Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe
Rzeczowy wykaz akt - procedura wprowadzania zmian
w-kropce-archiwista:
Witam
Moje pytanie dotyczy możliwości dokonania zmian w wykazie akt, dodam, że ten wykaz jest niestety świeży, ale jego przegląd i ogląd dowiódł wielu, niestety, braków i niedopatrzeń, jak się okazało zasadniczych.
Wiem, że procedura zmian zakłada skierowanie pisma do AP z propozycją zmian.
Chodzi mi więc nie o procedurę, ale o same zmiany.
Czy możliwe jest: :?:
1. usunięcie definitywne jakiegoś hasła z wykazu i dodanie w jego miejsce nowego lub po prostu usunięcie bez uzupełnień
2. złączenie równorzędnych haseł w jedno hasło /są np. 3 hasła dotyczące jednej i tej samej grupy spraw, ale nie stanowią kolejnych podklas danego hasła, chociaż de facto tak byłoby najsłuszniej, ale są właśnie równorzędne/ - po czasie dochodzę do wniosku, że dzielenie włosa na czworo było kiepskim pomysłem i tylko skomplikowało kwalifikację spraw
3.posługiwanie się hasłem nadrzędnym w sytuacji, gdy nie ma adekwatnego dla danej sprawy hasła - chodzi mi o hasło np. 2 rzędu, które w zakresie bardzo ogólnym mieści daną grupę spraw /dla której brak jest hasła/, jeśli zaś nie można, to jak wybrnąć z tego kłopotu
pozdrawiam
Jarek:
ad. 1 zastąpienie tak, samo usunięcie - nie - to że jakieś hasło jest w wykazie nie oznacza że koniecznie trzeba go używać
ad. 2 przyznam, że nie bardzo rozumiem problem, proponuję byś podał konkretny przykład, tak trudno jest to zweryfikować
ad. 3 w zasadzie nie, teczka tylko wtedy gdy symbol i hasło mają przypisaną kategorię; ale to zależy też od tego co mówi instrukcja kancelaryjna, w "mojej" jest np. możliwość tworzenia teczek skomasowanych ... tu lepiej jednak dodać odpowiednią klasę
na podstawie własnych doświadczeń proponuję jednak udanie się do AP i porozmawianie z odpowiednim pracownikiem nt. ewentualnych zmian
iliria:
Po pierwsze dziękuję Jarku!
Po drugie uzupełniam:
--- Cytat: "Jarek" ---ad. 1 zastąpienie tak, samo usunięcie - nie - to że jakieś hasło jest w wykazie nie oznacza że koniecznie trzeba go używać
--- Koniec cytatu ---
- ale czy jeśli zastąpi się dane hasło innym, to czy nie jest to jednoznaczne z usunięciem? chyba, że masz na myśli doprecyzowanie czy wyprostowanie hasła istniejącego, ja myślę raczej o wpisaniu pod istniejącym symbolem zupełnie nowego hasła
- nie trzeba używać, ale pojawia się słuszny zarzut czemu to hasło ma w takim razie służyć poza zaśmiacaniem wykazu
--- Cytuj ---ad. 2 przyznam, że nie bardzo rozumiem problem, proponuję byś podał konkretny przykład, tak trudno jest to zweryfikować
--- Koniec cytatu ---
- podaję przykład -
80 - projekty badawcze - program
81 - projekty badawcze - wyniki, sprawozdania
82- wniosek o finansowanie badań
mogła być jedna klasa - 80 - projekty badawcze - i w efekcie dwie wolne klasy, które można by zagospodarować
--- Cytuj ---ad. 3 w zasadzie nie, teczka tylko wtedy gdy symbol i hasło mają przypisaną kategorię; ale to zależy też od tego co mówi instrukcja kancelaryjna, w "mojej" jest np. możliwość tworzenia teczek skomasowanych ... tu lepiej jednak dodać odpowiednią klasę
--- Koniec cytatu ---
otóż to. wykaz miał być idealny :lol:, więc w instrukcji nie znalazła się taka ewentualność. problem jest dodatkowo taki, że jeśli nawet uda się uzupełnić wykaz, to nie stanie się to w trybie natychmiastowym, jak radzić sobie do momentu oficjalnego wprowadzenia nowej klasy?
Przy okazji zapytam od razu co z takim fantem.
Jak dodać hasło, jeśli nie mam możliwości dalszego podziału danej klasy?
Stąd m.in. moje zapytania dotyczące łączenia kilku klas równorzędnych, by zwolnić klasę, ale skoro mówisz, że tak nie można, to znaczy, że nie wiem zupełnie, co dalej
w-kropce-archiwista:
Informacyjnie. iliria to jednocześnie w-kropce-archiwista. pomyłki winien rozpęd
Anonymous:
ad.1 kiedy uzgadniałem zmiany w "swoim" wykazie, stanowisko AP było takie - jeśli hasło nie jest wykorzystywane można je zastąpić całkowicie innym (oczywiście mieszczącym się rzeczowo w klasie wyższego rzędu), natomiast nie należy przeprowadzać zmian polegających tylko na usunięciu hasła; natomiast oczywiście nie mamy pewności że wszystkie AP kierują się w takim przypadku jednolitymi zasadami :D
ad. 2 rzeczywiście, lepiej stworzyć jedną klasę 80 Projekty badwacze, nie powinno być z tym problemu
ad. 3 u mnie też nie stosuje się w zasadzie teczek skomasowanych; mamy za to procedurę wprowadzania zmian w wykazie i pozwala nam ona od razu wprowadzać w życie zmiany zanim jeszcze zatwierdzi nam je AP - z tym że zmiany nie zatwierdzone mogą być stosowane nie dłużej niż do końca danego roku. Nie jest to może rozwiązanie najszczęśliwsze, ale czasem nie ma wyjścia - zmienia się jakaś ustawa i ona obliguje moją jednostkę organizacyjną do załatwiania określonej kategorii spraw od zaraz. AP też nie jest z tego zadowolone, ale chyba się już z tym pogodzili :D
aha, w przypadku posługiwania się hasłem nadrzędnym musiałbyś upchnąć w nim całość spraw z zakresu rzeczowego tego hasła - nie mogłoby być równolegle teczek oznaczonych np. 20 i 200
co do fanta - rozumiem że chodzi o sytuację gdy w określonej klasie rzeczowej wyższego rzędu wyczerpano już symbole od 0 do 9 dla haseł rzeczowych/teczek. Tu jest kłopot, bo powinno się wszystkie hasła/teczki z określonego zakresu rzeczowego zmieścić w jednej klasie wyższego rzędu. Trzeba wtedy spróbować przekształcić taką klasę, czyli skomasować pewne sprawy. To oczywiście nie zawsze jest możliwe, trzeba wtedy próbować rozdzielić hasła/teczki na dwie grupy rzeczowe, nie można natomiast stworzyć dwóch klas o takim samym zakresie rzeczowym i nazwanych np. Projekty badawcze i Projekty badawczeII
pozdrawiam
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej