Autor Wątek: Ewidencja zasobu archiwum zakładowego - spisy zdawczo-odbiorcze  (Przeczytany 12188 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline saren1985

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Witam ponownie forumowiczów ;D
Sprawdzam aktualnie spisy zdawczo odbiorcze przyjęte przez moją poprzedniczkę. Z tego co udało mi się ustalić były one robione na szybko przed kontrolą z AP w roku 2007 ;D. Są to spisy materiałów archiwalnych. Mają nadane kolejne numery i Pan z kontroli posiada po jednej kopii tych spiów. Teraz mój problem:
1. Spisy nie mają podpisów osób zdających i odbierających tzn. niby imię i nazwisko jest ale napisane na komputerze, brak dat zdania i własnoręcznych podpisów? Czy to jest dopuszczalne?
2.W spisach znajdują się błędy tzn. np. stan  liczby teczek na spisie jest mniejszy niż w faktyczny, daty skrajne są błędne.
Co w takim przypadku powinienem zrobić. Spisać jakiś protokół i wykonać na nowo te spisy?
Zauważyłem również że osoba która sporządzała spisy (referent) swoje błędy zauważyła i sporządziła nowe spisy które odzwierciedlały faktyczny stan akt. I teraz referent ma swoje spisy wykonane prawdłowo lecz bez numeru spisu, a ja mam spisy z numerami ale błędnie wykonane!!! :-X Które posiadają również panowie z Archiwum Państwowego.
Czy może nic nie robić tylko zadzwonić do AP i powiedzieć im o całej sytuacji?
« Ostatnia zmiana: Marzec 07, 2010, wysłana przez Jarek »

Offline edit

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Spisy zdawczo - odbiorcze
« Odpowiedź #1 dnia: Luty 11, 2010, »
Najbezpieczniej będzie skonsultować się w tej sprawie z archiwum państwowym ponieważ są to materiały archiwalne, których 1 egz. powinien być przesłanych do nich a więc musi sie zgadzać stan faktyczny ze spisem, to archiwum państwowe będzie kontrolowało ciebie twoją pracę i to ty oberwiesz po głowie jak coś nie będzie prawidłowo zrobione

Offline saren1985

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Odp: Spisy zdawczo - odbiorcze
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 12, 2010, »
Im bardziej się zagłębiam tym bardziej uświadamiam sobie że już nic mnie nie jest w stanie zadziwić  :o A w tej sprawie  będę musiał się udać do AP.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Sprawa dotyczy spisów z-o, więc pozwoliłem sobie pociagnąć wątek.
Sprawa dotyczy dat skrajnych samych spisów zdawczo-odbiorczych, które bedą przekazywane do archiwum.  Jakie daty należy wpisac w spisach z-o, gdy przekazujemy te spisy, czy datą skrajną będzie data potwierdzenia na spisie przyjęcia akt do az.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Sprawa dotyczy dat skrajnych samych spisów zdawczo-odbiorczych, które bedą przekazywane do archiwum.  Jakie daty należy wpisac w spisach z-o, gdy przekazujemy te spisy, czy datą skrajną będzie data potwierdzenia na spisie przyjęcia akt do az.
Przyznam szczerze, że nie rozumiem. Daty skrajne spisów zdawczo-odbiorczych? a gdzie te daty chciałabyś wpisać?

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Daty skrajne dotyczą dokumentacji ujętej na spisach zd.-odb.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Szycha. Chodzi o taką kwestię, że spisy z-o, spisy akt wybrakowanych oraz akt przekazanych do AP rejestruje się w administracji zgodnie z RWA. U nas 0181 to np. ewidencja zasobu archiwum, czyli spisy z-o. Po pewnym czasie to wszystko administracja przekazuje do az i jakie daty skrajne wpisać dla tej dokumentacji w spisach z-o albo w spisach, gdy ta cała ewidencja będzie przekazywana do AP.

Offline yorik

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 10
Szczerze mówiąc dziwny problem.
1. Jeśli chodzi o daty skrajne to wydaje mi się, że datą (datami) będzie rok sporządzenia spisu lub przejęcia akt (ujętych na spisie) na stan archiwum (tj. data naniesiona na spis przez archiwistę). Spis zdawczo-odbiorczy sam w sobie jest też dokumentem i stosuje się do niego takie same zasady jak w przypadku innych dokumentów. W tym przypadku nie powinna nas interesować zawartość informacyjna spisu czyli z jakich okresów są na nim zewidencjonowane akta.
2. Dziwi mnie trochę ujęcie w ramach jednego hasła sprawy brakowania i ewidencji archiwum. Wydaje mi się, że w takim przypadku powinno się te sprawy (brakowania) wydzielać w osobne grupy spraw (podteczki).
3. Totalnie nie rozumiem po co komórka organizacyjna chce przekazywać swoją ewidencję akt przekazywanych do archiwum (bo chyba o to właśnie chodzi?). A jeśli będą chcieli korzystać z tych akt to w jaki sposób określą sygnaturę albo sprawdzą, czy określone akta były przekazywane? W zasadzie teczki z taką ewidencją powinny być traktowane jako dokumentacja czynna przez cały okres istnienia instytucji.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Yorik Podałem tu przykładowo klase 0181 dla ewidencji zasobu archiwum, spisy akt wybrakowanych i przekazanych do AP mają osobne symbole 0182 i 0183.
Odnośnie pkt 3 to każda komórka posiada swój egzemplarz spisu. Chodzi o kolejne egzemplarze spisów z-o z poszczególnych komórek organizacyjnych, które sa przechowywane w administracji. Trzeba to uporzadkować i przekazać do AZ. Chociażby spisy akt wybrakowanych. 

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odnośnie pkt 3 to każda komórka posiada swój egzemplarz spisu. Chodzi o kolejne egzemplarze spisów z-o z poszczególnych komórek organizacyjnych, które sa przechowywane w administracji. Trzeba to uporzadkować i przekazać do AZ. Chociażby spisy akt wybrakowanych. 

ktoś poza komórką zdającą i archiwum ma jeszcze spisy z-o?? Ty powinieneś mieć 2 spisy kat. B i 3 kat. A u siebie a po jednym egzempl. komórka zdająca. Jak to możliwe, że jeszcze w tej całej administracji są spisy?
no i skąd spis akt wybrakowanych w wydziale? dokumentacja z brakowania powinna być w az

no i jeszcze jedno, ewidencji archiwum nie zdajemy do AP, no chyba, że jednostka przestanie istnieć:P

a tak na marginesie, u mnie wydziały potrafią też zdać spisy z-o. Wpinali je do teczki 0114 - sprawy organizacyjne, no i będę musiał im je zwrócić bo niszcze już te teczki;)

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Ewidencja zasobu archiwum zakładowego - spisy zdawczo-odbiorcze
« Odpowiedź #10 dnia: Listopad 06, 2012, »
No własnie Szycha. Chodzi o egzemplarze pozostajace w archiwum. Archiwum podlega Oddziałowi Administracyjnemu. Taka wątpliwość mnie teraz naszła, co z tymi egzemplarzami zrobić, bo póki co to leżą w pomieszczeniu biurowym archiwum. Chyba kiedyś powinny trafić do magazynu?

Offline yorik

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 10
Odp: Ewidencja zasobu archiwum zakładowego - spisy zdawczo-odbiorcze
« Odpowiedź #11 dnia: Listopad 06, 2012, »
Szanowny Kolego. Zakładam, że Twoją ewidencję AZ stanowi zbiór spisów ponumerowanych od 1 aż do ostatnio przejmowanego spisu. Zbiór ten jest CZYNNY przez cały okres funkcjonowania AZ a więc przez okres działalności jednostki i jako taki nie podlega przekazaniu do AZ. Dotyczy to również tych spisów, na których jest zewidencjonowana dokumentacja która fizycznie nie istnieje bo została wybrakowana. Innymi słowy - nawet jeśli dokumentacja ze spisu nr 14 została w całości wybrakowana, to spis ten pozostaje tam gdzie był, tj. między spisem 13 i 15, ze stosownymi uwagami dotyczącymi faktu zniszczenia dokumentacji. Nie wyciągasz tego spisu z kompletnego zbioru, tylko pozostawiasz go tam gdzie był.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Ewidencja zasobu archiwum zakładowego - spisy zdawczo-odbiorcze
« Odpowiedź #12 dnia: Listopad 06, 2012, »
Wszystko jasne. Biorę się za porządkowanie ewidencji zasobu. :)

Offline Pawel23

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 8
Zabrałem się za porządkowanie dokumentacji składnicy akt nie będącej pod nadzorem AP. po konsultacji z AP spisałem dokumentację przeznaczona do brakowania, ze względu na brak instrukcji kan. i wykazu akt (jest w trakcie tworzenia) doszliśmy do porozumienia że dokonam kwalifikacji dokumentów w oparciu o JRWA dla gmin. Spis zd-odb zrobiłem, a następnie w oparciu o ten spis zrobiłem spis do brakowania. AP wyraziło zgodę na kasację do całej dokumentacji zawartej w spisie.
I teraz moje pytanie: ten spis zd-odb był pod numerem 1, więc jak będę teraz tworzył spisy dla istniejącej dokumentacji w oparciu o nowy wykaz to mam zacząć numerację spisów zd-odb od jedynki (spis zd-odb nr 1) czy ma to być spis pod nr 2? 

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Kolejny spis, to kolejny nr niezależnie od tego, ile razy zmieniać się będzie wykaz akt.