Autor Wątek: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)  (Przeczytany 38492 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Na stronie NDAP pojawiła się relacja z ciekawego seminarium:
http://www.archiwa.gov.pl/lang-pl/dokument-elektroniczny/materialy-szkoleniowe/1343-postpowanie-z-dokumentacj-przy-zastosowaniu-elektronicznego-zarzdzania-dokumentami-ezd-.htm

Jeśli komuś starczy łącza do ściągania prezentacji i cierpliwości do ich prześledzenia to będzie mieć okazję do zapoznania się z wybranymi ezedami, czy jak kto woli esodami czy seodami stosowanymi w urzędach.

Cytuj
Śledząc kolejne prezentacje mieliśmy okazję zobaczyć podobieństwa i różnice jakie występują w codziennej pracy różnych podmiotów stosujących różne rozwiązania technologiczne (każdy z występujących ? inne), ale muszących wykonywać te same czynności. (...) Interfejsy są różne w zależności od zastosowanego oprogramowania, ale w każdym przypadku problemy z pogodzeniem dokumentacji tradycyjnej (papierowej) z elektroniczną są podobne. Papierowe dokumenty trzeba bowiem przed włączeniem do systemu EZD nie tylko skanować (wykonać odwzorowania cyfrowe), ale także opisać metadanymi. Formularze opisu wpływów pozwalające na wprowadzenie tych metadanych są bardzo do siebie podobne, wszak przecież każdy podmiot musi określić nie tylko datę wpływu, ale także nadawcę, adresata, dodać opis, itd. Być może, widząc jaka pracę trzeba włożyć w opisanie każdego wpływającego dokumentu papierowego (niezależnie kto to robi i za pomocą jakiego oprogramowania) można będzie także lepiej zrozumieć sens wymiany informacji w postaci elektronicznej. 

No i tak brnę przez kolejne prezentacje i zachodzę w głowę - jak to jest możliwe, że mimo już kilku lat doświadczeń, mimo takiej pracy włożonej w stworzenie tych programów ponoć dostosowanych do wymogów użytkowników i użerania się z użytkownikami przy wdrażaniu, żaden informatyk nie potrafi dojść o co nam tj. tym cholernym urzędasom i archiwistom chodzi?
Dlaczego nie potraficie zbudować systemu którego potrzeby da się opisać w dziesięciu zdaniach, a ilość możliwych do wykonania w nim działań nie przekracza dwudziestu?  :-\
Jarek Orszulak

Offline Grzegorz Gałęzowski

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 444
  • Płeć: Mężczyzna
Podany został zły odsyłacz do strony. Powinien być taki:

http://www.archiwa.gov.pl/lang-pl/dokument-elektroniczny/materialy-szkoleniowe/1343-postpowanie-z-dokumentacj-przy-zastosowaniu-elektronicznego-zarzdzania-dokumentami-ezd-.html

Informatycy sami sobie tego wszystkiego nie wymyślili. Zapewne grupa urzędników z kierownikiem danego projektu, zlecili im co mają zrobić. Informatyków można porównać do robotników, którym zadania zlecają kierownicy i architekci.
Petenci też narzekają na urzędników i zastanawiają się dlaczego procedury z jakimi mają do czynienia są takie skomplikowane i dlaczego urzędnicy im tak utrudniają życie.
Komplikacje po części wynikają z przepisów prawnych, ale nie tylko.
Nie sądzę by były problemy techniczne uniemożliwiające zrobienie pod Pana dyktando prostego systemu. Jeżeli to możliwe to niech Pan wskaże konkretne wskazówki jak powinien wyglądać taki system. Najlepiej by jeszcze był zgodny z obowiązującymi przepisami.
Stworzenie algorytmu czyli skończonego, uporządkowanego ciągu jasno zdefiniowanych czynności nie powinno stanowić problemu dla osoby, która zna się na swojej urzędniczej pracy.
Algorytmy takich systemów tworzone są przez urzędników i archiwistów tak jak to jest z systemami dla AP. A później ich wizja jest wtłaczana przez programistów w te wszystkich programy.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Dzięki za prawidłowego linka, ucięło mi literkę.
Powinienem był dodać że wśród tych systemów jest również ten z którym mam do czynienia w moim urzędzie. I w zasadzie prawie od początku do końca jest on radosną twórczością informatyków, przycinaną dopiero po uwagach użytkowników ale i tak nie wdrożoną do końca. A specyfikacje oczywiście były. Czy źle je napisano? Nie wiem. Tymczasem kolejni panowie informatycy przynieśli kolejną wersję programu, stworzoną z całkowitym pominięciem doświadczeń z pierwszej wersji, i to jest już "zasługa" wyłącznie producenta i jego informatyków.  :-\

Cytuj
Nie sądzę by były problemy techniczne uniemożliwiające zrobienie pod Pana dyktando prostego systemu. Jeżeli to możliwe to niech Pan wskaże konkretne wskazówki jak powinien wyglądać taki system. Najlepiej by jeszcze był zgodny z obowiązującymi przepisami.

