Autor Wątek: Arisco - Elektroniczny obieg dokumentów w instytucji z powierzonym zasobem  (Przeczytany 7439 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline smoli

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Czy ma ktoś doświadczenie z zastosowaniem elektronicznego obiegu dokumentacji firmy Arisco? chodzi o obieg dokumentacji bieżącej oraz pozniej archiwalny (czyli program Kancelaria i Archiwum), czy system jaki proponują sprawdza sie w kontekscie wymagan archiwalnych? Pytanie dotyczy osób, którzy rzeczywiście korzystają z tych programów.  za udzielone odpowiedzi, wskazówki dziękuję i pozdrawiam

Offline betinka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 90
testowałam demo. I niestety nie robi tak jak wymaga ap brakowania.

Offline smoli

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
czyli problem z programem archiwum, hmm ja jeszcze nie przygotowywalem brakowania na podstawie ewidencji z programu, na razie tylko testowalem czy prawidlowo wydziela te B, a programu Kancelaria pewnie nie testowala pani? uzywam programu archiwum i nie wiem czy kancelaria nie bedzie bledem.

Offline betinka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 90
tak programu Kancelaria nie testowałam. Jesteśmy na etapie przygotowania do przetargu programu do elektronicznego obiegu dokumentów i tam stawiamy wszystkie nasze wymogi tak kancelaryjne jak i archiwalne.

Offline smoli

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
My jestesmy w podobnej sytuacji,  programow tego typu jest wiele, ale nie kazdy dziala w oparciu o RWA czy tez inne wymagania kancelaryjno-archiwalne

Grzegorz

  • Gość
Jeśli nie działa w oparciu o JRWA to nie spełnia minimalnych wymagać dla systemów teleinfomratycznych dla podmiotów publicznych i (o ile Smoli reprezentuje taki podmiot) nie może być brany pod uwagę przy zakupie! Trzeba zacząć od ustawy o informatyzacji...

Kłopot jest taki że większość programów nie "robi dobrze brakowania" :). Najczęściej tego typu programy nie potrafią scalić teczek w obrębie jednego hasła klasyfikacji z JRWA i podać łącznej ilości teczek tylko podają osobno tak samo jak w poszczególnych spisach zd-odbiorczych. Jeśli brakujemy faktycznie co roku to żaden problem, w jednej komórce będzie w danym roku i tak raczej jedna tylko teczka z danym znakiem. Gorzej jeśli chcemy np. wprowadzić dane wstecznie i użyć programu, żeby ułatwić sobie życie... To nie ułatwimy :) Oczywiście nie wszędzie to Państwu odrzucą ale radzę się upewnić z góry niż potem ręcznie poprawiać spisy. Podobnie zresztą jest z uzupełnieniem opisów o zawartość teczek.
Po drugie może być kłopot z nazewnictwem. Często w programach stosuje się dziwną terminologię. Kiedyś zapytałem przedstawiciela firmy dlaczego tak i usłyszałem, bo tak chce klient. Faktycznie jeśli tak chce to trudno... Firma tylko pisze/projektuje, nie ma obowiązku wyrabiać dobrych nawyków albo uczyć poprawnej terminologii ;).
Po trzecie z mojego doświadczenia wynika, że w prace nad SIWZ przy zakupie takiego systemu rzadko włącza się archiwistów. Jak widzę jednak są i pozytywne wyjątki ;). Najczęściej daje się zadanie informatykowi i nikt się nie martwi, że informatyk nie musi znać się na kancelarii czy funkcjonowaniu archiwum.
Po czwarte radzę sprawdzić czy program potrafi wysłać prawidłową paczkę do ADE. W chwili zakupu to nie problem ale za 10 lat trzeba będzie przekazać materiały archiwalne i może się okazać, że np. musimy uzupełnić jakieś metadane za 10 lat wstecz - niewykonalne!
Na gorąco tyle. Acha testowałem dwa systemy ESOD firmy z Lublina i Ventus z Krakowa... Widziałem też wdrożenie (względnie przymiarki do wdrożenia) tych systemów...

