Kategoria archiwalna - od czego liczyć okres przechowywania?

[saren1985]

Witam ponownie
Ostatnio wczytywałem się w Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych"
 Załącznik nr 1 do rozporządzenia ust.2 pkt 1
"symbolem B z dodaniemcyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązkowego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych".
Pytanie moję dotyczy tekstu czerwonego
Może jestem prosty chłop i nie dociera do mnie, a ktoś z was mnie uświadomi. Od jakiego momentu mam liczyć okres przechowywania? Czy od momentu jej wytworzenia czy od momentu utraty przez dokumentację praktycznego znaczenia?
Jakiś przykład by się zdał
Przyjmijmy:
Jestem referentem i zakładam w roku 2008 teczkę 0178 - współdziałanie z innymi instytucjami... mam w niej 15 spraw wszystkie Ostatecznie zakończone. Ostatnia sprawa zakończona 15 grudnia 2008. Jest rok 2010 ja jako referent przekazuję archiwiście zakładowemu teczkę ze wspomnianego roku 2008. Archiwista odkłada na półkę i teraz jak długo czyli do którego roku ma ta teczka leżeć w archiwum (czyt. kiedy mogę wnioskować do AP o jej wybrakowanie) Czy po prostu liczę czas przechowywania w archiwum zakładowym od dnia 1 stycznia 2009 i wnoszę o wybrakowanie w roku 2014? czyli biorę datę wytworzenia?  I o co chodzi z tąutratą praktycznego znaczenia?
Proszę o jasne odpowiedzi

[marcia]

Jeśli teczka jest z 2008 r., to okres przechowywania liczysz od 2009 r. (to będzie pierwszy rok z liczby wszystkich lat określonych dla danego hasła w JRZWA). Nie jest w tym momencie ważne, kiedy akta są zdawane do archiwum.

[saren1985]

No dobrze też tak do tej pory to rozumiałem, ale o co chodzi z tą utratą praktycznego znaczenia?

[marcia]

Wydaje mi się, że chodzi o to, że dokumentacja ma praktyczne znaczenie, kiedy sprawy nie są ostatecznie załatwione. No bo w takiej sytuacji jeszcze do nich zaglądamy, napływają jakieś papiery itp. Gdy ją ostatecznie załatwimy, to już raczej do niej nie zaglądamy, czyli uznajemy za załatwioną. Tak rozumuję, ale może się mylę, a jeśli tak, to mam nadzieję, że ktoś to jeszcze wyjaśni dokładniej

[Monika Andrasz-Mrożek]

Witam,
aby móc zniszczyć dokumentację muszą zostać spełnione dwa warunki:
1. musi upłynąć okres przechowywania, który liczymy w pełnych latach kalendarzowych od wytworzenia dokumentacji
oraz
2. dokumentacja ta nie będzie już potrzebna do bieżącej działalności firmy lub w celach kontrolnych.
Może się przecież okazać, że pomimo upływu terminu przechowywania dokumentacja jest nadal wykorzystywana. Sprawy mogą być już zamknięte, ale np.  korzysta się z informacji w nich zawartych.

Pozdrawiam

[saren1985]

Dobrze, teraz już mi się wszystko wyjaśniło dzięki bardzo za posty. Pozdrawiam