Brakowanie akt - niszczenie dokumentacji

[yorik]

Jeśli zaś chcecie ją zlikwidować we własnym zakresie, nie jest wymagany żaden protokół (choć pewnie nie zaszkodzi).

Małe sprostowanie:
§ 9 Rozporządzenia MK z 16.09.2002
"Jednostki organizacyjne przechowują w archiwum zakładowym lub w składnicy akt dokumenty brakowania, o których mowa w § 7 ust. 1, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokółami jej zniszczenia."

Czyli ze zniszczenia akt MUSI być sporządzony protokół, który jest dołączany do kompletu akt sprawy brakowania - de facto ten właśnie dokument kończy tą sprawę, a nie zgoda z właściwego AP.
Rozporządzenie nie określa formy i zawartości tego protokołu, ale wydaje się, że powinny się w nim znajdować takie dane jak data zniszczenia, sposób zniszczenia oraz wyszczególnione w nim powinny być osoby, który brały udział w niszczeniu.

[MarcinP]

Za protokół służy certyfikat ze zniszczenia akt wystawiony przez firmę zajmującą się niszczeniem dokumentacji. Dokumentacja kat. Bc również musi być ujmowana na spisach zdawczo-odbiorczych i brakowana za zgodą AP.

[pulchra]

Hmm, może zbyt pochopnie napisałam o tej dokumentacji kat. BC. Miałam na myśli rzeczy typu: nieudane pisma, niepotrzebne kopie pism - papiery nigdzie nie zarejestrowane, takie które w normalnym biurze poszły by do niszczarki, ale z uwagi na fatalną jakość niszczarek biurowych trafiają do kartonów na makulaturę i przy brakowaniu dokumentacji kat. B (za zgodą AP) komórki chcą te swoje kartony dorzucić do transportu.

-Czy w takim razie, czy powinnam z tego napisać jakiś protokół?
-Czy wystarczy dać firmie egzemplarz zgody AP na dok. kat. B, a tą makulaturą się nie przejmować, bo w normalnym trybie pracownicy sami by sobie zniszczyli te papiery w niszczarkach biurowych?

[Rovan]

U mnie, podobnie jak u MarcinaP za protokół służy certyfikat zniszczenia wystawiony przez firmę. Natomiast w przypadku gdy dokumenty są niszczone we własnym zakresie, jak wynika z zacytowanego przez yorika zapisu z rozporządzenia, należy sporządzić odpowiedni protokół. Szczerze mówiąc nigdy nie niszczyłem akt we własnym zakresie i pewnie dlatego umknął mi ten konkretny zapis. Co mnie oczywiście nie rozgrzesza - mea culpa

pulchra - to nie jest kat. BC tylko zwykłe śmieci. Takich materiałów nie umieszczasz na spisie do wybrakowania, nie występujesz o zgodę na ich zniszczenie, a więc nie ma potrzeby sporządzania żadnego protokołu.

[kecajax]

Czy możecie na moją pocztę wysłać nazwy firm które niszczą dokumenty z województwa mazowieckiego - Warszawa

[Jamaika]

Twojej poczty nie znam, bo jej nie widzę: 
Baza firm niszcząca dokumenty w woj. mazowieckim

[kecajax]

Właśnie o to mi chodziło. Dziękuję za szybką pomoc. Pozdrawiam

[kecajax]

Czy firma niszcząca dokumenty powinna posiadać pozwolenie na wykonywanie brakowania, czy wykonywanie przez firmy zewnętrzne niszczenia dokumentów regulują konkretne przepisy? Czy oprócz normy DIN 32757 istnieją inne?

[muniekdm]

Mam takie pytanie związane z niszczeniem i normami. Firma określiła, iż dokumentacja będzie niszczona zgodnie z normą DIN 66399. Wszystko fajnie, tylko pani dyrektor zażyczyła sobie, aby napisać czy ta norma jest zgodna z przepisami. Co z tym zrobić?

[Aleksander81]

Witam,
może to cos pomoże:
http://www.iniejawna.pl/pomoce/din_66399.pdf
oprócz normy DIN powinien być podany jeszcze poziom bezpieczeństwa jakim niszczone są dokumenty.
pozdrawiam