępnienie(...)w komórce Dział Spraw Pracowniczych z lat 1989-1995 o znakach(...) i upoważniam do ich wykorzystania ................ - własne tu mam problem bo tu się podpisuje kierownik komórki organizacyjnej poniżej i to ona sama siebie upoważnia
?Poniżej oczywiście zezwala na udostępnienie swoim podpisem Dyrektor jednostki.
Być może problem jest banalny ale proszę o wskazówkę jak uzupełniać tę kartę by było dobrze.
Dodam tylko, że do tej pory karty nie były prowadzone i odkąd przejęłam archiwum zakładowe wprowadzam troszkę porządku.
Pozdrawam
