Autor Wątek: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)  (Przeczytany 30702 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1550
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Coś dla poprawy nastroju:

Cytuj
Robot-sekretarka, który wykona do 200 operacji

Nowa wersja robota PaPeRo - japońskiego koncernu NEC - umie rozpoznać twarze nawet 30 osób i wykonuje do dwustu różnych operacji. Robot - o wysokości 38 centymetrów i wadze 6,5 kg - jest przeznaczony do spełniania roli sekretarki, pomocnika w domu albo niańki.
PaPeRo reaguje na określone polecenia głosowe i słowa. Wbudowany jonowo-litowy blok zasilania zapewnia mu nieprzerwaną pracę przez 100 minut. Jeśli bateria wyładuje się, robot sam przestawia się na podładowanie, dokonywane automatycznie.

Koncern NEC zamierza oddawać PaPeRo w dzierżawę różnym placówkom medycznym i edukacyjnym na okres trzech lat. Eksploatacja robota będzie kosztować przyszłych użytkowników do 500 dolarów miesięcznie
.

http://wiadomosci.onet.pl/2085824,16,robot-sekretarka__ktory_wykona_do_200_operacji,item.html

Może zamiast elektronizować kancelarię, zelektronizujmy samych urzędników?  ;)
Ciekawe tylko czy robot-sekretarka poradziłby sobie z nadmiarowymi narzędziami   :D
No i ta nazwa - PaPeRo ...  ;D
Jarek Orszulak


Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1550
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Wracając do tematu.
Co do owych dwudziestu prostych czynności, będziemy mieć:

Przy rejestracji dokumentu w ezd:
1.Nadanie dokumentowi numeru w systemie (automatyczne).
2.Wpisanie nadawcy (lub pobranie danych z bazy nadawców/adresatów).
3.Wpisanie daty dokumentu.
4.Wpisanie znaku dokumentu (znaku sprawy nadawcy lub innego oznaczenia przez niego stosowanego ? jeśli jest).
5.Wpisanie daty wpływu dokumentu.
6.Określenie czego dokument dotyczy.
7.Do tego warto chyba wpisać jaki jest typ dokumentu ? pismo, decyzja, wniosek, faktura, skarga, zaproszenie.
8.Wprowadzenie do systemu skanu dokumentu papierowego, emaila, pliku.
9.Wprowadznie informacji czy jest to skan, email lub plik.

Przy dekretacji dokumentu:

10.Przesłanie zarejestrowanego dokumentu przez kancelarię ogólną do właściwego sekretariatu.
11.Dekretacja dokumentu na szefa właściwej komórki.
12.Dekretacja na pracownika. (dekretacja może się wiązać z dwoma dodatkowymi czynnościami - dodatkowymi dyspozycjami dla pracownika ? 13. Wskazówką o sposobie załatwienia i 14. Wskazaniem terminu załatwenia).

Przy utworzeniu sprawy określenie nadawcy, daty dokumentu, daty wpływu, znaku dokumentu, czego dokument dotyczy, jest już zbędne bo nastąpiło już przy rejestracji dokumentu. Jeśli tworzymy sprawę bez dokumentu wpływającego, to w zasadzie powinniśmy tworzyć ją też na podstawie własnego, uprzednio zarejestrowanego dokumentu. Jeśli jednak nie, mamy:
15.Określenie czego sprawa dotyczy.
16.Określenie daty utworzenia sprawy.
I dalej:
17.Nadanie znaku sprawy przy użyciu jrwa (automatyczne).

Przy dodaniu dokumentu do sprawy powtarzamy czynności od 1. do 9.

Przy zamknięciu sprawy:
18.Oznaczenie, że sprawa jest zamknięta.
19.Oznaczenie daty zamknięcia.
20.Oznaczenie sposobu załatwienia.

Do tego wypada dodać 21. Łatwe wyszukiwanie na podstawie pól wypełnianych (automatycznie i ręcznie) przy powyższych czynnościach. I tyle -  przy założeniu, że pismo załatwiające sprawę jest tworzone poza systemem. Chyba będzie mi wybaczone pomylenie się o jedną czynność. Pan Kazimierz postanowił się obrazić, więc nie zakrzyknie, że przecież ezd spełniają wymóg wykonywania tych czynności i nie dowiemy się też zatem gdzie tu miejsce na owe nadmiarowe, skomplikowane i wymagane prawem działania, ale o tym jeszcze za chwilę.
Oparcie ezd na zasadach papierowego obiegu rodzi pewne drobne problemy, obnażające jeśli nie słabości tego drugiego, to utrudniające działanie ezd ? np. owe nieszczęsne podteczki, czy przyporządkowywanie jednego dokumentu wielu sprawom. Ale z kolei ezd nie radzi sobie za to np. z fizycznym grupowaniem dokumentów w sprawy, a spraw w teczki, są one tylko wirtualne, o ile to wszystko dobrze wyrozumiałem. Ewidentną przewagą ezd nad papierem przy czynnościach kancelaryjnych jest np. możliwość nadzoru nad całością dokumentacji w urzędzie poprzez rejestrowanie wszystkich dokumentów, automatyzacja niektórych czynności, możliwość szybkiego wyszukiwania.
I bardzo chciałbym teraz móc używać ezd, który świetnie radzi sobie z czynnościami od 1. do 20., ba, nawet je przyspiesza, i zastanawiać się jedynie jak eliminować niedogodności, a może nawet zmodyfikować system kancelaryjny. Tymczasem jednak muszę udowadniać że nie jestem wielbłądem, bo system który miał ułatwiać pracę raczej ją utrudnia.
W ezd da się też podpisywać elektronicznie, da się też pewnie tworzyć dokumenty elektroniczne z użyciem szablonów, tworzyć etykiety adresowe, importować maile i dane z różnych epuapów i cyfrowych urzędów, uzgadniać dokumenty bez ich przesyłania. Ezd zawiera bądź może zawierać terminarze, system przypomnień, książki telefoniczne, bazy adresowe, systemy rezerwacji, narzędzia do nadzorownia spraw kadrowych, zasobów materiałowych itd. Prawdziwy nadmiar ;D możliwości. I bardzo fajnie byłoby mieć je w jednym miejscu i móc z nich korzystać. Ale one pozostaną jednak tylko dodatkami do ezd, który musi przede wszystkim pozwalać łatwo i szybko wykonywać czynności od 1. do 20. Informatycy prezentując swoje ezd skupiają się tymczasem na owych dodatkach, jakby to one były solą systemu ? i pewnie tak to dla nich wygląda.

Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1550
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
A oto jeszcze inny pomysł na wykorzystanie nowych technik do usprawnienia pracy urzędu - choć nie wiem czy to bardziej informatyzacja, czy już raczej inwigilacja  ;) :

http://www.wieliczka.pl/e-urzad/index.php?action=kam_kom2
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1550
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Zaczynam dochodzić do wniosku, że określenie "nadmiarowe narzędzie" oznacza, że użytkownik nigdy nie będzie miał za dużo wiedzy, by móc się tym narzędziem posługiwać  :D
Chciałem dla porównania wyliczyć wszystkie czynności, które można, bądź trzeba wykonać w ezd używanym w moim urzędzie, ale chyba nie warto, wspomnę może tylko, że przy zakładaniu sprawy mamy takie przewidziane instrukcją kancelaryjną pola jak "uwagi prywatne" i "sprawa nadrzędna"  ;). Wyręczył mnie producent, opisując na swojej stronie możliwości i cechy systemu. Po stronie możliwości mamy (cytuję w całości):

- skanowanie i rejestracja dowolnych treści istniejących w formie elektronicznej,
- automatyczne tworzenie kolejnych wersji dokumentów elektronicznych,
- śledzenie i zapis czynności wykonywanych przez użytkowników,
- tworzenie raportów oraz zestawień,
- zarządzanie czasem poprzez terminarze indywidualne i grupowe,
- automatyczne zarządzanie nieobecnościami (np. urlop, zastępstwo, delegacja) pracowników,
- zarządzanie rezerwacjami zasobów (rzutniki, sale konferencyjne, samochody),
- zarządzanie pocztą elektroniczną,
- informowanie o zbliżających się bądź przekroczonych terminach,
- obsługa niekwalifikowanego i kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- graficzny modelator oraz wizualizacja procesów workflow.

Jak widać w powyższym zestawieniu nie ma możliwości zarządzania dokumentacją w oparciu o łączenie dokumentów w sprawy i teczki przy pomocy podziału rzeczowego określonego w jrwa.

"Zgodność z obowiązującymi przepisami ze szczególnym uwzględnieniem zasad określonych w Instrukcji Kancelaryjnej oraz JRWA" zaliczono do cech tego systemu - obok integracji z komunikatorem, integracji z oprogramowaniem biurowym i możliwości eksportowania informacji do różnych formatów - czyli rzeczy których mogłoby w takim systemie nie być. I tak myślę, że ten system doskonale obyłby się bez jrwa - pod warunkiem że nie byłby używany w urzędzie.
Aha, jeszcze jedno, zdaniem producenta system ten "umożliwia znacznie szybszy i bardziej efektywny dostęp do uporządkowanych informacji." Z coraz większym zdumieniem przyglądamy się jego wyszukiwarce. Otóż np., posługując się nią, można przy pomocy znaku sprawy próbować znaleźć dokument, natomiast nie ma możliwości znalezienia sprawy po znaku sprawy ...
Bardzo to efektywne i nadmiarowe  ;D

Jarek Orszulak

Ewa33

  • Gość
A ja potrafię po znaku znaleźć sprawę i to w tym samym co u Jarka systemie!!!  ;D Chyba jednak Jarek nie doczytał instrukcji użytkowania systemu, w tym wyszukiwarki. Myślę, że warto zaznaczać odpowiednie pola przed naciśnięciem "szukaj"  ;) Poza tym uważam, że system EZD jest fantastycznym narzędziem do grupowania dokumentacji w sprawy, trzeba mieć tylko dobrego administratora. Nie znam też systemu w którym nie trzeba się naklikać, no chyba że napiszemy program który będzie wypełniał pola pod dyktando tego co mówimy a nie piszemy, no i gdy pozostaniemy przy papierze i maszynie do pisania...  ;D

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1550
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
No nareszcie ktoś się ze mną nie zgadza  ;D

Cytuj
Chyba jednak Jarek nie doczytał instrukcji użytkowania systemu, w tym wyszukiwarki. Myślę, że warto zaznaczać odpowiednie pola przed naciśnięciem "szukaj"
Myślę Ewo, że mogą być drobne różnice między używanymi przez nas wersjami systemu, w tym również w wyszukiwarkach. To zresztą tylko przykład czegoś pewnie łatwego do wyprostowania, ale chodzi mi o zobrazowanie podejścia firmy, to że nie łapią o co w tym chodzi to jedno, ale że nie potrafią przewidzieć przeszukiwania jakiegoś pola wypełnianego w systemie, to to już nie wymaga przecież dogłębnej znajomości instrukcji kancelaryjnej. Może lepiej łapie to ktoś kto wdraża to u Was? Może powstanie z tego produkt przeznaczony rzeczywiście dla administracji? Ciekaw jestem jednak czy widziałaś ich nowy produkt tego typu, tam się nawet nie da założyć sprawy na podstawie wpływającego dokumentu, użytkownik musi praktycznie wszystko sam konstruować - teoretycznie niby fajne możliwości to daje, ale wdrożenie czegoś takiego to "normalnie Katyń".  :-\ Siedziałbym pewnie cicho gdyby do nas z tym nie przyleźli i zwyczajnie mnie nie wkurzyli.
Jarek Orszulak

