Jak postepowac z aktami kat. Bc ?

[albinka]

Witam
W mojej instrukcji kancelaryjnej jest bardzo enigmatyczny zapis, odnośnie akt kat. Bc. ? że brakuje je jednostka w porozumieniu z archiwistą. Dlatego chciałam  zapytać:
Czy w związku z tym, kat. Bc nie jest w ogóle przekazywana do archiwum?
I kto: archiwista, czy pracownicy jednostek organizacyjnych przygotowują dokumentację niezbędną do brakowania (spis dokumentacji przeznaczonej na zniszczenie, wniosek do Archiwum Państwowego i protokół).
Co należy wpisać w rubryce nr 2 (Nr i lp. spisu zdawczo- odbiorczego) spisu dokumentacji przeznaczonej na makulaturę, skoro akta nie są przekazywane do Archiwum, nie ma więc spisów zdawczo- odbiorczych? Czy wystarczy zapis: ?spis sporządzono z natury??
Czy archiwista powinien dokladnie sprawdzic teczki z aktami tej kataegorii, odnosnie dat skrajnych i zawartej w nich dokumentacji?
Proszę o wskazówkę, jaka jest praktyka postępowania z aktami tej kategorii?
Albinka

[EwelinaP]

Nie do końca rozumiem, czy pytasz w ogóle o brakowanie, czy tylko o kategorię Bc? Każde akta przyjęte do archiwum zakładowego otrzymują sygnaturę (nr spisu zd-odb/nr lp), czyli to, co się wpisuje później do rubtyki 2 w spisie dokumentacji przeznaczonej na makulaturę. Jako, że kategorii Bc nie przyjmuje sie do archiwum, to ja w tej rubryce nie wpisuję nic, ale wcześniej zaznaczam, że jest to spis dokumentacji Bc. Na razie też kieruję wnioski do AP razem z wnioskiem dot. reszty dokumentacji, przede wszystkim dlatego, że kiedy przyszłam do pracy, do ogromne ilości Bc były już w archiwum. Słyszałam, że można uzyskać generalną zgodę z AP na brakowanie Bc. Oznacza to, że nie trzeba za każdym razem pytać ich o zdanie, a dokumentację oddaje się do zniszczenia wraz z pozostałą, na wybrakowanie której AP wyraziło zgodę. Nie zwalnia to nas jednak z obowiązku dokładnego przejrzenia teczek Bc. Ja w tej kwestii wyznaję zasadę "ufaj i kontroluj", czasami pracowniki coś przeoczy, o czymś zapomni, a potem dokumentów nie ma... A spis takiej dokumentacji przygotowuje oczywiście archiwista, leży to w zakresie jego obowiązków. Z Bc to jest tak, że poszczególni pracownicy przygotowują i tak spisy Bc, normalnie jak w postępowaniu ze zwykłą dokumentacją, tylko te spisy nie sa rejestrowanie, a na ich podstawie zawsze łatwiej przygotować spis akt przeznaczonych na zniszczenie. Tak jest u mnie. Wiem, że te spisy to dużo pracy, ale nie chcę, żeby potem się okazało, że jakaś dokumentacja "wyparowała".

[albinka]

Witam
Dziekuje, Ewelino za odpowiedz. Mam jednak wrazenie, ze robienie spisow do akt kat. Bc przez pracownikow jest chyba niepotrzebne, poniewaz musza oni i tak przygotowywac spisy tej dokumentacji na brakowanie, bo wiadomo, ze nie jest ona przekazywana do archiwum, wiec archiwista tego robic nie moze. Myśle jednak,ze mozna -tak dla spokojnego sumienia- zaproponowac pracownikom prowadzenie jakiejs dodatkowej ewidencji, ale bardziej dla ich uzytku wewnetrznego. A jak znam zycie pracownicy i tak zignoruja takie sugestie....
Albinka

[marcia]

U mnie kat. Bc trzyma się do końca roku kalendarzowego a potem na makulaturkę:) Bez żadnych spisów, wpisów itp

[albinka]

Moze masz zgode generalna, wtedy nie piszesz wnioskow o zgode na brakowanie, spisow, protokolu.... mozna i tak. Albo masz zapis w JRZWA, ze Bc po roczku idzie na przemial. U mnie nie ma tak latwo, niestety, stad moje watpliwosci
A.

[EwelinaP]

Ja te spisy robię głównie po to, żeby mi nikt nie zarzucił, że zniszczono coś, czego się nie powinno zniszczyć... Pewnie, że to niepotrzebne może, ale spokój sumienia - bezcenny 

[Ewa33]

Bez względu na to, czy przepisy są życiowe czy nie - dokumentacja, która nie jest dokumentacją elektroniczną, jeżeli jest zakwalifikowana do kategorii Bc może być zniszczona wyłącznie za zgodą właściwego miejscowo archiwum państwowego (por. rozporządzenie MK z 16 września 2002 r.). Dokumentacja kategorii Bc jest bowiem dokumentacją niearchiwalną, a tę można zniszczyć tylko za zgodą AP.
Zresztą nie chcę aż tak prowokować dyskusji, ale ciekawi mnie jaką dokumentację kwalifikujecie do kategorii Bc?

