ze strony AP w Krakowie
PRZYKŁADY KWALIFIKACJI DOKUMENTACJI
Sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji:
Symbolem "kat. A" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.
Symbolem "kat. B" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B2, B3, B5, B10, B20, B25, B50) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem B5 i dotyczące spraw załatwionych w 1999 r. należy przechowywać do 1 stycznia 2005 r.). Po ustalonym okresie przechowywania akt i po uznaniu ich za nieprzydatne przez daną jednostkę organizacyjną akta te mogą być przekazane na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego.
symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5, BE10, BE50, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres przechowywania liczy się tak jak w punkcie a). Ekspertyzę przeprowadza na wniosek danej jednostki organizacyjnej właściwe miejscowo archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
- symbolem Bc oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych, posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Akta te mogą być przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu. Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z tym archiwum i w trybie określonym w punkcie a.
- kat. Bc -
korespondencja operatywna związana z obsługą organizacyjno-techniczną organów kolegialnych (np. rezerwacje, :)zamówienia, itp.),
terminarze, dowody doręczeń, dowody opłat pocztowych,
dokumentacja manipulacyjna związana z obsługą delegacji zagranicznych,
dokumentacja manipulacyjna dotycząca obsługi administracyjnej kursów szkoleniowych,
dowody obecności w pracy (listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe, itp.),
ewidencja delegacji służbowych.
Pozdrawiam