Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe

Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe

(1/6) > >>

betinka:
Proszę o pomoc jak spisać koperty dowodowe - zgony. Jest tego przeszło 40 lat.
1.Czy zrobić jeden spis alfabetycznie i wtedy w kolumnie 4 będą pomieszane lata.
2.Czy zrobić tyle spisów ile lat i również iłożyć alfabetycznie.
3.Czy tytuł teczki to będzie nazwisko imię data ur. co jeszcze?
4. W kolumnie 4 co będzie datami skrajnymi czy tylko rok zgonu?
5. Liczba teczek w kolumnie 6 to 1?
Jest akcja i robione to jest pierwszy raz a ja mam problem. Tylko proszę nie do AP proszę o wasze sposoby.

Bolek:
A czy nie możesz sobie tego wpisać w jakiejś prostej bazy danych albo arkuszu kalkulacyjnym gdzie masz możliwość sortowania danych alfabetycznie i wg dat. Wówczas możesz spisać to jak leci nadając od razu trwałe sygnatury a potem posortować to i zrobić wydruki wg alfabetu lub wg dat (zależy co dla kogo będzie ważniejsze?).

kajan:

Zgodnie z § 33. Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz.U. 2002 nr 236 poz. 1999 z późn. zm.) - http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20022361999 - koperty dowodowe przechowuje się według kolejności numerów dowodów osobistych w ramach poszczególnych serii. W praktyce koperty dowodowe osób żyjących i zmarłych przechowywane są w biurach oddzielnie, ale zgodnie z powyższymi zasadami, tzn. według serii i numerów dowodów. Kolejne koperty osób po raz pierwszy otrzymujących dowód osobisty lub zmarłych włączane są do odpowiedniego zbioru w odpowiednie miejsce, tzn. do odpowiedniej serii i w kolejności numerów dowodów. Zatem spisywanie poszczególnych zbiorów kopert (osób żywych i zmarłych) według np. nazwisk, czy serii i numerów jest bezcelowe.
Z kolei zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych wprowadzoną Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków miedzygminnych (Dz.U. 1999 nr 112 poz. 1319 z późn. zm.) - http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19991121319 - koperty dowodowe mają kategorię B10, zatem po dziesięciu latach - 10 lat liczone od daty zgonu - mogą być teoretycznie niszczone (chociaż raczej mało prawdopodobne, żeby jakieś archiwum państwowe wydało na to zgodę).

W związku z powyższym i z punktu widzenia ewentualnego brakowania chyba najlepszym rozwiązaniem jest spisanie kopert grupując na jednym spisie koperty osób zmarłych w jednym roku. Natomiast na pojedynczym spisie koperty uporządkowane powinny być w kolejności serii i numerów dowodów. W wyniku tego powstanie trochę "wirtualny" spis ("wirtualny" dlatego że nie odzwierciedlający układu na półce), ale przynajmniej koperty, jeżeli już mają być, będą zewidencjonowane. A jeżeli koperty zmarłych zostaną już w ten sposób zewidencjonowane pozostanie pilnowanie, aby w trakcie bieżącej pracy do zbioru tego nie włączono nowych kopert zmarłych, bo cały trud pójdzie na marne.

Natomiast, odnośnie tego co wpisywać w poszczególne rubryki spisu (jako, że koperty dowodowe są nieco specyficzną dokumentacją) można zastosować takie rozwiązanie:
Rubryki 1, 7 i 8 spisu wiadomo.
Rubryki:
2. Znak akt: seria i numer dowodu osobistego,
3. Tytuł teczki lub tomu: nazwisko i imię osoby + ew. nr PESEL, w którym zakodowana jest też data urodzenia,
4. Daty skrajne: data od - data roczna pisma wszczynającego sprawę, np. data wniosku o wydanie dowodu oraz data do - data roczna śmierci,
5. Kat. arch.: B10,
6. Liczba teczek: 1.



--- Cytat: Bolek w Listopad 19, 2009, ---A czy nie możesz sobie tego wpisać w jakiejś prostej bazy danych albo arkuszu kalkulacyjnym gdzie masz możliwość sortowania danych alfabetycznie i wg dat. Wówczas możesz spisać to jak leci nadając od razu trwałe sygnatury a potem posortować to i zrobić wydruki wg alfabetu lub wg dat (zależy co dla kogo będzie ważniejsze?).

--- Koniec cytatu ---
Stworzenie takiej wyszukiwarki jak najbardziej praktyczne. A może przynajmniej częściowo (w odniesieniu do osób zmarłych, które miały wyrobiony plastikowy dowód) da się to zrobić eksportując potrzebne dane z systemu do wprowadzania i wydawania dowodów osobistych?

betinka:
Tak ja to wszysto rozumiem. Tylko mi chodzi o przekazanie do archiwum zakładowego w odpowiedniej formie czyli  za pomocą spisó zdawczo odbiorczch. Ja wcale nie myślę potem o występowanie do AP o brakowanie. A to będzie tylko z wielkim pożytkiem dla tych dokumentów bo będą w odpowiednich warunkach przechowywane czyli w archiwum zakładowym z wszystkimi wygodami. Cały czas jest mowa o kopertach dowodowych osób zmarłych. Podobno weszło jakieś zarządzenie odnośnie spisywania takich kopret.

betinka:
Podobno trzeba spisywać koperty dowodowe osób zmarłych na spisach zdawczo-odbiorczych akt osobowych. Czy ktoś się już z tym spotkał? Gzie umieścić PESEL, nr dowodu? Będą to wolne rubryki?

Nawigacja

[0] Indeks wiadomości

[#] Następna strona