[stany]

   Witam.
Rozp. M.K. z 16.09.02r.-Dz.U.z 9.10.02r.  - ust. 2  załącznika  nr.1  brzmi  ,, symbolem Bc oznacza się dokumentację mającą  krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która  po pełnym  jej wykorzystaniu  jest przekazywana na  makulaturę".
   A więc nie sporządza się spisów,nie prosi się o zgodę AP,tylko pod nadzorem Archiwisty Zakładowego przekazuje się na makulaturę -oczywiście po wykorzystaniu ,czyli po roku, dwóch latach albo dłużej w zależności od potrzeb komórki organizacyjnej.

                                                                                                                    Pozdrawiam.

[nikodem.b]

Może i "durne" prawo, ale jednak prawo... 
Rację ma oczywiście Ewa33, a nie stany!

ust. 2  załącznika  nr.1  brzmi  ,, symbolem Bc oznacza się dokumentację mającą  krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która  po pełnym  jej wykorzystaniu  jest przekazywana na  makulaturę"

Czy z tego zapisu (właściwie: ust. 2 pkt 2 załącznika nr 1) ma wynikać, że:

nie prosi się o zgodę AP,tylko pod nadzorem Archiwisty Zakładowego przekazuje się na makulaturę

Skoro dokumentację oznaczoną symbolem "Bc" zalicza się do dokumentacji niearchiwalnej (a to właśnie stwierdza ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia MK z 16 września 2002 r.), zatem, zgodnie z przepisem paragrafu 4 ust. 3 ww. rozporządzenia brakowanie tej dokumentacji następuje na podstawie zgody.
cbdu 

[stany]

           ze strony AP w Krakowie

                                PRZYKŁADY KWALIFIKACJI DOKUMENTACJI

                       Sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji:

Symbolem "kat. A" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

Symbolem "kat. B" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B2, B3, B5, B10, B20, B25, B50) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem B5 i dotyczące spraw załatwionych w 1999 r. należy przechowywać do 1 stycznia 2005 r.). Po ustalonym okresie przechowywania akt i po uznaniu ich za nieprzydatne przez daną jednostkę organizacyjną akta te mogą być przekazane na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego.
symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5, BE10, BE50, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres przechowywania liczy się tak jak w punkcie a). Ekspertyzę przeprowadza na wniosek danej jednostki organizacyjnej właściwe miejscowo archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

   -  symbolem Bc    oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych, posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Akta te mogą być przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu. Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z tym archiwum i w trybie określonym w punkcie a.

      - kat. Bc -

korespondencja operatywna związana z obsługą organizacyjno-techniczną organów kolegialnych (np. rezerwacje,   :)zamówienia, itp.),
terminarze, dowody doręczeń, dowody opłat pocztowych,
dokumentacja manipulacyjna związana z obsługą delegacji zagranicznych,
dokumentacja manipulacyjna dotycząca obsługi administracyjnej kursów szkoleniowych,
dowody obecności w pracy (listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe, itp.),
ewidencja delegacji służbowych.
                                                                                               
                                                                                                Pozdrawiam

[marcia]

U mnie nadzór archiwum czy jak kto woli, porozumienie z archiwum zakładowym polega na tym, że np. ktoś pokazuje mi zamówienia na herbatę sprzed dwóch lat (czy jakiekolwiek inne manipulacyjne papiery), ja mu mówię :"makulaturka" i tyle żadnych spisów, zgody, tylko pakowanko i do wywozu

[nikodem.b]

Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z tym archiwum i w trybie określonym w punkcie a.

...otóż archiwistom z Krakowa przydarzyła się mała fuszerka, bo zamiast napisać: "w punkcie 1" napisali: "w punkcie a", a skoro tak, to:

akta te mogą być przekazane na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego

cbdu 

[nikodem.b]

ktoś pokazuje mi zamówienia na herbatę sprzed dwóch lat (czy jakiekolwiek inne manipulacyjne papiery), ja mu mówię :"makulaturka" i tyle  żadnych spisów, zgody, tylko pakowanko i do wywozu

Z doświadczenia wiem, że niektórzy skłonni są uznać jako "inne manipulacyjne papiery" np. nieaktualne wewnętrzne zarządzenia...albo w ogóle cokolwiek, co nie pozwala im zamknąć szafy lub szuflady od biurka

[smoli]

Proponuję przy sporządzaniu spisu zdawczo-odbiorczego kat. B dopisać jako ostatnie pozycje akta kat. Bc, później, żeby nie tworzyć w nieskończoność spisów zd-odb przyjąć zasadę, że akta z komórki X w ciągu jednego roku kalendarzowego posiadają jeden spis zd-odb, z kolejnymi pozycjami (dotyczy to dużych instytucji), po zarejestrowaniu od razu na spis dokumentacji niearchiwalnej przygotowanej do brakowania, mamy zrobione 2 sprawy za jednym zamachem , nie muszę chyba dodawać że najlepiej jak taki spis jest sporządzony od razu w formie elektronicznej. Myślę, że największym problemem jest to, że referenci są "uczuleni" na sporządzanie spisu, nie mówiąc już o  tym aby był spójny z RWA . Pozdrawiam

[stany]

       Witam

  W spisach z-o wpisujemy teczki chronologicznie wg. JRWA, a nie wybiórczo.
W końcu po co utrudniać sobie pracę skoro Bc nie musimy przekazywać do AZ.
                                                                                     

                                                               Pozdrawiam