Autor Wątek: Rzeczowy wykaz akt - procedura wprowadzania zmian  (Przeczytany 15060 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

w-kropce-archiwista

  • Gość
Rzeczowy wykaz akt - procedura wprowadzania zmian
« dnia: Kwiecień 26, 2005, »
Witam

Moje pytanie dotyczy możliwości dokonania zmian w wykazie akt, dodam, że ten wykaz jest niestety świeży, ale jego przegląd i ogląd dowiódł wielu, niestety, braków i niedopatrzeń, jak się okazało zasadniczych.

Wiem, że procedura zmian zakłada skierowanie pisma do AP z propozycją zmian.

Chodzi mi więc nie o procedurę, ale o same zmiany.

Czy możliwe jest: :?:

1. usunięcie definitywne jakiegoś hasła z wykazu i dodanie w jego miejsce nowego lub po prostu usunięcie bez uzupełnień

2. złączenie równorzędnych haseł w jedno hasło /są np. 3 hasła dotyczące jednej i tej samej grupy spraw, ale nie stanowią kolejnych podklas danego hasła, chociaż de facto tak byłoby najsłuszniej, ale są właśnie równorzędne/ - po czasie dochodzę do wniosku, że dzielenie włosa na czworo było kiepskim pomysłem i tylko skomplikowało kwalifikację spraw

3.posługiwanie się hasłem nadrzędnym w sytuacji, gdy nie ma adekwatnego dla danej sprawy hasła - chodzi mi o hasło np. 2 rzędu, które w zakresie bardzo ogólnym mieści daną grupę spraw /dla której brak jest hasła/, jeśli zaś nie można, to jak wybrnąć z tego kłopotu


pozdrawiam
« Ostatnia zmiana: Styczeń 24, 2010, wysłana przez Jarek »

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1641
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
zmiany w wykazie akt
« Odpowiedź #1 dnia: Kwiecień 27, 2005, »
ad. 1 zastąpienie tak, samo usunięcie - nie - to że jakieś hasło jest w wykazie nie oznacza że koniecznie trzeba go używać
ad. 2 przyznam, że nie bardzo rozumiem problem, proponuję byś podał konkretny przykład, tak trudno jest to zweryfikować
ad. 3 w zasadzie nie, teczka tylko wtedy gdy symbol i hasło mają przypisaną kategorię; ale to zależy też od tego co mówi instrukcja kancelaryjna, w "mojej" jest np. możliwość tworzenia teczek skomasowanych ... tu lepiej jednak dodać odpowiednią klasę

na podstawie własnych doświadczeń proponuję jednak udanie się do AP i porozmawianie z odpowiednim pracownikiem nt. ewentualnych zmian
Jarek Orszulak

iliria

  • Gość
zmiany w wykazie akt
« Odpowiedź #2 dnia: Kwiecień 27, 2005, »
Po pierwsze dziękuję Jarku!

Po drugie uzupełniam:

Cytat: "Jarek"
ad. 1 zastąpienie tak, samo usunięcie - nie - to że jakieś hasło jest w wykazie nie oznacza że koniecznie trzeba go używać

- ale czy jeśli zastąpi się dane hasło innym, to czy nie jest to jednoznaczne z usunięciem? chyba, że masz na myśli doprecyzowanie czy wyprostowanie hasła istniejącego, ja myślę raczej o wpisaniu pod istniejącym symbolem zupełnie nowego hasła
- nie trzeba używać, ale pojawia się słuszny zarzut czemu to hasło ma w takim razie służyć poza zaśmiacaniem wykazu
Cytuj
ad. 2 przyznam, że nie bardzo rozumiem problem, proponuję byś podał konkretny przykład, tak trudno jest to zweryfikować

- podaję przykład -
80 - projekty badawcze - program
81 - projekty badawcze - wyniki, sprawozdania
82- wniosek o finansowanie badań

mogła być jedna klasa - 80 - projekty badawcze - i w efekcie dwie wolne klasy, które można by zagospodarować
Cytuj
ad. 3 w zasadzie nie, teczka tylko wtedy gdy symbol i hasło mają przypisaną kategorię; ale to zależy też od tego co mówi instrukcja kancelaryjna, w "mojej" jest np. możliwość tworzenia teczek skomasowanych ... tu lepiej jednak dodać odpowiednią klasę

otóż to. wykaz miał być idealny  :lol:, więc w instrukcji nie znalazła się taka ewentualność. problem jest dodatkowo taki, że jeśli nawet uda się uzupełnić wykaz, to nie stanie się to w trybie natychmiastowym, jak radzić sobie do momentu oficjalnego wprowadzenia nowej klasy?

Przy okazji zapytam od razu co z takim fantem.
Jak dodać hasło, jeśli nie mam możliwości dalszego podziału danej klasy?

Stąd m.in. moje zapytania dotyczące łączenia kilku klas równorzędnych, by zwolnić klasę, ale skoro mówisz, że tak nie można, to znaczy, że nie wiem zupełnie, co dalej

w-kropce-archiwista

  • Gość
zmiany w wykazie akt
« Odpowiedź #3 dnia: Kwiecień 27, 2005, »
Informacyjnie. iliria to jednocześnie w-kropce-archiwista. pomyłki winien rozpęd

Anonymous

  • Gość
zmiany w wykazie akt
« Odpowiedź #4 dnia: Kwiecień 27, 2005, »
ad.1 kiedy uzgadniałem zmiany w "swoim" wykazie, stanowisko AP było takie - jeśli hasło nie jest wykorzystywane można je zastąpić całkowicie innym (oczywiście mieszczącym się rzeczowo w klasie wyższego rzędu), natomiast nie należy przeprowadzać zmian polegających tylko na usunięciu hasła; natomiast oczywiście nie mamy pewności że wszystkie AP kierują się w takim przypadku jednolitymi zasadami :D
ad. 2  rzeczywiście, lepiej stworzyć jedną klasę 80 Projekty badwacze, nie powinno być z tym problemu
ad. 3 u mnie też nie stosuje się w zasadzie teczek skomasowanych; mamy za to procedurę wprowadzania zmian w wykazie i pozwala nam ona od razu wprowadzać w życie zmiany zanim jeszcze zatwierdzi nam je AP - z tym że zmiany nie zatwierdzone mogą być stosowane nie dłużej niż do końca danego roku. Nie jest to może rozwiązanie najszczęśliwsze, ale czasem nie ma wyjścia - zmienia się jakaś ustawa i ona obliguje moją jednostkę organizacyjną do załatwiania określonej kategorii spraw od zaraz. AP też nie jest z tego zadowolone, ale chyba się już z tym pogodzili  :D
aha, w przypadku posługiwania się hasłem nadrzędnym musiałbyś upchnąć w nim całość spraw z zakresu rzeczowego tego hasła - nie mogłoby być równolegle teczek oznaczonych np. 20 i 200


co do fanta - rozumiem że chodzi o sytuację gdy w określonej klasie rzeczowej wyższego rzędu wyczerpano już symbole od 0 do 9 dla haseł rzeczowych/teczek. Tu jest kłopot, bo powinno się wszystkie hasła/teczki z określonego zakresu rzeczowego zmieścić w jednej klasie wyższego rzędu. Trzeba wtedy spróbować przekształcić taką klasę, czyli skomasować pewne sprawy. To oczywiście nie zawsze jest możliwe, trzeba wtedy próbować rozdzielić hasła/teczki na dwie grupy rzeczowe, nie można natomiast stworzyć dwóch klas o takim samym zakresie rzeczowym i nazwanych np. Projekty badawcze i Projekty badawczeII

pozdrawiam

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1641
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
zmiany w wykazie akt
« Odpowiedź #5 dnia: Kwiecień 27, 2005, »
oczywiście powyższy post jest mojego autorstwa :)
Jarek
Jarek Orszulak

w-kropce-archiwista

  • Gość
zmiany w wykazie akt
« Odpowiedź #6 dnia: Kwiecień 27, 2005, »
Dzięki Jarku po raz kolejny za błysk reakcję

Twoje odpowiedzi rozjaśniają nieco mą kropkową sytuację, ale jak mawiają "nie ma róży bez ognia"  :lol:

Nie wiem czy AP zajęłoby pozytywne stanowisko wobec mego wykazu, ponieważ jak pamiętasz, jest on dość świeży, więc argumentacja, że jakieś hasła nie są w użytku i z tej racji można je zastąpić innymi, będzie dość wątła. Oczywiście nie zawadzi spróbować.

Natomiast co do uwagi, że w przypadku podciągnięcia jednej grupy spraw pod hasło wyższego rzędu, oznacza, że wszystkie pozostałe też - kładzie moją koncepcję ratunkową. Założenie było właśnie takie, że np. klasa i 20 i 200
W sumie można podciągnąć do 20, ale zrobi się bałagan, jeśli przyjąć nawet, że takie oznaczanie trwa do momentu wprowadzenia potrzebnego hasła. Przede wszystkim jak później takie oznaczanie zmienić skoro juz czas jakiś będzie funkcjonować.

Ale z drugiej strony nie raz spotykam wykazy, w których oznaczenie kat. arch. posiada klasa nadrzędna, która jest jednocześnie rozdzielona na klasy niższego rzędu też z kat. arch.  Czyli nie jest to przepisowe postępowanie, tyle, że zapewne uzgodnone z AP z jakichś wyższych racji. Czy taki zapis zezwala na podciągnięcie spraw nie posiadających swej klasy pod tę wyższą klasę? To takie pytanie a propos

Mam prośbę. Gdybyś mógł przybliżyć tę procedurę wprowadzania nowości w wykazie - jak ona przebiega.

Tak sobie myślę, że AP może czynić dla twego wykazu po prostu wyjątek z racji specyfiki firmy.
W moim przypadku nie pojawiają się raczej na tyle specyficzne, nowe sprawy, by wymagały odrębnej klasyfikacji, chociaż to się zawsze może zdarzyć, ale to już inna sytuacja.

Mój problem polega na nie do końca słusznie przeprowadzonym rozdziale oraz przyporządkowaniu rzeczowym spraw, tak, że niektóre okazują się zbędne, a innych brakuje  :?,

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1641
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
zmiany w wykazie akt
« Odpowiedź #7 dnia: Kwiecień 28, 2005, »
Nie wiem czy AP zajęłoby pozytywne stanowisko wobec mego wykazu, ponieważ jak pamiętasz, jest on dość świeży, więc argumentacja, że jakieś hasła nie są w użytku i z tej racji można je zastąpić innymi, będzie dość wątła. Oczywiście nie zawadzi spróbować.
oczywiście że nie zawadzi :)

W sumie można podciągnąć do 20, ale zrobi się bałagan, jeśli przyjąć nawet, że takie oznaczanie trwa do momentu wprowadzenia potrzebnego hasła. Przede wszystkim jak później takie oznaczanie zmienić skoro juz czas jakiś będzie funkcjonować.
... ale pamiętam że Twoja instrukcja kanc. nie dopuszcza możliwości tworzenia teczek skomasowanych, tak czy owak zresztą nie zachęcam do używania ich jako rozwiązania czasowego, tzn. do czasu zatwierdzenia zmian w wykazie,

nie raz spotykam wykazy, w których oznaczenie kat. arch. posiada klasa nadrzędna, która jest jednocześnie rozdzielona na klasy niższego rzędu też z kat. arch. Czyli nie jest to przepisowe postępowanie, tyle, że zapewne uzgodnone z AP z jakichś wyższych racji. Czy taki zapis zezwala na podciągnięcie spraw nie posiadających swej klasy pod tę wyższą klasę?
tu chyba nie ma mowy o wyższej racji, to chyba tylko niekompetencja tego, kto to zatwierdzał  :wink:

Mam prośbę. Gdybyś mógł przybliżyć tę procedurę wprowadzania nowości w wykazie - jak ona przebiega.
Tak sobie myślę, że AP może czynić dla twego wykazu po prostu wyjątek z racji specyfiki firmy.

komórki organizacyjne mają termin do nadsyłania propozycji zmian wraz z uzasadnienieniem, weryfikujemy to w AZ, jeśli nie mamy zastrzeżeń to komórki mogą już tych propozycji używać, robimy zbiorcze zestawienie propozycji, uzgadniamy to z AP,wprowadzamy zmiany oficjalnie i to wszystko - tyle że AP nie miało wpływu na kształt tej procedury  :wink: to nasz przepis wewnętrzny. Możliwość tymczasowego używania propozycji przed ich zatwierdzeniem pozwala nam w zasadzie wprowadzać zmiany oficjalnie zawsze od 1 stycznia kolejnego roku

Nie ma się czego obawiać, lepiej przekonstruować wykaz jak najszybciej :) pozdrawiam
Jarek Orszulak

w-kropce-archiwista

  • Gość
zmiany w wykazie akt
« Odpowiedź #8 dnia: Kwiecień 28, 2005, »
Procedura w porządku, zwłaszcza jeśli komórki org. karnie doń się stosują.
 A tak przy okazji czy jest o niej mowa w instrukcji czy ustalona jest odrębnym zarządzeniem?

Pracuję nad przekonstruowaniem, a właściwie robię co mogę, by naprostować, dodać , ująć. Prawdziwa matematyka się z tego robi, jeszcze moments a odkryję jakieś nowe prawo podziału nad podzialami, oczywiście wykazu akt  :lol:

Anonymous

  • Gość
zmiany w wykazie akt
« Odpowiedź #9 dnia: Kwiecień 28, 2005, »
odrębnym zarządzeniem
Jarek

Anonymous

  • Gość
zarządzenie w spr zmiany w wykazie akt
« Odpowiedź #10 dnia: Maj 12, 2005, »
na jaką podstawę prawną powinien się powołać kierownik jednostki organizacyjnej dokonując zmian w wykazie akt?

Anonymous

  • Gość
zarządzenie w spr zmiany w wykazie akt
« Odpowiedź #11 dnia: Maj 12, 2005, »
na jaką podstawę prawną powinien się powołać kierownik jednostki organizacyjnej dokonując zmian w wykazie akt?

Anonymous

  • Gość
zmiany w wykazie akt
« Odpowiedź #12 dnia: Maj 12, 2005, »
Jeśli brak zapisu o zmianach w wykazie w instr. kancelaryjnej, to na taką samą jak przy wprowadzaniu wykazu ...