Autor Wątek: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych  (Przeczytany 21635 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1710
Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« dnia: Styczeń 06, 2010, »
Ukazało się Zarządzenie Nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia wytycznych dotyczących zasad postępowania z zespołami rozbitymi, przechowywanymi w archiwach państwowych
Niestety, mam takie wrażenie, że nie jest to cały tekst, tylko urwany w połowie...

Ale po kolei:
1.Pojawiła się definicja nowego rodzaju zespołu archiwalnego, nieobecna dotąd w przepisach metodycznych ani w Polskim Słowniku Archiwalnym: zespół rozbity ? (cyt.): Zespół przechowywany i będący w ewidencji dwóch lub więcej archiwów państwowych lub oddziałów zamiejscowych, jest zespole rozbitym, niezależnie od stopnia opracowania każdej z jego części. (§ 2 pkt 2)
Czy pod tę definicję podpada także sytuacja, gdy zespół znajduje się w ewidencji jednego archiwum, ale de fakto występuje w nim pod postacią 2 zespołów: np. w naszym archiwum swego czasu funkcjonował zespół nr 3485 "Księgi metrykalne parafii rzymsko-katolickiej Rzegocin" z lat 1818-1829 oraz zespół nr 3569 "Księgi metrykalne parafii rzymsko-katolickiej Żegocin" z lat 1830-1854 ;D ;D ;D. Oczywiście zespoły te zostały scalone i występują teraz jako jeden.
Ale... Czy przed scaleniem był to zespół rozbity w rozumieniu Wytycznych?

2.Słuszną jest zasada, iż zawiesza się opracowanie zespołów rozbitych do czasu ich scalenia.   

3.Paragraf 4 określa tryb postępowania w przypadku zgodności dyrektorów co do miejsca przechowywania scalonego zespołu. Nie określono jednak sposobu procedowania w sytuacji, gdy dyrektorzy nie dogadują się co do ostatecznego miejsca przechowywania takiego zespołu. To jest chyba najpoważniejszy brak w Wytycznych.

4.Niezbyt szczęśliwym pomysłem wydaje się angażowanie w cały ten proceder komisji metodycznych, gdyż porządkowanie spraw związanych z rozmieszczeniem zasobu jest raczej kwestią organizacyjną, a nie metodyczną.


5.Jako zdecydowanie zły należy ocenić pomysł opiniowania wniosków o scalenie przez Zespół ds. rozmieszczenia zasobu archiwalnego w archiwach państwowych, co z  pewnością znacznie wydłuży całą procedurę (chyba żeby określić termin opiniowania, np. 30 dni).

6.Paragraf 5 punkt 3 stanowi, że scalenie zespołu rozbitego między archiwum a jego oddziałami następuje na podstawie samodzielnej decyzji dyrektora archiwum. Nie wspomniano tu o opiniowaniu przez komisję metodyczną. Dlaczego?     

I generalna uwaga: może scalanie zespołów rozbitych mogłoby dokonywać się przede wszystkim na drodze ?dogadywania się? dyrektorów, a dopiero w przypadkach ewentualnych niezgodności wkraczałby Naczelny Dyrektor i podejmował decyzję. 

PS. Wielka szkoda, że archiwa nie miały okazji zaopiniować projektu Wytycznych.
 

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 419
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #1 dnia: Styczeń 14, 2010, »
Dla mnie brak jest zapisu odnośnie nadzoru. Co zrobić gdy część zespołu jest przechowywana w archiwum. Potem  nastąpiła zmiana przynależności terytorialnej nadzorowanej jednostki która przekazywała akta, a inne archiwum podczas kontroli nie nakazywało dalszego przekazywania akt. A co gdy podczas kontroli w jednostce pod nadzorem natrafiamy na akta przynależne terytorialnie do innego archiwum. To co mamy je przejmować, zalecać skontaktowanie się z właściwym archiwum czy ignorujemy ten fakt. Może to tutaj nie powinno być akurat w tych wytycznych ale warto o tym pomyśleć.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1710
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #2 dnia: Wrzesień 11, 2012, »
Przeglądam właśnie decyzję nr 11 NDAP z 31 marca 2009 r. w sprawie powołania zespołu ds. rozmieszczenia zasobu i widzę, że jego kadencja minęła w kwietniu br. Czy powołano nowy zespół? Jeśli nie, to procedura scalania jest chyba zawieszona, gdyż konieczna jest do jej przeprowadzenia opinia rzeczonego zespołu.
Ktoś coś wie???

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1710
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #3 dnia: Styczeń 30, 2013, »
Ja wiem :)
Otrzymaliśmy pismo z NDAP informujące, że Naczelny Dyrektor wydał decyzję nr 22 z 19 grudnia 2012 r. w sprawie nowelizacji decyzji nr 11 z 2009 r., w której kadencja zespołu ds. rozmieszczenia zasobu zostaje przedłużona do 2014 r.
Zobaczymy, co będzie dalej...

Offline Marcin Baster

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #4 dnia: Luty 22, 2013, »
Omawiane tu wytyczne dotyczą sytuacji gdy zespół jest "rozbity" między archiwa państwowe. Czy znane są wam jakieś przepisy dotyczące sytuacji na linii AP i inna instytucja przechowująca zasób historyczny? Może słyszeliście o przykładach scalenia takich zespołów? Czy AP godzą się wówczas na scalenie jeśli wymaga to "oddania" swojego fragmentu zespołu? Może są jakieś precedensy i w związku z tym procedury?

Offline Andrzej Choniawko

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 182
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #5 dnia: Luty 23, 2013, »
Proszę do tekstu K. Grześkowiaka wstawić archiwalia i to wystarczy za cały komentarz do tej wałkowanej bez większych efektów od lat sprawy. http://www.youtube.com/watch?v=82HzNBTGxoA   

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1710
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #6 dnia: Luty 25, 2013, »
To prawda, obowiązuje raczej zasada nieoddawania materiałów, nawet w przypadkach ewidentnych, kiedy to jeden zespół jest rozbity między kilka instytucji. W związku z tym procedur też nie ma.
Ale bezsporne jest chyba to, że każdorazowo na takie operacje jest potrzebna zgoda Naczelnego Dyrektora, w przypadku ewentualnego przekazania akt do instytucji spoza sieci archiwów państwowych tym bardziej.

Offline Marcin Baster

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #7 dnia: Luty 25, 2013, »
a biednych studentów nadal uczą o jakiś nadrzędnych zasadach w archiwistyce, o jakiś proweniencjach, przynależnościach zespołowych. Akta z zagranicy czasem udaje się ściągnąć i scalić. Może i w Polsce się to czasem uda...

Offline Anna Sobczak

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 364
    • LinkedIn
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #8 dnia: Luty 27, 2013, »
A czy nie lepiej byłoby to rozwiązać wirtualnie? Można by przecież zdigitalizować materiały i scalić w szukajwarchiwach.pl. To chyba nie ma dużego znaczenia, gdzie będą w rzeczywistości przechowywane skoro można byłoby z nich korzystać online?
Pozdrawiam,
Anna Sobczak

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1710
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #9 dnia: Marzec 01, 2013, »
Oczywiście, że digitalizacja jest doskonałym rozwiązaniem.
Ale...
Pod warunkiem, że informacja o rozproszonych zbiorach będzie zintegrowana w jednym miejscu, lub, tak jak Ania pisze, skany scalone np. na SwA.
Bo jeśli to będzie wyglądać tak jak do tej pory, że skany materiałów archiwalnych rozmaite instytucje "wieszają" gdzie popadnie: archiwa na SwA, ale także na portalach bibliotek cyfrowych, na swoich stronach internetowych i pewnie jeszcze w innych miejscach, inne instytucje tez rozmaicie.

I jak tu przeprowadzać kwerendy w takim chaosie? :( :( :(

Offline Marcin Baster

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #10 dnia: Marzec 01, 2013, »
Tak, pewnym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest "wirtualne" scalenie rozproszonego zespołu ze słusznymi zastrzeżeniami mojej przedmówczyni. Podejrzewam jednak że nie zawsze się to sprawdzi. Dodatkowym problemem takiego scalenia są znaczne czasem różnicy w sposobie i jakości uporządkowania zespołu. Poza tym tempo digitalizacji jest co najmniej niezadowalające. Dlatego według mnie lepiej jednak gdy zespół jest scalony nie tylko wirtualnie.
W konkretnym przypadku, który spowodował że poruszyłem ten wątek, zespół jest rozproszony między min. cztery instytucje w Polsce (w tym dwie spoza sieci archiwów państwowych) i jedną w Niemczech. Jakieś materiały pozostają także w rękach prywatnych. Razem to jakieś 30 mb, jakieś 500 j.a. Obstawiam, że prędzej uda się scalić te akta w tradycyjny sposób niż wszystkie instytucje wrzucą ich skany do jednego systemu dostępnego on-line.

Przy okazji: jeszcze w 1966 r. AP w Krakowie przekazało nam archiwalia z pierwszej poł. XIX w. Z tego co wiem to np. część ksiąg (grodzkich?) lubelskich pojechały w PRL z AGAD do Lublina. Przykładów pewnie znalazłoby się dużo więcej. Scalanie zespołów rozproszonych nie jest zatem niemożliwe i dawniej było praktykowane, trzeba jednak dobrej woli (głównie decydentów) oraz szacunku i zrozumienia dla zasad archiwistyki.
Dodam na koniec, że rozproszenie zespołu pomiędzy różne instytucje stanowi znaczne utrudnienie dla badaczy. Warto więc może czasem spróbować i scalić coś dla nich:)

Offline Anna Sobczak

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 364
    • LinkedIn
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #11 dnia: Marzec 02, 2013, »
Dlatego warto byłoby, aby SwA stało się takim ogólnopolskim portalem archiwalnym dla wszystkich rodzajów archiwów (oczywiście włączyć należy również organizacje polonijne). Nie wszystkie archiwa stać na tworzenie infrastruktury IT na potrzeby własnej organizacji, a tym bardziej, żeby utrzymywać usługi online. Byłoby idealnym rozwiązaniem wykorzystanie potencjału SwA skoro AP współpracują z Archives Portal Europe a ten bezpośrednio z Europeana. Wtedy też realizowalibyśmy zalecenia KE do tworzenia zintegrowanych usług w dostępie do zasobu archiwalnego na poziomie kraju i Europy. Idąc w tym kierunku NDAP i NAC mogłyby odegrać ważną rolę w integrowaniu informacji o zasobie. Szczególnie, że pierwszy podmiot ma to przewidziane w swoich zadaniach.
Pozdrawiam,
Anna Sobczak

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 427
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #12 dnia: Lipiec 06, 2016, »
Minęło kilka lat i właściwie nic się nie zmieniło w kwestii zespołów rozbitych  :(  Wczoraj na facebooku zaistniała ożywiona dyskusja i przyznam, ze zadziwia mnie z jaką stanowczością niektórzy bronią zasady poszanowania historycznie ukształtowanego zasobu
https://www.facebook.com/archiwista24/posts/1348709121903138?comment_id=1348717895235594&reply_comment_id=1348825498558167&notif_t=share_comment&notif_id=1467739001673934

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 419
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #13 dnia: Lipiec 07, 2016, »
U nas ostatnio ruszyli z tematem oddania akt o obcej przynależności terytorialnej i zespołowej (np. z drugiego krańca Polski). Poszło pismo do NDAP. Ciekawe co dostaniemy w odpowiedzi? Przydało by się zielone światło.

Offline AndrzejChoniawko

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 16
Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
« Odpowiedź #14 dnia: Lipiec 07, 2016, »
Wyznawcom zasady poszanowania historycznie ukształtowanego zasobu dedykuję: https://www.youtube.com/watch?v=82HzNBTGxoA. Faktem wszakże jest, że w momencie digitalizacji całego zasobu archiwów państwowych czyli w okolicach lat 70. XXI wieku problem ten straci na aktualności. Dlaczego dopiero za pół wieku? Jeśli dotąd według moich szacunków,  dostępnych jest w internecie nie więcej niż 20-25 % pomocy archiwalnych na poziomie inwentarzy zespołów przechowywanych w archiwach państwowych, a rzecz wije się w tym zakresie od niemal 20 lat, to powyższa prognoza nie wydaje się przesadnie pesymistyczna. Chyba, że nowe prężne kierownictwo CBA (Centralnej Biurokracji Archiwalnej) nada wysiłkom w tym kierunku nadzwyczajne przyśpieszenie. Wtedy obstawiałbym lata 60. tegoż wieku.