Brakowanie akt - niszczenie dokumentacji

[Kofi]

Witam serdecznie,
Brakuję dokumentację i mam problem z tym jak ją zniszczyć kiedy już AP wyda zgodę na to.
Dokumentacji jest ok 15 mb. Czy musze zlecić to firmie ktora się tym zajmuje i wydaje specjalny dokument potwierdzający zniszczenie? Jest możliwe zniszczenie we własnym zakresie tj. przy pomocy niszczarki (może to długo trwać - ale jakieś pieniądze będą zaoszczędzone co w zakładzie budżetowym jak nasz szczególnie brane jest pod uwagę), spalić na jakimś ognisku;) lub w jakiś inny sposób? Słyszałam, że można palić w piecu CO ale trzeba mieć w zakładzie kotłownię. W takim przypadku sporządza sie protokół ze zniszczenia gdzie podpisuja się osoby w nim uczestniczące i to wytarcza.

[Jarek]

Zniszczenie 15 mb makulatury przy pomocy biurowej niszczarki gdzie wkłada się po 10 kartek? Powodzenia. Twój czas pracy spędzony przy niszczeniu to też jest koszt. Ognisko odradzam, ochroda środowiska itd.

[Kofi]

Wiem, że przy pomocy niszczarki praca jest długa i żmudna. Interewsuje mnie alternatywna forma zniszczenia oprócz zlecenia wykonania tej usługi firmie zewnętrznej. Pewnie wybierzemy to ostatnie ale chciałabym mieć pewną odpowiedź na pytanie dyrektora w jaki inny (i zgodny z prawem) sposób można zniszczyć dokumentację.

[Jarek]

Zgodny z prawem jest każdy sposób zniszczenia który nie jest niezgodny z prawem 

Jeśli nie macie kotłowni to chyba nie bardzo się będzie dało. Są firmy (o ogólnopolskim zasięgu) które nie biorą znowu tak dużo kasy za zniszczenie.

[luke]

Witam,
Jarek ma rację, są firmy które wykonują takie usługi za nieduże pieniądze.
np. w Warszawie usługę zniszczenia 1 kg dokumentacji (czyste kartki, bez segregatorów i koszulek) jedna z firm oferuje za 30 groszy. Klient może być obecny przy niszczeniu swojej dokumentacji oraz każdorazowo otrzymuje zaświadczenie o zniszczeniu.

[madzior_1984]

Witam
jak byłam na praktykach w sądzie to niszczenie doumentacji przeprowadzono w pobliskiej fabryce produkującej kartony. Jest to ekologiczne i tanie (tylko koszt dojazdu, bo fabryka w zamian za makulaturę, nie bierze pieniędzy za zniszczenie). Otrzymujesz również wszelką dokumentację, że wszystko zostało zniszczone (w/z, karta przekazania odpadu i pani na miejscu podpisuje protokół zniszczenia). Spróbuj poszukać podobnej fabryki, która przymuję makulaturę w Twoim regionie. Powodzenia pozdrawiam

[betinka]

Czy ktoś może mi podać firmy które niszczą dokumentację i maja na to zgodę.

[Stary fartuch]

Aha - ja Ci podam firmę a mnie Moderator pouczy że tu się nie reklamuje ( i pewnie słusznie).
Dlatego proponuję wygooglować "bezpieczne niszczenie dokumentów" - pokaże się paleta możliwości. Wybierzesz tych co są blisko Ciebie albo będą budzić Twoje zaufanie - firmy dają  na stronach referencje swoich klientów, można też sprawdzić czy mają jakieś certyfikaty jakości - wtedy pozostaje zadzwonić i spytać o cenę.

Pozdrawiam i życzę Wesołych Świąt 

[betinka]

To może byc na moją pocztę żeby nie było reklamy. Chodzi mi oto żeby nie robiła to firma niesolidna.

