Autor Wątek: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe  (Przeczytany 28458 razy)

0 użytkowników i 2 Gości przegląda ten wątek.

Offline Karolina

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
« Odpowiedź #15 dnia: Kwiecień 18, 2019, »
Bardzo dziękuję za rozwianie moich wątpliwości.
Pozdrawiam

Offline UMarchiwum

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 10
Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
« Odpowiedź #16 dnia: Wrzesień 08, 2020, »
Witam
Nie wiecie czy zmieniło się coś od 2016r. w wytycznych AP wysyłanych do gmin w sprawie kopert dowodowych.

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
« Odpowiedź #17 dnia: Wrzesień 08, 2020, »
Najlepiej skontaktuj się z Nadzorem archiwum państwowego któremu podlegacie. Jeśli wydali jakieś nowe wytyczne to Ci powiedzą. A jeśli nie to poproś o przypomnienie ich wytycznych.
prawy obrońca lewego słupka

Offline UMarchiwum

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 10
Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
« Odpowiedź #18 dnia: Wrzesień 17, 2020, »
Witam
Może używacie w swoich archiwach do archiwizacji takie koperty na dowody osobiste?

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 158
Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
« Odpowiedź #19 dnia: Październik 04, 2022, »
witam,
wciąż siedzę w temacie kopert dowodów osobistych i jakoś nie jest to do końca jasne. Powiedzcie mi proszę, jak to jest z tymi okresami (do 1979 włącznie, potem 1980 -2010 i późniejsze po 2010)?
Liczymy od pierwszego wydanego dowodu osobistego, czy wniosku, i trzymamy się ram czasowych, w których zostały wydane. To jest chyba jasne. Ale jak chcemy przekazać do AZ i potem do AP, to liczymy od jakiej daty? Zgonu danej osoby? Tak mi się na początku wydawało, ale czasem nie jesteśmy w stanie określić zgonu... dawne koperty nie posiadają często takiej adnotacji (przynajmniej u nas) i nie ma możliwości tego sprawdzenia - tak mówią koledzy z USC-SO. No bo nie ma kogoś w systemie, ten gdzieś wyjechał, itp. Jest np. tylko przekreślenie i adnotacja ZGON i tyle, bez potwierdzenia...To jak mamy przekazać do AZ, skoro nie znamy daty zgonu?
Czy okres 50 lat i ekspertyza liczymy od założenia 1 dowodu czy od daty śmierci delikwenta? Skoro jednak daty śmierci nie znamy (i nie poznamy) to od czego liczyć? Najstarszego dokumentu?
Mamy stare koperty, np. dowód wydany w latach 50-tych, ktoś urodził się w 1932 roku i nie wiemy czy zmarł i się nie dowiemy. To go możemy przekazać do AZ i potem do AP? na zasadzie naszego "zakładania" że już nie żyje...?
Mamy też kopertę z dowodem pierwszym z 1961 roku i gość wciąż żyje i wymienia dowody, bo gubi notorycznie:) To jego trzymamy do śmierci, bo tego już sprawdzimy, czy przekazujemy do AP jako A, a potem będzie mu zakładana koperta z kat. już B10? I wtedy już będziemy liczyli te 10 lat od jego śmierci czy znowu pierwszego wniosku dowodowego w tejże kopercie? I tak w kółko?
Tak sobie myślę, że nie ma chyba innego podobnego zagadnienia, gdzie nie określono tego... bo np. pozwolenia na budowę są 10 lat i jest adnotacja, że od momentu zburzenia/zbycia budynku - OK. Akta osobowe - było 50 lat, teraz 10 - wszyscy wiemy, że od momentu ustania stosunku pracy - OK. No a tutaj tylko ten zapis z JRWA...
Nie wiem, czy nie wyszły jakieś ogólnie wiążące przepisy, dot. porządkowania kopert dowodów osobistych? Bo szukałem, ale nie znalazłem...
pozdrawiam i dziękuję za ew. uwagi

Offline Danutka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 101
Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
« Odpowiedź #20 dnia: Październik 04, 2022, »
Wydaje mi się, że okres przechowywania liczy się od daty zgonu. W przypadku braku możliwości ustalenia daty zgonu, to może od ostatniego dokumentu w kopercie dowodowej.

