Autor Wątek: Brakowanie akt bez spisów - czy wystarczą tylko spisy do brakowania?  (Przeczytany 9273 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline MartaW

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Witam mam pytanie właśnie przejęłam obowiązki archiwisty. W naszej składnicy akt nikt od 10 lat nic nie robił, dokumenty były składowane ot tak, teraz mam to uporządkować ale są takie teczki które można już zniszczyć, Jak to zrobić, żeby nie trzeba było przeprowadzać fikcyjnej procedury zdawczo odbiorczej. Proszę o pomoc.
« Ostatnia zmiana: Marzec 07, 2010, wysłana przez Jarek »

Offline betinka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 90
Odp: Składnica akt
« Odpowiedź #1 dnia: Marzec 02, 2010, »
na spisie dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie do brakowania w kol. 2 napisać "spis na natury"

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1569
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Składnica akt
« Odpowiedź #2 dnia: Marzec 02, 2010, »
W zasadzie każdy spis makulatury jest spisem z natury  :) Moim zdaniem trzeba spisać całość dokumentacji na spisach zdawczo-odbiorczych i zarejestrować te spisy w wykazie spisów (jako spisy sporządzone z natury akt znajdujących się w archiwum, niepotrzebne jest fikcyjne przekzaywanie) i dopiero w drugiej kolejności sporządzić spisy akt do brakowania. Dlaczego tak? Bo powinnaś mieć w ogólnej ewidencji zasobu informację że takie akta były kiedyś na stanie archiwum. Więcej pracy ale też większy porządek.
pozdrawiam
« Ostatnia zmiana: Marzec 02, 2010, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline betinka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 90
Odp: Składnica akt
« Odpowiedź #3 dnia: Marzec 02, 2010, »
Cytuj
ale są takie teczki które można już zniszczyć
I tylko do tych zrobić brakowanie z wpisem 'spis z natury" bo to tez będzie ewidencja. Ja ostatnio tak robiłam i dostałam zgodę z ap. A pozostałe jeżeli nie upłynął ich czas przechowywania to tak jak mówi Jarek zrobić spisy zdawczo-odbiorcze z adnotacją na dole spis wykonano z natury data  imię i nazwisko stanowisko osoby która to spisała no i oczywiście podpis. Ale to wszystko  i tak musisz skonsultować AP. Bo i Jarka wersja jest dobra i moja a i tak decyzja należy do ap. I jeszcze jedno takie czynności wykonuje osoba po  kursie archiwalno - kancelaryjnym I stopnia.

Offline Stary fartuch

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 50
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Składnica akt
« Odpowiedź #4 dnia: Marzec 02, 2010, »
Skoro koleżanka przejęła "składnicę akt" to znaczy, że jest to jednostka organizacyjna nie wytwarzająca dokumentacji kategorii A i nie podlega nadzorowi AP i o nią ubiegać się nie będzie. Jeżeli by tak było to spis "z natury" jest rozwiązaniem OK. Ja w takich przypadkach w spisie dokumentacji "na makulaturę lub zniszczenie" daję uwagę "dokumentacja uległa przeterminowaniu w komórce organizacyjnej' żeby było wiadomo dlaczego kolumna z nr spisu zdawczo-odbiorczego jest pusta. Serdeczności wiele  :)
Ten wiatrak, ta łąka... -  Polska

Ewa33

  • Gość
Odp: Składnica akt
« Odpowiedź #5 dnia: Marzec 02, 2010, »
Oj Oj Oj Stary fartuchu niedobrze z ta interpretacją prawa. Jeżeli w jednostce jest składnica akt, a ta jednostka jest bądź państwowa bądź samorządowa, to musi mieć zgodę na zniszczenie dokumentacji. Nie będę się wdawać szczegółowo w podawanie podstaw prawnych, ale wystarczy sięgnąć do art. 36 ustawy archiwalnej i rozporządzenia Ministra Kultury z 2002 r. Jeżeli pracujesz w państwowej lub samorządowej jednostce organizacyjnej i brakujesz akta bez zgody archiwum państwowego to łamiesz przepisy prawa, a funkcjonariuszowi publicznemu takich rzeczy robić nie wolno.
Inaczej kwestia wygląda z prywatnymi jednostkami, ale tam nie mam składnic akt (jako pojęcia z ustawy archiwalnej)  ;D
Pozdrawiam serdecznie