Ewa33

  • Gość
Jarku, masz dużo racji w tym, że różnie układa się współpraca z informatykami, ale myślę, że mimo wszystko można dojść do porozumienia. Co do"wkurzania", to Twoje poprzednie motto było pod tym względem bardziej trafne ;D. Pozdrawiam

Offline friki

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 14
Witam,

Proszę o wyjaśnienie jak się ma elektroniczne zarządzanie dokumentacją do faktu, że przepisy wymagają, aby np. akta pracownicze, listy płac, były w formie papierowej, a jeśli dobrze rozumiem to EZD ma wyeliminować wszelki papier?

Oraz czy jeśli instytucja posiada np. system informatyczny / oprogramowanie/ do obsługi zamówień komórek org. [w systemie wypełnia się zamówienie, przesyła do zaopatrzenia, na kolejnych etapach zamówienia w systemie są zatwierdzane], to będzie to EZD, czy jedynie wsparcie obsługi?

Oraz czy jeśli instytucja posiada system informatyczny /oprogramowanie/ w którym znajdują się dane dot. pracownika, np. zatrudnienie, urlopy, zwolnienia itp., przy czym sprzężony jest np. z księgowością w zakresie dot. pracownika, czy to będzie EZD, czy jedynie wsparcie obsługi działów?

Co zapewne widać słabo rozeznaję się w tych kwestiach, a nawet b.słabo, więc wszelka informacja będzie cenna

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1550
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Kraków ma problem z komputerowym systemem zarządzania oświatą:
http://www.gazetakrakowska.pl/krakow/366408,komputerowy-system-zarzadzania-oswiata-kasa-w-bloto,id,t.html
Kiedy czytam, że w ocenie użytkowników system jest skomplikowany, często się zawiesza, nie jest intuicyjny i zawiera udziwnione słownictwo, to szybko upewniam się czy to jednak aby nie mowa o EZD używanym u mnie w urzędzie  :D

Ciekawe są również komentarze do tego artykułu - ten komputerowy system oświaty jakoś chwalą tylko ci, którzy go nie używali -  zdaniem jednego z nich system musi być dobry bo Unia dała na niego 5 mln, zdaniem drugiego "zapewne system jest dobry tylko użytkownicy nie chcą z niego należycie korzystać"  ;D
Jarek Orszulak

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 414
Myślę ze warto odświeżyć wątek żeby sobie przypomnieć jak to drzewiej z EZD bywało.

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 414
Wracając do tematu.
Co do owych dwudziestu prostych czynności, będziemy mieć:

Przy rejestracji dokumentu w ezd:
1.Nadanie dokumentowi numeru w systemie (automatyczne).
2.Wpisanie nadawcy (lub pobranie danych z bazy nadawców/adresatów).
3.Wpisanie daty dokumentu.
4.Wpisanie znaku dokumentu (znaku sprawy nadawcy lub innego oznaczenia przez niego stosowanego ? jeśli jest).
5.Wpisanie daty wpływu dokumentu.
6.Określenie czego dokument dotyczy.
7.Do tego warto chyba wpisać jaki jest typ dokumentu ? pismo, decyzja, wniosek, faktura, skarga, zaproszenie.
8.Wprowadzenie do systemu skanu dokumentu papierowego, emaila, pliku.
9.Wprowadznie informacji czy jest to skan, email lub plik.

Przy dekretacji dokumentu:

10.Przesłanie zarejestrowanego dokumentu przez kancelarię ogólną do właściwego sekretariatu.
11.Dekretacja dokumentu na szefa właściwej komórki.
12.Dekretacja na pracownika. (dekretacja może się wiązać z dwoma dodatkowymi czynnościami - dodatkowymi dyspozycjami dla pracownika ? 13. Wskazówką o sposobie załatwienia i 14. Wskazaniem terminu załatwenia).