Offline smoli

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Dzieki wielkie Grzegorz za swoje uwagi, na pewno beda pomocne, mysle ze problem brakowania nie bedzie wielka sprawa. Rozumiem ze bezwzglednie taki program teleinformatyczny musi kompletowac akta wedlug jrwa, ale skad pewnosc ze za pare czy parenascie lat nie wymysla czegos innego i wspolczesne rozwiazania beda nieaktualne, czy mamy sie wzorowac we wszystkim na ndap, to wystarczy??? A jesli nie ma obowiazku przekazywania materialow archiwalnych, jesli jestesmy instutucja z powierzonym zasobem? Ja przegladalem materialy z konferencji warszawskiej z pazdziernika ndap, program ktorego uzywa a raczej testuje ndap wydaje sie byc ciekawy i uzyteczny, ale czy ktos zwrocil uwage ile potrzeba zasob serwerowych aby moc obslugiwac tylko ndap? a co dopiero ogroman instytucje gdzie jest zdecydowanie wiecej dokumentacji, kazda zmiana dokumentu zostawia i pierwotna wersje i zmieniona, ktos nie za bardzo pomyslal o tym, ze zasoby serwerowe są jeszcze ograniczone :), pozdrawiam :)

Grzegorz

  • Gość
System dla NDAP był ponoć wdrażany dwa lata...Tyle trwało zanim przybrał formę akceptowalną. Nawet niezły tylko ta cena... Czas wdrożenia zależy w dużej mierze od wielkości instytucji. To istotne bo podobnie było w znanym mi urzędzie marszałkowskim (w dużym mieście). Ponad 3 lata prac wdrożeniowych, szkoleń, zmian w systemie, pisania poprawek, uruchamiania kolejnych modułów... Z rozmów z przedstawicielami firm wynika, że optymalne wdrożenie przebiega etapami. Np. najpierw sam moduł kancelarii, potem obieg wewnętrzny itd.... Wynika to często z oporu materii ludzkiej ;). Podobnie szkolenia. W jednostkach gdzie robiono szkolenia zbiorowe system nie zadziałał albo wdrożenie trwało znacznie dłużej... Dużo zależy od kasy ale myślę, że optymalne byłby szkolenia indywidualne + szkolenia liderów, którzy w razie potrzeby wspomogą mniej zaawansowanych kolegów.
Co do rozwiązań i wzorowania sie na czymś to uważam, ze na dzień dzisiejszy obowiązują nas rozwiązania z obowiązujących przepisów (wspominałem wcześniej) i są one na tyle ogólne, ze powinny przetrwać próbę czasu ;). Oczywiście nie zakładaj, że kupujecie system na bardzo wiele lat. W systemach tego typu 10 lat to przepaść i sądzę, że trzeba założyć, że po max. 10 trzeba "przesiąść" się na zupełnie nowy... Nawet jeśli nie macie obowiązku przekazywania materiałów archiwalnych do ADE to i tak je wytwarzacie, prawda? Więc trzymałbym się jednak podobnych zasad, tym bardziej, że nie można wykluczyć, że z jakichś względów będziecie chcieli je w ADE umieścić. W zasadzie ADE to tylko "serwer" więc pewnie przeszkód by nie było... Tym bardziej, że już był taki pomysł np. z wykorzystaniem przez inne instytucje bazy ZOSIA (chociaż nie wiem czy jeszcze aktualny :)).
Natomiast wzorować się można myślę śmiało na instrukcji kancelaryjnej Naczelnej. Tym bardziej, że nie znam innej, która by uwzględniała obieg dokumentów elektronicznych :)
Co do zasobów serwerowych to nie przesadzałbym. Widziałem system w bardzo dużym sadzie okręgowym gdzie w systemie archiwizowano dokumentację spraw sadowych wraz z ze stenogramami z rozpraw, wnioskami dowodowymi, notatkami sędziów itp. i tam dokumentacja z 3 lat zajmowała ok 5 GB.

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 419
Ciekawe co po latach zostało z tego systemy EZD czy może raczej EOD stosowanego w NDAP, czy wytwarzane dokumenty oraz dane zostały w jakikolwiek sposób uporządkowane i zarchiwizowane przynajmniej na poziomie archiwum zakładowego?

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 419
Ciekawe co po latach zostało z tego systemy EZD czy może raczej EOD stosowanego w NDAP, czy wytwarzane dokumenty oraz dane zostały w jakikolwiek sposób uporządkowane i zarchiwizowane przynajmniej na poziomie archiwum zakładowego?
Zgodnie z IK dokumentację spraw zakończonych powinna być zarchiwizowane po dwóch latach. W przypadku reorganizacji wszystkie sprawy zakończone powinny być niezwłocznie zarchiwizowane a sprawy niezakonczone przerejestrowane na nowe oznaczenia komórek. Pytanie tylko jaka miara czasu w realiach archiwalnych jest to "niezwlocznie"