Offline Stary fartuch

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 50
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Składnica akt
« Odpowiedź #6 dnia: Marzec 03, 2010, »
No niedobrze - masz rację. Zagalopowałem się. Jak państwowa jednostka organizacyjna nie jest pod nadzorem to najczęściej ma składnicę akt ale o zgodę do AP wystąpić musi. Stary jestem i tyle a poza tym podpadam pod Art 13 UNZA i nie jestem funkcjonariuszem publicznym, co oczywiście nie znaczy że wszystko mi wolno. Bo i u nas zawsze musi być komisyjna ocena dokumentacji przeterminowanej, zatwierdzenie przez przełożonego i akceptacja ze strony archiwum (choć używanie nazwy "archiwum zakładowe" w niepaństwowej j.o. jest trochę "cienkie" bo z UNZA i przepisów wykonawczych wynika dokładnie że  archiwa zakładowe są w p.j.o. pod nadzorem AP.) - czyli w miarę podobne standardy umożliwiające wykazanie się przed organami kontrolnymi z właściwego zarządzania dokumentacją. Mam nadzieję że sie trochę zrehabilitowałem - a jak nie to napisz     ;D - nie potnę się a i do emerytury niedaleko... :D
Ten wiatrak, ta łąka... -  Polska

Ewa33

  • Gość
Pełna rehabilitacja  ;)  Dorzucę tylko że te same zasady co dla państwowych jednostek dotyczą też samorządowych. Poza tym cieszę się że i w sektorze prywatnym jest uregulowane postępowanie z dokumentacją. Warto pamiętać, że w tym zakresie, np. prawidłowości brakowania, można uzyskać opinie w archiwach państwowych.
W kontekście tego co wyżej proponuję jeszcze nie odchodzić na emeryturę  :D Myślę, że jest jeszcze trochę spraw do "uporządkowania"  ;D

Offline ep1963

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 10
Przecież MartaW nie napisała, że jej jednostka organizacyjna jest państwowa bądz samorządowa.
Może ktoś odpowiedziałby jak taka sytuacja jak u Marty ma się w spółce z o.o.
Też chciałabym dobrze prowadzić ewidencje w mojej firmie.

Offline Stary fartuch

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 50
  • Płeć: Mężczyzna
Wg Ustawy o narodowym zasobie...: Art. 13. Sprawy, o których mowa w art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1 oraz w art. 12, w odniesieniu do partii politycznych, organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych oraz innych niepaństwowych jednostek organizacyjnych, a także kościołów i związków wyznaniowych, regulują we własnym zakresie partie polityczne, organizacje i jednostki organizacyjne oraz kościoły i związki wyznaniowe.
Skoro "we własnym zakresie" to z pewnością w oparciu o przepisy ogólne - czyli obowiązuje Cię całe polskie prawo - Ordynacja podatkowa, Ustawa o rachunkowości, Kodeks Spółek, Kodeks Cywilny, Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych - to te najważniejsze (dalej idą przepisy resortowe z zakresu w jakim dziął spółka i przepisy certyfikacyjne jeżeli spółka ma jakiś certyfikat jakościowy jak ISO czy TUV). Dobrze jest mieć w spółce wykaz akt - wydać jako materiał pomocniczy albo i nawet zarządzenie prezesa spółki . Wykaz - za pieniążki - zrobi Ci SAP - choć moim zdaniem godzinka z radcą prawnym spółki i godzina z głównym księgowym (względnie dyrektorem ds jakości - jak firma ma ISO lub TUV) mogą z powodzeniem wystarczyć aby przykroić wykaz z rozporządzenia MKiDN z 2002 r. do zakresu działalności spółki i fertig. Zawsze możesz wystąpić o opinię do Archiwum Państwowego i ono zapewne odpowie Ci jak wyżej (no chyba, że będzie ze strony spółki gotowość do odpłatnej współpracy - ale tu szczegółów nie podam bo to się ciągle zmienia i w każdym mieście jest trochę inaczej). Moc pozdrowień  :)
Ten wiatrak, ta łąka... -  Polska