Mamy też kopertę z dowodem pierwszym z 1961 roku i gość wciąż żyje i wymienia dowody, bo gubi notorycznie:) To jego trzymamy do śmierci, bo tego już sprawdzimy, czy przekazujemy do AP jako A, a potem będzie mu zakładana koperta z kat. już B10? I wtedy już będziemy liczyli te 10 lat od jego śmierci czy znowu pierwszego wniosku dowodowego w tejże kopercie? I tak w kółko?

Co do koperty z dowodem z 1961 r., to wg mnie ma ona kat. A, i dopiero po śmierci tej osoby zostanie przekazana do AP. Bo chyba koperta dowodowa jest prowadzona dla jednej osoby od założenia aż do śmierci, a nie co chwila zmieniana ? Chyba że się mylę?

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 158
Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
« Odpowiedź #21 dnia: Październik 04, 2022, »
No zdecydowanie jedna koperta, ale bywają takie dziwne wyjątki... Kolega z USC rozmawiał z koleżanką po fachu z USC z miejscowości X, gdzie dostali ponoć z tamtejszego AP wytyczne, wg. których rozdzielają zawartość koperty na poszczególnie wydane dowody i w tyleż nowych kopert przepakowują... jak dla mnie jakaś niedorzeczność :)

Offline Danutka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 101
Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
« Odpowiedź #22 dnia: Kwiecień 19, 2023, »
A mam pytanie odnośnie porządkowania kopert dowodowych, konkretnie chodzi mi o daty skrajne.
Rozumiem, że datą skrajną początkową jest data pierwszego wniosku o wydanie dowodu osobistego, a datą skrajną ostatnią jest adnotacja o zgonie osoby.
A co w przypadku, gdy w kopertach do pierwszego wniosku dołączone są załączniki z wcześniejszymi datami (np. akt urodzenia, jakieś dane o zameldowaniu itp.)?
Podając przykład: pierwszy wniosek o wydanie dowodu jest z 1975 r., do niego są załączniki z 1958, 1960 r., a osoba zmarła w 2003 r. Czy wtedy daty skrajne wyglądały by w ten sposób: [1958-1960] 1975-2003 ? Bo wydaje mi się, że jeśli wpiszemy łącznie 1958-2003, to można pomyśleć,  że pierwszy dowód został wydany w 1958 r., a to może zmylić. 

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
« Odpowiedź #23 dnia: Kwiecień 19, 2023, »
Można w ten sposób:
Cytuj
[1958-1960] 1975-2003

Można też po prostu tak:
Cytuj
1975-2003

Ewentualnie można jeszcze tak
1975
1958-2003

Choć pierwszy sposób jest wg mnie najlepszy.

Offline Danutka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 101
Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
« Odpowiedź #24 dnia: Kwiecień 19, 2023, »
Też mi się tak wydaje że pierwszy sposób jest bardziej czytelny.

Offline Danutka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 101
Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
« Odpowiedź #25 dnia: Kwiecień 20, 2023, »
A jeszcze jedna wątpliwość mi się zasiała :)
Normalnie jak przekazujemy akta do archiwum czy to zakładowego czy do archiwum państwowego, to dzielimy je na zespoły archiwalne. Czyli na osobnym spisie akta wytworzone w Prezydium Miejskiej Rady Narodowej, osobny spis na akta wytworzone w Urzędzie jako terenowym organie administracji państwowej, osobno w Urzędzie jako samorząd itp.
Czy w przypadku kopert dowodowych również należy zachować taki podział?
Czy jednak to jest na tyle specyficzna dokumentacja że umieszcza się ją ciurkiem na jednym spisie i przekazuje jako z obecnego Urzędu, mimo że wiadomo iż taka dokumentacja będzie zawierała akta z lat '50, '60, '70 albo i starsze.
Jaka jest u Was praktyka, jak Wam archiwum państwowe kazało spisać?