Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna

Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych

(1/9) > >>

Hanna Staszewska:
Ukazało się Zarządzenie Nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia wytycznych dotyczących zasad postępowania z zespołami rozbitymi, przechowywanymi w archiwach państwowych. 
Niestety, mam takie wrażenie, że nie jest to cały tekst, tylko urwany w połowie...

Ale po kolei:
1.Pojawiła się definicja nowego rodzaju zespołu archiwalnego, nieobecna dotąd w przepisach metodycznych ani w Polskim Słowniku Archiwalnym: zespół rozbity ? (cyt.): Zespół przechowywany i będący w ewidencji dwóch lub więcej archiwów państwowych lub oddziałów zamiejscowych, jest zespole rozbitym, niezależnie od stopnia opracowania każdej z jego części. (§ 2 pkt 2)
Czy pod tę definicję podpada także sytuacja, gdy zespół znajduje się w ewidencji jednego archiwum, ale de fakto występuje w nim pod postacią 2 zespołów: np. w naszym archiwum swego czasu funkcjonował zespół nr 3485 "Księgi metrykalne parafii rzymsko-katolickiej Rzegocin" z lat 1818-1829 oraz zespół nr 3569 "Księgi metrykalne parafii rzymsko-katolickiej Żegocin" z lat 1830-1854 ;D ;D ;D. Oczywiście zespoły te zostały scalone i występują teraz jako jeden.
Ale... Czy przed scaleniem był to zespół rozbity w rozumieniu Wytycznych?

2.Słuszną jest zasada, iż zawiesza się opracowanie zespołów rozbitych do czasu ich scalenia.   

3.Paragraf 4 określa tryb postępowania w przypadku zgodności dyrektorów co do miejsca przechowywania scalonego zespołu. Nie określono jednak sposobu procedowania w sytuacji, gdy dyrektorzy nie dogadują się co do ostatecznego miejsca przechowywania takiego zespołu. To jest chyba najpoważniejszy brak w Wytycznych.

4.Niezbyt szczęśliwym pomysłem wydaje się angażowanie w cały ten proceder komisji metodycznych, gdyż porządkowanie spraw związanych z rozmieszczeniem zasobu jest raczej kwestią organizacyjną, a nie metodyczną.


5.Jako zdecydowanie zły należy ocenić pomysł opiniowania wniosków o scalenie przez Zespół ds. rozmieszczenia zasobu archiwalnego w archiwach państwowych, co z  pewnością znacznie wydłuży całą procedurę (chyba żeby określić termin opiniowania, np. 30 dni).

6.Paragraf 5 punkt 3 stanowi, że scalenie zespołu rozbitego między archiwum a jego oddziałami następuje na podstawie samodzielnej decyzji dyrektora archiwum. Nie wspomniano tu o opiniowaniu przez komisję metodyczną. Dlaczego?     

I generalna uwaga: może scalanie zespołów rozbitych mogłoby dokonywać się przede wszystkim na drodze ?dogadywania się? dyrektorów, a dopiero w przypadkach ewentualnych niezgodności wkraczałby Naczelny Dyrektor i podejmował decyzję. 

PS. Wielka szkoda, że archiwa nie miały okazji zaopiniować projektu Wytycznych.
 

Bolek:
Dla mnie brak jest zapisu odnośnie nadzoru. Co zrobić gdy część zespołu jest przechowywana w archiwum. Potem  nastąpiła zmiana przynależności terytorialnej nadzorowanej jednostki która przekazywała akta, a inne archiwum podczas kontroli nie nakazywało dalszego przekazywania akt. A co gdy podczas kontroli w jednostce pod nadzorem natrafiamy na akta przynależne terytorialnie do innego archiwum. To co mamy je przejmować, zalecać skontaktowanie się z właściwym archiwum czy ignorujemy ten fakt. Może to tutaj nie powinno być akurat w tych wytycznych ale warto o tym pomyśleć.

Hanna Staszewska:
Przeglądam właśnie decyzję nr 11 NDAP z 31 marca 2009 r. w sprawie powołania zespołu ds. rozmieszczenia zasobu i widzę, że jego kadencja minęła w kwietniu br. Czy powołano nowy zespół? Jeśli nie, to procedura scalania jest chyba zawieszona, gdyż konieczna jest do jej przeprowadzenia opinia rzeczonego zespołu.
Ktoś coś wie???

Hanna Staszewska:
Ja wiem :)
Otrzymaliśmy pismo z NDAP informujące, że Naczelny Dyrektor wydał decyzję nr 22 z 19 grudnia 2012 r. w sprawie nowelizacji decyzji nr 11 z 2009 r., w której kadencja zespołu ds. rozmieszczenia zasobu zostaje przedłużona do 2014 r.
Zobaczymy, co będzie dalej...

Marcin Baster:
Omawiane tu wytyczne dotyczą sytuacji gdy zespół jest "rozbity" między archiwa państwowe. Czy znane są wam jakieś przepisy dotyczące sytuacji na linii AP i inna instytucja przechowująca zasób historyczny? Może słyszeliście o przykładach scalenia takich zespołów? Czy AP godzą się wówczas na scalenie jeśli wymaga to "oddania" swojego fragmentu zespołu? Może są jakieś precedensy i w związku z tym procedury?

Nawigacja

[0] Indeks wiadomości

[#] Następna strona