Offline betinka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 90
MartaW - i jak wybrnęłaś z problemu

Offline MartaW

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Nie wybrnęłam niestety dalej nie wiem co robić ale za to super że tak się "rozwinął wątek" i "stary fartuch" mógł sobie popisać. Będę szukała informacji dalej niezłomnie, może na coś trafię a jak nie to pozostaje mi kontakt z moim AP.

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1569
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Ale co tu jest jeszcze do szukania? Masz dwie możlwości, Betinki i moją, wszystko co masz zrobić to wybrać jedną z nich, jeśli sama nie potrafisz to zdaj się na AP, ot i wszystko.
pozdrawiam

ps. Ifar jest właśnie po to, żebyśmy sobie mogli popisać  ;)
Jarek Orszulak

Offline Barsa

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Nie będę tworzył nowego wątku a podłącze się pod obecny, bo sprawa poniekąd dotyczy opisanych tu czynności. Pracuje w firmie prywatnej, która świadczy usługi dla m. in. Jednostek państwowych w temacie archiwizacji, niszczenia itd. Do tej pory było dla mnie jasnym, że każda jednostka państwowa musi mieć zgodę miejscowego archiwum na niszczenie dokumentacji, do czasu aż kolega z wieloletnim stażem, były kierownikz dużego ap oddał do zniszczenia raz dokumenty szkoły, raz byłej firmy państwowej. Oczywiście on tylko typował te dok., zgodę na brakowanie wydawały osoby z tych jednostek. Obie jednostki nie miały instrukcji, jrwa itd.. On oddając te dok. do zniszczenia wychodzi z założenia, że te jednostki nie są pod nadzorem ap, nie wytwarzają mat. archiwalnych. To mi się jednak kłóci z moja wiedzą, no i ustawa ale w artykule. 5 jest sformułowanie, że nie zawsze zgodą nie jest wymagana, lecz ja myślałem, że tu chodzi bardziej o tzw. archiwa wydzielone. Jak to jest? Bo naprawdę na rynku jest sporo podmiotów państwowych, lub quasi państwowych bez instrukcji, jrwa itd., które same lub za pomocą takich firm jak moja nisza swoje akta.

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 447
Każda państwowa i samorządowa jednostka organizacyjna musi uzyskać zgodę właściwego AP lub organów określonych w art. 19 UNZA (w przypadku archiwów wyodrębnionych) na zniszczenie dokumentacji.
Jedyną dokumentacją na zniszczenie której nie jest wymagana zgoda są tzw. "wtórniki" (drugi i kolejne identyczne egzemplarze dokumentu oraz jego kopie).
Nadzór AP nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej dotyczy wszystkich państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, niezależnie od tego czy zostały one uznane za wytwarzające materiały archiwalne.

To, że dany podmiot nie znalazł się w kręgu zainteresowań AP nie ma tutaj nic do rzeczy. Obowiązek uzyskania zgody na zniszczenie dokumentacji wynika wprost z ustawy.
Archiwa Państwowe mają ograniczone zasoby ludzkie i czasem może minąć kilka, a nawet kilkanaście lat zanim "odezwą się" do danej jednostki.
Osobiście archiwizowałem kiedyś dokumenty w jednostce, która istniała przez kilkadziesiąt lat (najpierw jako państwowa, później samorządowa) nie mając w tym czasie żadnych kontaktów z AP. Do czasu aż archiwum sobie o niej "przypomniało".