Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe
Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
szukająca:
witam,
archwiwum panstwowe w opolu wydało w tym roku informacje do gmin w jaki sposób przygotować
koperty dowodowe do przekazania do archiwum państwowego. Są to wytyczne opolskiego archwium
wiec nie bede sie rozpisywać na temat w jaki sposób.
Osoby, które są zainteresowane powyższą problematyką prosze o zgłoszenie takiej potrzeby
wtedy zamieszcze te dane.
bela:
Nie chcę zaczynać nowego wątku, więc odświeżę ten :)
Proszę o pomoc w kwestii archiwizowania kopert dowodowych - temat, chyba trudny i rzadko poruszany na tym forum. Czy ktoś z Was znalazł rozwiązanie w archiwizowaniu tego typu dokumentacji?
Próbuję uporządkować stare koperty dowodowe. Wpisuję jak leci do Excela, ale w zgonach pojawił się problem - daty skrajne. Kajan kiedyś proponował aby wpisać datę najstarszego dokumentu i datę zgonu, ale częste te daty nie są takie same. Przykład: Pan zmarł w 1995 (adnotacja na kopercie), pierwszy dokument w niej jest z 1952 r. a ostatni z 1991 (wniosek o wydanie dowodu). Czy utworzyć kolejną rubrykę z rokiem zgonu?
Karolina:
Witam, również i ja odświeżę temat :)
Czy prowadząc rejestr spisów akt w archiwum zakładowym powinnam również prowadzić jakąś dodatkową ewidencję samych kopert dowodowych znajdujących się w archiwum? Pytanie może wydać się głupie, ale jako, że dopiero co zaczynam moją przygodę z archiwistyką to dla mnie jest nurtujące, proszę więc o wyrozumiałość.
Pozdrawiam :)
inka:
Witam,
w moim archiwum jestem w trakcie porządkowania kopert dowodowych. Przede wszystkim zgodnie z wytycznymi naszego AP należy wpisywać je na konkretnym spisie zdawczo-odbiorczym, w załączniku podaję wzór. My dostaliśmy informację z archiwum państwowego, iż koperty dowodowe z dowodem wydanym pierwszy raz do 1979 roku włącznie należy zakwalifikować do kat. A, po 1979 r. do kat. BE50.
Co do dat skrajnych kopert dowodowych jest to data pierwszego i ostatniego dokumentu. Koperty zakwalifikowane do kat. A. wewnętrznie porządkuję, czyli nadaję kolejność chronologiczną, usuwam metale oraz paginuję.
Jeśli chodzi o ewidencję samych kopert, to mam w wersji papierowej rejestry wydanych i utraconych dowodów osobistych, w których jest informacja o imieniu, nazwisku wnioskodawcy, miejscowość, seria i numer wystawionego dowodu, potwierdzenie odbioru. Najstarszy rejestr jest od 1975 roku. Ewidencja elektroniczna powstaje na bieżąco w trakcie porządkowania. Koperty są poukładane seriami, wpisany jest numer i seria ostatniego wydanego dowodu. Przy przyjęciu do archiwum jedna koperta będzie jedną pozycją na spisie zdawczo-odbiorczym.
Leksandra:
--- Cytat: Karolina w Kwiecień 15, 2019, ---Witam, również i ja odświeżę temat :)
Czy prowadząc rejestr spisów akt w archiwum zakładowym powinnam również prowadzić jakąś dodatkową ewidencję samych kopert dowodowych znajdujących się w archiwum? Pytanie może wydać się głupie, ale jako, że dopiero co zaczynam moją przygodę z archiwistyką to dla mnie jest nurtujące, proszę więc o wyrozumiałość.
Pozdrawiam :)
--- Koniec cytatu ---
ja przyjmowałam koperty dowodowe z Wydziału na oddzielnych dla każdego roku spisach zdawczo-odbiorczych. Na początku był to typowy spis ( w rubryce z tytułem teczki były przepisywane informacje z okładki koperty) Z czasem spis był modyfikowany czyli rozszerzany o wymagane rubryki.
Każdy spis dotyczy zgonów w danym roku i ma nadany kolejny numer wg wykazu spisów zdawczo-odbiorczych. Jednostką archiwalną jest koperta dowodowa konkretnej osoby.
Jeżeli istniały jakieś dodatkowe ewidencje zazwyczaj pozostawały w wydziale, choć wg sztuki powinny w nim zostać na zasadzie wypożyczenia (ja tego nie robiłam)
Tak więc uważam, że nie ma potrzeby prowadzenia, a tym bardziej sporządzania dodatkowej ewidencji.
pozdrawiam
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej