Autor Wątek: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt  (Przeczytany 29690 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #15 dnia: Wrzesień 12, 2012, »
Ja sznuruję, bo tak się przyjęło, ale wiem, że ileś tam lat temu ap przejmowało nieposznurowane i też było dobrze :)
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #16 dnia: Wrzesień 12, 2012, »
Czy ja dobrze zrozumiałem? Mam rozumieć, że AP przyjmowało od was akta "luzem"?
Rozporządzenie z 2002 r. wyraźnie nakazuje sznurować akta kat. A. O ile można dyskutować nad kwestią jak ma to wyglądać od strony technicznej (sznurek, klips), o tyle nie ulega wątpliwości, że intencją umieszczenia takiego zapisu w rozporządzeniu było uniknięcie przekazywania dokumentacji "luzem".

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #17 dnia: Wrzesień 12, 2012, »
Z tego, co mi mówiono, to były to pojedyncze teczki w bardzo złym stanie, w których pierwotnie nie było wiązań, może stąd tak wyszło. W każdym razie za mojej kadencji wszystko jest sznurowane i jest ok :)
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #18 dnia: Wrzesień 12, 2012, »
Przekazywałem w 2000 r. do AP za U.Rejonowy i nie sznurowałem.Przeprowadzane są kontrole przez AP  i nie ma zastrzeżeń.
Dokumentacja sznurowana ulega większemu niszczeniu- np dziurawienie kartek itd.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 275
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #19 dnia: Wrzesień 13, 2012, »
Moje AP jest "prawomyślne" i stanowczo nakazuje sznurować.

Co do zaś trzymania luzem - w trakcie porządkowania trafiam od czasu do czas na teczki, gdzie wszystko lata luzem - kartki są powyginane na wszystkie strony i niektóre wyglądają "jak z gardła wyjęte", ułożone nie chronologicznie, bo się ciągle mieszają, a drobne kartki, typu potwierdzenie przelewu/odbioru albo karta rejestracyjna z KRK, ciągle wypadają i leżakują pod aktami, za aktami albo spadają jakimiś szparami pod regał - akta zszyte takich problemów nie mają;
mam jednostkę z okresu międzywojennego (ot, tak się znalazła  :o ), zszytą - żadnych uszkodzeń oprócz okładki, która jest tutaj i ówdzie podarta, wszystkie pisma ładnie ułożone w kolejności, żadna nie obluzowana - szczerze wątpie czy po takim okresie czasu teczki nie zszyte zachowałyby się w takim stanie.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #20 dnia: Wrzesień 13, 2012, »
    Sznurowane kartki też mogą być powyginane.  Akta niesznurowane są w teczce wiązanej i małe kartki nie mają prawa wypaść , są ponumerowane , ułożone chronologicznie i coś takiego się   nie zdarza w moim archiwum  jak opisuje ,,metricisRegninotarii". Potwierdzenia  przelewu , lub tym podobne to nie kat. A. Dokumentacja księgowości k.B -drobiazgi są zszywane niekoniecznie sznurkiem -/ wg.uznania przekazującego /. Jeżeli kartki są luzem , jest łatwiej i szybciej wyjąć np. do skserowania przy wypożyczaniu. Teczki znajdują się na pólkach  nie przerzuca się ich codziennie z regału na regał i nie ma prawa coś wypaść z teczki w i ą z a n e j  -  to nie koszyk. Sięgam po nie tylko ,w celu udostępnienia i nie wysypuję kartek na podłogę.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 275
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #21 dnia: Wrzesień 14, 2012, »
Opisałem sytuacje jaka panuje w archiwum sądowych, a w takowym nie można sobie używać przy sprawach sądowych teczek dowolnego rodzaju i kroju wedle uznania, są stosowne szablony i ich trzeba się trzymać (pomijając szereg zapisów w różnych normatywach nakazujących sznurowanie albo chociaż łączenie akt w sposób trwały). Tak więc jak coś nie jest przytwierdzone, w ten czy inny sposób, to wypada, zwłaszcza jeśli jednostka aktowa jest często wypożyczana.
Nadto specyficzną cechą akta spraw sądowych jest prowadzenie ich w systemie dziennikowym, tak więc potwierdzenie przelewu jak najbadziej ma szanse być kat. A, wystaczy że będzie to np. potwierdzenie wpłaty za badanie DNA w sprawie o uznanie ojcostwa, które trzeba dołączyć do akt sprawy, a cała sprawa kat. A właśnie ma.
Z moich obserwacji wynika (kilka teczek "luźnych" w aktach administracyjnych niestety także napotkałem), iż poruszenie teczki wiązanej powoduje, iż akta w środku teczki się przemieszczają chyba, że wewnątrz są tylko karty formatu A4.
Polemizowałbym równiez z tym, iż przy kserowaniu jest wygodniej - teczkę szytą przewracasz na okreśłoną stronę, kserujesz, lecisz następną, zamykasz i z głowy. Owszem, nie złapiesz marginesów na ksero tyle, że na marginesach prawie nigdy nic nie jest zapisane. W lużnych musisz sobie przekładać akta z kupki na kupkę a potem patrzeć jeszcze czy nie pomieszałeś numeracji w teczce. Niektórym może być tak wygodniej, innym nie ;)