Też tak myślałem (i nadal mimo wszystko myślę) - że to proste i technicznie możliwe. Tylko że musi być wola po obu stronach. Punktem wyjścia są przepisy (instrukcja kancelaryjna, czy jak kto woli: skończony, uporządkowany ciąg jasno zdefiniowanych czynności kancelaryjnych), których znajomość informatycy każdorazowo chętnie deklarują. Kiedy zaczyna się wchodzić w szczegóły okazuje się że nie wiedzą o co chodzi i próbują zasypać to lawiną uwag w "swoim" języku bądź twierdzą że w innym urzędzie jest rzekomo inaczej niż u nas. Przy czym prawie za każdym spotkaniem wdrożeniowym pojawiają się nowi informatycy, którym znów trzeba tłumaczyć co to są te cholerne podteczki ...
Żeby była jasność - nie chodzi o przeciwstawienie informatyków urzędnikom czy archiwistom. Natomiast starczy już chyba wmawiania nam że wina leży tylko po stronie tych głupich przepisów i naszego niezrozumienia dla nowych technik.
Jarek Orszulak

Offline Grzegorz Gałęzowski

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 444
  • Płeć: Mężczyzna
Sam też miałem kontakty z różnymi firmami informatycznymi i znam ten ból. Trochę to jest denerwujące jak trzeba rozmawiać ciągle to z nowymi osobami i coś im wyjaśniać od początku. Dobra firma powinna mieć specjalistów w danej dziedzinie dla której robi oprogramowanie. Jeżeli robią oprogramowanie dla archiwistów to powinni też mieć archiwistów, a nie tylko samych programistów. Może wydaje im się że wiedzą lepiej, albo że i tak im sie uda wcisnąć bubel i zarobić. Inny urząd może i się nie skarży bo albo mają to gdzieś, boją się, lub też kierują się innymi pobudkami. Trzeba jednak jeszcze pamiętać że użytkownicy często sami sobie przeczą. Czyli to co dla jednego będzie dobre to innemu będzie przeszkadzać. Te jak i inne problemy powinien rozstrzygać kierownik projektu, który musi stanowić pomost pomiędzy dwoma światami. Następnie i tak użytkownicy muszą zadecydować czy im to odpowiada czy nie. Jeżeli coś jest nie tak to muszą to dostosować.

Offline betinka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 90
Cytuj
Inny urząd może i się nie skarży bo albo mają to gdzieś, boją się, lub też kierują się innymi pobudkami.
Dlaczego samo AP poleca takie programy.

Offline Grzegorz Gałęzowski

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 444
  • Płeć: Mężczyzna
A jakie polecają programy?

Offline betinka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 90
Tego z LUBLINA

Offline Grzegorz Gałęzowski

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 444
  • Płeć: Mężczyzna
Ale pytanie brzmiało jakie programy a nie kto lub skąd.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Radosna twórczość tej konkretnej firmy w obydwu odsłonach, tj. tej wciąż do końca nie wdrożonej i tej mam nadzieję że nie przeznaczonej do wdrożenia - to uniwersalne produkty, przeznaczone zarówno dla biznesu jak i administracji, przynajmniej w mniemaniu twórców. Upchnięto do tego jrwa jako dodatkowy słownik, dodano możliwość generowania spisów spraw i to z grubsza tyle. Nowa wersja jest jeszcze bardziej uniwersalna, to taki zestaw "Zrób sobie sam taki ezd/seod jaki chcesz"  :-\ Z naciskiem na "zrób sam", wtedy spełnia się wszelkie specyfikacje i wymogi.
Jarek Orszulak

Offline betinka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 90
Nie będę antykreklamą tego programu, wystarczy że przetestowałam wersję demo i mam swje zdanie a nie gdzieś. To chyba AP ma to ........

Offline Grzegorz Gałęzowski

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 444
  • Płeć: Mężczyzna
Bo takiego programu nie ma. Nikt niczego nie promuje. Najłatwiej "anonimowo" coś zarzucić. To proszę odpisać mi na pocztę, bo chętnie bym się dowiedział o jakie demo chodzi.

Offline betinka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 90
Jak to nie ma a Pańskie słowa
Cytuj
Sam też miałem kontakty z różnymi firmami informatycznymi i znam ten ból. Trochę to jest denerwujące jak trzeba rozmawiać ciągle to z nowymi osobami i coś im wyjaśniać od początku. Dobra firma powinna mieć specjalistów w danej dziedzinie dla której robi oprogramowanie. Jeżeli robią oprogramowanie dla archiwistów to powinni też mieć archiwistów, a nie tylko samych programistów. Może wydaje im się że wiedzą lepiej, albo że i tak im sie uda wcisnąć bubel i zarobić. Inny urząd może i się nie skarży bo albo mają to gdzieś, boją się, lub też kierują się innymi
I na tym kończę ten temat skoro Pan mi nie wierzy.

Offline Grzegorz Gałęzowski

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 444
  • Płeć: Mężczyzna
Ale to nie jest odpowiedź jakie programy są promowane przez Lublin. Bo naprawdę nie wiem jaki program może być promowany i to w wersji demo skoro takiego nie ma. To co napisalem dotyczyło problemu związanego z różnymi firmami informatycznymi, które tworzą oprogramowanie dla urzędów, ale w żadnym wypadku nie wiązało się to z żadnym archiwum.

Offline betinka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 90
Cytuj
Bo takiego programu nie ma. Nikt niczego nie promuje. Najłatwiej "anonimowo" coś zarzucić. To proszę odpisać mi na pocztę, bo chętnie bym się dowiedział o jakie demo chodzi.
Proszę równie odpowiedź na forum bo inni mogą pomyśleć to co Pan że jakie anonimy itp

Offline Grzegorz Gałęzowski

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 444
  • Płeć: Mężczyzna
Sprawa się wyjaśniła i teraz jak wiem o kogo chodzi i o jaki system muszę w pełni się zgodzić. Nastąpiło nieporozumienie, myślałem że chodzi Pani instytucję w której pracuję. Pozdrawiam.