[EwelinaP]

W ubiegłym roku też się borykałam z tym problemem. Znalazłam firmę, która nie dosyć, że sama przyjechała po akta, to nam jeszcze zapłaciła (grosze, bo  grosze) za sórowiec, bo produkuje z makulatury opakowania. Firma ma sieć oddziałów w całym kraju. Z oczywistych powodów nie podam tu jej nazwy  Pozdrawiam

[luke]

W dzisiejszej Rzeczpospolitej znalazłem artykuł "Niepotrzebne dokumenty oddam w dobre ręcę".
http://www.ekonomia24.pl/artykul/794615,797777-Niszczenie-dokumentow-z-danymi-osobowymi.html
Autor artykułu piszę, iż cena usługi przy transportach kilkutonowych wynosi 15-30 groszy za kilogram. W przypadku kilkuset kilogramów - około 50 groszy, pozbycie się kilku kilogramów to wg niego wydatek 1 zł za kilogram. Czyli nic tylko gromadzić i hurtem brakować 
Tenże redaktor dalej pisze, że czasami ceny ustalane są w mniej typowych jednostkach obliczeniowych, np. dwutonowy kontener, ciężarówkę  o ładowności 3,5 tony (1500 zł) lub stulitrowy worek (49 zł netto). Niektóre firmy mają zaś pobierać wyższe opłaty (dwukrotnie) za niszczenie akt tajnych, co ma być spowodowane wydłużeniem procesu niszczenia. Niszczeniem dokumentacji zajmuje się dziś w Polsce nieco ponad 200 firm.
Wśród materiałów odbieranych z przedsiębiorstw najwięcej, bo aż 80%, stanowią -aż się zdziwiłem:) - dokumenty finansowo-księgowe, które jak pisze nasz dziennikarz - specjalista, są brakowane po po kilku latach obowiązkowego przechowywania (faktury, bilanse,, raporty kasowe).
Artykuł kończy jakże cenne spostrzeżenie:
"Nic nie wskazuje na to, by w miarę postępu cyfryzacji ich liczba miała zmaleć. Nie zmniejszą się też problemy z ich likwidowanie".

[stany]

Ja od lat zlecam firmie , odbierają , pakują sami do worków , plombują worki , a po zniszczeniu przysyłają certyfikat zniszczenia wraz płytką z nagraniem video -niszczonych dokumentów. Dodam , że zabierają wszystko jak idzie tj. z segregatorami  / np. stare zniszczone / , metalami, plastikami. Palić nie wolno- ochrona środowiska. W ub. roku za prawie 20 mb. zapłaciliśmy prawie 300zł.

Pozdrawiam

[Jarek]

Autor artykułu specjalistą od archiwów może nie jest ale przyłożył się i dość dobrze opisał ten aspekt brakowania. Jak widać rynek takich usług rozwinął się - i dobrze, bo przy kilkutonowym brakowaniu bezpieczne pozbycie się wrażliwych danych to problem. Coraz lepiej chyba rozpoznanym paradoksem cyfryzacji jest związany z nią wręcz wzrost ilości papieru a nie ograniczenie jego wytwarzania.

[pulchra]

Witam, podnoszę temat. Mam do wybrakowania dokumentację kat. B - mam już zgodę AP, oraz dokumentację BC (kilka metrów - nagromadziła się, bo komórki organizacyjne mają kiepskie niszczarki biurowe i niechętnie z nich korzystają).

1) Teraz pytanie - czy firma niszcząca akta powinna dostać ode mnie jeden egzemplarz lub kopię zgody AP na brakowanie akt?

2) Czy profilaktycznie napisać jakiś protokół odnośnie niszczonej dokumentacji BC?

-> podobno owe zgody AP, czy protokół będą później oddane w "certyfikacie zniszczonych akt"?

3) Czy firmy niszczące tzw. tajne akta powinny się wykazać jakimś certyfikatem?

[Rovan]

1. Tak. Z kolei tobie powinni po wszystkim przekazać certyfikat zniszczenia akt.
2. Na zniszczenie Bc musisz mieć zgodę AP, tak samo jak na resztę. Najlepiej zatemdołączyć te akta do reszty niszczonej dokumentacji. Jeśli zaś chcecie ją zlikwidować we własnym zakresie, nie jest wymagany żaden protokół (choć pewnie nie zaszkodzi).
3. Do niszczenia akt niejawnych wymagane są niszczarki zgodje z normą DIN 32757. Proponuję wybrać firmę, która zapewnia nagrywanie całego procesu lub umożliwia obecność przedstawiciela klienta przy niszczeniu akt.