Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?

[Dzbo]

Czy przy weryfikacji Rzeczowego Wykazu Akt,można pominąć jakąkolwiek klasę z wykazu typowego? Czy klasy 0-374 i przypisane do nich hasła są nietykalne? Czy tworząc Wykaz Akt dostosowany do profilu działalności firmy produkcyjnej i rozbudowując go o dodatkowe klasy, można przeskoczyć z klasy np. 039 do klasy 050 pomijając klasę 04, czy musi być zachowana ciągłość numeryczna symboli klasyfikacji?
Czy hasła klasyfikacyjne ujęte w "firmowym" Wykazie Akt, mogą mieć inny symbol klasyfikacji niż w Wykazie Typowym np.Kontrole pod 08 , a nie pod 09?
Czy różnego typu umowy mogą mieć różny okres archiwizacji?
Czy można połączyć dwie klasy ze sobą np. 320 i 340?
Co do kategorii archiwalnej, to okres przechowywania można wydłużyć, ale nie może być krótszy niż ten z ustawy.
Będę wdzięczna za podjęcie tematu.

Pozdrawiam
Dzbo.

[Dzbo]

Bardzo proszę o pomoc w zamieszczonym temacie.

[Jarek]

Musi być zachowana ciągłość numeryczna, po 039 musi być 04.

[Dzbo]

Jarku, Tobie dziękuję za już,a pozostałych forumowiczów proszę o jeszcze. Pozdrawiam.

[betinka]

Jarek ma rację.

[albinka]

Witam, tez nosze sie z zamiarem korekty wykazu akt. Mysle, ze glowne klasy rzedu pierwszego musza byc zachowane (dla porzadku), ale pozostale juz nie, poniewaz wykaz ma byc uzyteczny, tj. zawierac klasy dla tych dokumentow, ktore znajduja sie  w danej jednostce. Nie ma sensu tworzyc klas tylko dla zasady, bo we wzorcowym wykazie sa. Ja musze np. rozszerzyc standardowy wykaz, bo pojawiaja sie dokumenty nie objete wykazem ministerialnym i na odwrot - musze "powyrzucac" te klasy, ktore sa bezuzyteczne. A tak naprawde wszystko zalezy od AP, ktore akceptyje nowe suguestie.
pozdrawiam
A.

[saren1985]

Ja rozbudowuję JRWA dla organów powiatu. Wysłałem do kierowników wszystkich wydziałów starostwa pisma czy nie potrzebują dodać nowe pozycje klasyfikacyjne (symbole i hasła) bądź dostosować już istniejące. Zaznaczyłem tylko że dotyczy to klasy III i IV rzędu. Już otrzymałem propozycje na piśmie od kierowników , teraz zweryfikuję z JRWA i kierownik urzędu wyda Zarządzenie dotyczące rozbudowania JRWA dla organów powiatu w naszym urzędzie. Pozwala na to instrukcja kancelaryjna par. 13 ust. 7 a także par 15. Z tym że w tym ostatnim mowa o klasach I i II rzędu które należy przed wprowadzeniem w życie skonsultować z AP. Nasza ingerencja w JRWA będzie tylko na poziomie III i IV klasy więc wprowadzamy to tylko Zarządzeniem bez uzgodnienia z AP. Ale dokumenty i tak będę posiadał ponieważ będą one w teczce 0811 - Rzeczowy Wykaz Akt o kat. A więc mysle że wszystko jest legalnie. A co do zmian pozycji istniejących w inne to uważam że jeśli dot. III i IV rzędu to można je zmieniać jeżeli nie są używane przez urząd. Przecież jeśli je zmienię zarządzeniem to dokumentację na to posiadam i RWA zmieniony przekażę do AP po 25 latach jako materiały archiwalne.
Jesli źle myślę to wyprowadźcie mnie z błędu

[Jarek]

Nie powinieneś tak robić. Nie jest to do końca jasno napisane w instrukcji kanc. ale kierownik jednostki może rozbudować jrwa tylko w ramach istniejących symboli tj. stworzyć symbole pięciocyfrowe z zachowaniem kategorii archiwalnej symbolu czterocyfrowego. Zapis o dodawaniu i przekształcaniu symboli w klasach 1 i 2 rzędu nie oznacza możliwości swobodnego dodawania symboli i haseł 3 i 4 rzędu.
Uzgadnianie z ap jest dużo rozsądniejsze także z czysto praktycznego punktu widzenia, bo zwykle wydziały próbują forsować bardzo radosną twórczość w proponowaniu zmian w jrwa.
pozdrawiam

[saren1985]

Piszesz że nie powinienem tego robić ale skoro do klasy IV rzędu dodajesz klasy V rzędu i zachowujesz kategorię archiwalną z klasy rozbudowywanej, to możesz podobnie postąpić z klasą III rzędu i dodać nową pierwszą wolną klasę IV rzędu.
Cyt. z instrukcji kancelaryjnej:
par 14, ust2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:
1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowywanej
par 7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej
i dodatkowo:
par 15. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.
Dla mnie jasno napisane jest, że tak wolno uczynić. Chyba że nie potrafię interpretować przepisów, co może być prawdopodobne bo nie studiowałem prawa
W JRWA dla organów powiatu jest sporo niedokończonych klas czwartego rzędu czyli mam wolne miejsca w tej klasie więc jeżeli jest taka potrzeba to  chce to wykorzystać. Jeżeli klasa czwartego rzędu jest zajęta to tworzę klasę V rzędu.
A co do zmian niektórych haseł to uważam że są takie sytuacje kiedy powinno być  przynajmniej wolno tak uczynić .
Podam przykład.
309 - Fundusze pomocowe EWG, dofinansowanie zagraniczne i inne dochody
3090 - Fundusze pomocowe EWG, dofinansowanie zagraniczne
3091 Inne dochody

EWG czyli Europejska Wspólnota Gospodarcza jak może niektórym wiadomo przekształciła się w roku 1993 we wspólnotę europejską czyli Unię europejską więc czmu chociażby nie zmienić tego zapisu oczywiście zachowując kategorię archiwalną.
Chcemy zrobić tak
3090- Fundusz pomocowe wnioski o płatność
3091 - Umowy związane z realizacją projektów współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej
Po takiej zmianie te symbole możemy wykorzystać a tak to są one  tylko w wykazie i tylko tam.
Inna sprawa to np działalność Powiatowego Rzecznika Spraw Konsumencich który nie może odnaleźć w wykazie pozycji potrzebnych do oznaczania spraw.
Jest tak
05- obsługa prawna, skargi i wnioski
055 -skargi i wnioski
i na tym się kończy klasa III rzędu więc
dodajemy my
056 - sprawy konsumenckie
0560 -występowanie do przedsiębiorców w  sprawach konsumenckich
0561ewidencje spraw konsumenckich
wszystko kategoria B 10.
To nie jest jeszcze zatwierdzone piszę na forum bo chciałbym to z wami przeanalizować nie chodzi mi o wymądrzanie się ale również jeżeli ktoś twierdzi inaczej to niech podaje  konkretne argumenty. Ja tak to widze w świetle przepisów, ale mogę się mylić

[Jarek]

skoro do klasy IV rzędu dodajesz klasy V rzędu i zachowujesz kategorię archiwalną z klasy rozbudowywanej, to możesz podobnie postąpić z klasą III rzędu i dodać nową pierwszą wolną klasę IV rzędu

Otóż nie - większość klas trzeciego rzędu nie jest klasami końcowymi i nie ma przypisanej kategorii archiwalnej. Samodzielnie można rozbudować tylko te klasy końcowe, które mają przypisaną już kategorię archiwalną - tylko tak można zachować istniejącą kategorię archiwalną (par. 13 ust.7).

Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.