Kolejnym argumentem jest fakt, iż bardziej prawdopodbnym jest, iż ktoś, gdzies, kiedyś w celu jak najbardziej szczytnym wyjmie luźną kartkę i zwyczajnie, po ludzku, zapomni jej odłożyć na miejsce niż to, że ktoś wyrwie kartkę wszytą w akta i nie zauważy, iż to uczynił.

Nie rozumiem co prawda tego powrotu do ery fascykułów ale jeśli AP na to zezwala to nic mi do tego przeca i w żaden sposób nie zarzucam komukolwiek, iż "wysypuje kartki na podłgę"  :P co jak widzę po poście wyżej wymaga wyjaśienia ;) Prezentuje tylko swój punkt widzenia.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #22 dnia: Wrzesień 14, 2012, »
Ja pracuję w jednostce samorządu terytorialnego, więc nie ma możliwości, aby u nas dokumentacja nie była sznurowana. Obowiązek sznurowania akt dotyczy zarówno akt kat. B jak i kat. A.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #23 dnia: Wrzesień 30, 2012, »
Wpadła mi kiedyś w ręce taka teczka kat. A, jej zawartość, stanowiącą jedną kartkę, a jakże - przesznurowano  :-\
Jarek Orszulak

Offline homo novus

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 125
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #24 dnia: Październik 01, 2012, »
To się nazywa skrupulatność ;D

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #25 dnia: Październik 01, 2012, »
U mnie teraz AP wymaga, aby przekazywana do nich dokumentacja była przeszywana za pomocą bawełnianej tasiemki. Wcześniej dopuszczalne były plastikowe klipsy archiwalne.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #26 dnia: Październik 01, 2012, »
Ja pracuję w jednostce samorządu terytorialnego, więc nie ma możliwości, aby u nas dokumentacja nie była sznurowana. Obowiązek sznurowania akt dotyczy zarówno akt kat. B jak i kat. A.

obowiązek sznurowania kat. B, a gdzie jest tak napisane?? :)

Offline daniel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #27 dnia: Październik 12, 2012, »
akta które przyjmujesz do swojego archiwum z komórek organizacyjnych Twojej jednostki mają być przygotowane zgodnie z rozporządzeniem i już, później sama będziesz je sznurowała, paginowała itd? nie znam AP które przyjełoby akta kat. A np w segregatorze!

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #28 dnia: Październik 12, 2012, »
obowiązek sznurowania kat. B, a gdzie jest tak napisane?? :)
[/quote]
Materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat porządkuje się tak samo, a więc musi być zachowany układ chronologiczny zgodny z § 63 pkt. 3 IK 2011, a zapisane strony w tych teczkach muszą być spaginowane. W celu zachowania porządku w obrębie akt poszczególnych spraw w obrębie teczki należy je zszywać. Niestety z przepisów nie wynika wprost konieczność zszywania wszystkich akt kat. B. Niemniej praktyka odwrotna prowadzi często do braków dokumentów w teczkach... a przecież na wewnętrznej stronie tylnej okładki teczki (o kat. wyższej niż B10)ktoś wpisuje ile stron znajduje się w teczce i podpisuje się imieniem i nazwiskiem.
Reasumując: mamy obowiązek sznurowania materiałów archiwalnych (kat.A) oraz mamy obowiązek porządkowania dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat w taki sam sposób jak materiały archiwalne. Jeśli nadajemy dokumentacji układ paginując ją i chcemy ten układ zachować, to należy zabezpieczyć tę dokumentację tak, aby układ został zachowany - czyli przesznurować.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Przekazywanie materialów archiwalnych do ap - sznurowanie akt
« Odpowiedź #29 dnia: Październik 13, 2012, »
a zapisane strony w tych teczkach muszą być spaginowane.

Gdzie tak jest napisane? :)
Jarek Orszulak