Przy utworzeniu sprawy określenie nadawcy, daty dokumentu, daty wpływu, znaku dokumentu, czego dokument dotyczy, jest już zbędne bo nastąpiło już przy rejestracji dokumentu. Jeśli tworzymy sprawę bez dokumentu wpływającego, to w zasadzie powinniśmy tworzyć ją też na podstawie własnego, uprzednio zarejestrowanego dokumentu. Jeśli jednak nie, mamy:
15.Określenie czego sprawa dotyczy.
16.Określenie daty utworzenia sprawy.
I dalej:
17.Nadanie znaku sprawy przy użyciu jrwa (automatyczne).

Przy dodaniu dokumentu do sprawy powtarzamy czynności od 1. do 9.

Przy zamknięciu sprawy:
18.Oznaczenie, że sprawa jest zamknięta.
19.Oznaczenie daty zamknięcia.
20.Oznaczenie sposobu załatwienia.

Do tego wypada dodać 21. Łatwe wyszukiwanie na podstawie pól wypełnianych (automatycznie i ręcznie) przy powyższych czynnościach. I tyle -  przy założeniu, że pismo załatwiające sprawę jest tworzone poza systemem. Chyba będzie mi wybaczone pomylenie się o jedną czynność. Pan Kazimierz postanowił się obrazić, więc nie zakrzyknie, że przecież ezd spełniają wymóg wykonywania tych czynności i nie dowiemy się też zatem gdzie tu miejsce na owe nadmiarowe, skomplikowane i wymagane prawem działania, ale o tym jeszcze za chwilę.
Oparcie ezd na zasadach papierowego obiegu rodzi pewne drobne problemy, obnażające jeśli nie słabości tego drugiego, to utrudniające działanie ezd ? np. owe nieszczęsne podteczki, czy przyporządkowywanie jednego dokumentu wielu sprawom. Ale z kolei ezd nie radzi sobie za to np. z fizycznym grupowaniem dokumentów w sprawy, a spraw w teczki, są one tylko wirtualne, o ile to wszystko dobrze wyrozumiałem. Ewidentną przewagą ezd nad papierem przy czynnościach kancelaryjnych jest np. możliwość nadzoru nad całością dokumentacji w urzędzie poprzez rejestrowanie wszystkich dokumentów, automatyzacja niektórych czynności, możliwość szybkiego wyszukiwania.
I bardzo chciałbym teraz móc używać ezd, który świetnie radzi sobie z czynnościami od 1. do 20., ba, nawet je przyspiesza, i zastanawiać się jedynie jak eliminować niedogodności, a może nawet zmodyfikować system kancelaryjny. Tymczasem jednak muszę udowadniać że nie jestem wielbłądem, bo system który miał ułatwiać pracę raczej ją utrudnia.
W ezd da się też podpisywać elektronicznie, da się też pewnie tworzyć dokumenty elektroniczne z użyciem szablonów, tworzyć etykiety adresowe, importować maile i dane z różnych epuapów i cyfrowych urzędów, uzgadniać dokumenty bez ich przesyłania. Ezd zawiera bądź może zawierać terminarze, system przypomnień, książki telefoniczne, bazy adresowe, systemy rezerwacji, narzędzia do nadzorownia spraw kadrowych, zasobów materiałowych itd. Prawdziwy nadmiar ;D możliwości. I bardzo fajnie byłoby mieć je w jednym miejscu i móc z nich korzystać. Ale one pozostaną jednak tylko dodatkami do ezd, który musi przede wszystkim pozwalać łatwo i szybko wykonywać czynności od 1. do 20. Informatycy prezentując swoje ezd skupiają się tymczasem na owych dodatkach, jakby to one były solą systemu ? i pewnie tak to dla nich wygląda.

Amen!