Tu jest ta niejasność, ale jest jednak "przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego i drugiego rzędu" - a nie "przekształceniu lub dodaniu klas pierwszego i drugiego rzędu". W klasach pierwszego i drugiego rzędu mieszczą się symbole i hasła trzeciego i czwartego rzędu, które mogą być zmieniane tylko w porozumieniu z ap, tak to moim zdaniem należy rozumieć. I inaczej nie miałoby to żadnego sensu, bo pozwalałoby mi dowolnie przenicować praktycznie cały wykaz.
pozdrawiam

[saren1985]

Oczywiście masz rację w tym co napisałeś, aczkolwiek jeśli chodzi o klasę I i II rzędu to ja od początku zaznaczałem że tych klas nie tykam ponieważ "Trzeba te zmiany uzgadniać z Archiwum Państwowym" i nie mam zamiaru w tej sprawie polemizować
Co do klas III rzędu - masz rację większość symboli nie posiada kategorii archiwalnej, co nie oznacza że wszystkie.
Przykład:
75 - GEOLOGIA- BRAK KAT.
750- przepisy prawne dot geologi - kat. B10
751-Geologia surowcowa - BE10
752-Hydrogeologia - BE10
753-Geologia inżynierska - BE10
Już na dzień dobry nasuwa się dlaczego geologia surowcowa i inżynierska nie są po sobie a dopiero potem hydrogeologia.
U mnie chcieliby ogólnie geologie bez podziału na inżynierską i surowcową więc czy według ciebie mogę utworzyć 754 geologia o kat BE10 czy też nie bo klasa II rzędu tego nie określa? Czy lepiej zamienić 751 na geologię o takiej samej kategorii bo tak nie wiedzą który symbol mają używać.
hydrogeologię chcą mieć także rozbitą dalej to mogąna klasy 7520 i 7521 o kat BE10 czy nie bo tak sie nie powinno robić?
Ja uważam że to nie będzie niezgodne z prawem

[saren1985]

Tu jest ta niejasność, ale jest jednak "przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego i drugiego rzędu" - a nie "przekształceniu lub dodaniu klas pierwszego i drugiego rzędu". W klasach pierwszego i drugiego rzędu mieszczą się symbole i hasła trzeciego i czwartego rzędu, które mogą być zmieniane tylko w porozumieniu z ap, tak to moim zdaniem należy rozumieć. I inaczej nie miałoby to żadnego sensu, bo pozwalałoby mi dowolnie przenicować praktycznie cały wykaz.
pozdrawiam

Jeżeli takim tokiem rozumowania będziemy podążać to okaże się że dodanie klasy piątego rzędu będzie ingerencją w klasę IV rzędu czyli także w klasę I rzędu i to też trzeba będzie konsultować z AP.
Gdyby tak było to w instrukcji napisane powinno być.
"Rozbudowa JRWA polegać może tylko na dodaniu klasy V i dalszych rzędów" a jednak czegoś takiego nie umieszczono!

[Ewa33]

Przede wszystkim trzeba wrócić do źródeł. Wykaz akt uzgadnia się z archiwum państwowym po to by ustalić między innymi prawidłowość kwalifikacji dokumentacji. Dlatego też w instrukcji kancelaryjnej upoważnia się kierowników poszczególnych podmiotów do dokonywania samodzielnych zmian tylko w tych klasach, dla których ustalono i uzgodniono kwalifikację (tzw. klas końcowych). Dodanie nowych klas, które nie powstają z rozbudowy klas końcowych rzutuje na konieczność ustalenia kwalifikacji, bo po prostu nie ma skąd jej pobrać automatycznie. Z tego względu takie klasy powodują modyfikację (przekształcenie) klas wyższego rzędu, więc wymaga to uzgodnień. Przychylam się więc do stanowiska Jarka. Poza tym wykaz akt jest podstawą także brakowania dokumentacji. Jeżeli dana jednostka samodzielnie dorzuca sobie klasy, bez uzgodnienia kwalifikacji wcześniej z archiwum państwowym, bo nie jest to rozbudowa klas końcowych, to będzie mnóstwo problemów przy brakowaniu.
A propos klasy końcowe mogą być różnego rzędu, więc jeżeli w wykazie dana grupa rzeczowa zakończyła się na drugim czy trzecim rzędzie to jest klasą końcową 

[Jarek]

jeśli chodzi o klasę I i II rzędu to ja od początku zaznaczałem że tych klas nie tykam ponieważ "Trzeba te zmiany uzgadniać z Archiwum Państwowym" i nie mam zamiaru w tej sprawie polemizować Duży uśmiech

Ale też nikt nie posądzał Cię o gmeranie przy klasach I i II rzędu - w instrukcji nie ma w ogóle mowy o przekształcaniu tych klas, a tylko o przekształcaniu i dodawaniu symboli i haseł w nich się mieszczących, czyli klas III i IV rzędu. Zmiana klas I i II rzędu oznaczałaby konieczność wprowadzenia nowego wykazu.

Jeżeli takim tokiem rozumowania będziemy podążać to okaże się że dodanie klasy piątego rzędu będzie ingerencją w klasę IV rzędu czyli także w klasę I rzędu i to też trzeba będzie konsultować z AP.
Gdyby tak było to w instrukcji napisane powinno być.
"Rozbudowa JRWA polegać może tylko na dodaniu klasy V i dalszych rzędów" a jednak czegoś takiego nie umieszczono!

Dodanie klas V rzędu nie będzie żadną ingerencją, bo w tym akurat przypadku instrukcja wyraźnie mówi, że dzieje się to z zachowaniem istniejącej kategorii archiwalnej klasy czterocyfrowej (lub końcowej trzycyfrowej, wtedy dodajemy klasy czterocyfrowe). To trochę jak utworzenie podteczki, ale chyba bardziej przejrzyste.
To w jaki sposób napisane są instrukcje kancelaryjne dla administracji to inna rzecz - to tak naprawdę przeróbki instrukcji obowiązujących w latach 80. a nawet jeszcze 70. - tyle że przeróbki niezbyt udane, bo zatracono w ich wyniku pierwotny sens niektórych zapisów. Trzymaj się tego co napisała Ewa - a wierz mi, ona się naprawdę na tym zna   - w instrukcji kancelaryjnej upoważnia się kierowników poszczególnych podmiotów do rozbudowy w głąb tylko tych klas, które już mają kategorię archiwalną.

Już na dzień dobry nasuwa się dlaczego geologia surowcowa i inżynierska nie są po sobie a dopiero potem hydrogeologia.
U mnie chcieliby ogólnie geologie bez podziału na inżynierską i surowcową więc czy według ciebie mogę utworzyć 754 geologia o kat BE10 czy też nie bo klasa II rzędu tego nie określa? Czy lepiej zamienić 751 na geologię o takiej samej kategorii bo tak nie wiedzą który symbol mają używać.

Nie bardzo rozumiem czemu Ci przeszkadza hydrogeologia - tu kolejność nie ma większego znaczenia.
Nie możesz utworzyć samodzielnie klasy 754 przede wszystkim właśnie dlatego, że klasa 75 nie ma określonej kategorii archiwalnej. I nie obraź się - ale utworzenie klasy 754 "Geologia" (mieszczącej się w klasie 75 która też nazywa się "Geologia"   ) , łączącej w sobie geologię inżynierską i surowcową, a jednak z zachowaniem klas 751 "Geologia surowcowa" i 753 "Geologia inżynierska",  jest kompletnie bez sensu. Zamiana treści klasy 751 na "Geologia" dałaby Ci podobny bałagan.

hydrogeologię chcą mieć także rozbitą dalej to mogąna klasy 7520 i 7521 o kat BE10 czy nie bo tak sie nie powinno robić?

To jedno właśnie możecie zrobić sami - czyli rozbudować końcową (posiadającą kategorię archiwalną) klasę III rzędu do klas IV rzędu, z zachowaniem kategorii archiwalnej klasy trzycyfrowej. Tu trzeba tylko potem pamiętać, że sprawy można rejestrować tylko w teczkach założonych dla tych symboli czterocyfrowych.
pozdrawiam

[Anna-archiwista]

Witam, mam taki problem, zlecono mi aktualizację i weryfikację JRWA, proszę o pomoc... co mogę zmienić a czego nie mogę ruszyć? czy są jakieś wytyczne odnośnie modyfikacji JRWA?