dokument elektroniczny w NIK

[Kazimierz Schmidt]

Art.63 §3 kpa nie należy wyrywać z kontekstu. W §1 tego artykułu czytamy:
Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej, umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego tego organu, a także ustnie do protokołu.
Ale NIKodem dotknął przy okazji innego, bardzo ważnego problemu.

"Pisemność" o której mowa w §1 i dalej w §3 jest rozumiana w kpa (niestety) jako "papierowość". Proszę zwrócić uwagę że "pisemne" wniesienie podania jest wymienione oddzielnie od reszty sposobów wniesienia podania. Takie rozumienie "pisemności"  czy "formy pisemnej" jest rozumiane powszechnie także w innych przepisach prawa. Dochodzi do tego że przeciwstawia się "formę pisemną" "formie elektronicznej" a co za tym idzie złożenie podania (wniosku) za pomocą "pisma w formie elektronicznej" nie jest w powszechnym rozumieniu wniesieniem podania "na piśmie". Mimo że prowadzi to do paradoksu polegającego na tym że skoro mamy "pisma w formie elektronicznej" (i one nie są "pisemne") to znaczy że mamy także ... pisma w formie pisemnej.

W pracach nad zmianami w ustawie o informatyzacji zauważono ten problem, który przejawia się zwłaszcza wyraźnie w art.14 kpa (§1. Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej). Prace zmierzają w kierunku wyraźnego zrównania sposobów załatwiania spraw (aby było można w postaci papierowej i można w postaci elektronicznej). Warto jednak odnotować że w projekcie zmian (zob. w BIP MSWiA) nadal przeciwstawia się formę pisemną formie elektronicznej.
Podsumowując: wniesienie podania za pomocą poczty elektronicznej (albo za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej) nijak się ma do art. 63 §3 kpa, gdyż tam użyte sformułowanie "pisemnie", znaczy "na papierze".

Myślę, że kwestia problemów z definicją pisemności (i innymi definicjami) zasługuje na osobny wątek na naszym forum. Takowy "słownikowy" wątek założę niebawem.

[Anna Laszuk]

Bardzo się cieszę, że są archiwa państwowe, które wychodzą frontem do petentów.

Miło przeczytać, że ktoś cieszy się z działań archiwów. Nie chce mi się jednak wierzyć, że Nikodem do niedawna był przekonany, że dzieje się inaczej. Czyżby nie próbował dotrzeć do archiwów drogą poczty elektronicznej? Od kilku lat coraz więcej zapytań otrzymujemy w ten sposób i tą drogą udzielamy odpowiedzi (w NDAP). W ten sposób kontaktujemy się też z archiwami, które przeprowadzają kwerendy w zasobie - i ich wyniki przedstawiają klientom. Pełną odpowiedź na pytanie, czy tą drogą można zlecić kwerendę lub zamówić kopie we wszystkich archiwach, można uzyskać zapewne po rozesłaniu do nich ankiety lub dokładnym przeanalizowaniu zawartości ich serwisów internetowych. Na pytanie Ewy33 odpowiedź na Forum była wszak tylko jedna. A wiele archiwów proponuje kontakt za pośrednictwem mediów elektronicznych. Przy okazji, do części kwerend i kopii nie stosuje się kpa - są one usługami świadczonymi, czasem odpłatnie, przez archiwa.
Wydaje się, że Ewa33 napisała o e-mailach oficjalnych w znaczeniu potocznym. Nie wszystko bowiem, co wpływa drogą elektroniczną, jest dokumentem dołączanym do sprawy, podobnie jak nie po każdej rozmowie np. telefonicznej sporządzamy notatkę.

[nikodem.b]

Oczywiście, że się cieszę i wielce cenię pracę "archiwistów państwowych", na których profesjonalizm mogłem liczyć w wielu przypadkach. Docierałem do archiwów państwowych także drogą elektroniczną - w mojej poprzedniej wiadomości była oczywiście szczypta prowokacji. Jednak tym razem, czytając iż

Pełną odpowiedź na pytanie, czy tą drogą można zlecić kwerendę lub zamówić kopie we wszystkich archiwach, można uzyskać zapewne po rozesłaniu do nich ankiety lub dokładnym przeanalizowaniu zawartości ich serwisów internetowych.

czuję się nieco skonfundowany. Sądziłem do tej pory, że archiwa państwowe tworzą jedną sieć, w której obowiązują te same przepisy i procedury.

Co do e-maili "oficjalnych" i "nieoficjalnych", wyobrażam sobie je mniej więcej tak:

E-mail nieoficjalny:

"Cześć Krycha!
Jaka u was pogoda, bo u nas świetna - leje z samego rana, jak to w Krainie Deszczowców :-) Napisz mi, czy macie akta USC w Zmyślonej i z jakiego okresu...
Buziaki..."

E-mail oficjalny:

"Szanowna Pani Krystyna Iksińska
Bardzo proszę o udzielenie informacji dotyczącej posiadanych w zasobie Archiwum ksiąg USC Zmyślona. W przypadku posiadania takich ksiąg, proszę o podanie zakresu chronologicznego poszczególnych serii (urodzenia, małżeństwa, zgony).
Z poważaniem..."

 
Pozdrawiam
NIKodem

[Kazimierz Schmidt]

To jeszcze pociągnę wątek e-maili, ponieważ wydaje się ważny.
Po pierwsze e-mail jest dokumentem elektronicznym i z tym chyba nikt nie dyskutuje. To że nie może być podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym nie wyklucza go ze zbioru dokumentów elektronicznych.

NIKodemem, podał ładne przykłady mejli oficjalnych i nieoficjalnych. Rozwinąłbym jeszcze ten problem o to na jaką skrzynkę są mejle przesyłane: na ogólną skrzynkę podaną na stronie internetowej podmiotu  (np. urzad@urzad.gov.pl), które mogą być nieoficjalnymi pozdrowieniami a nawet inwektywami, albo być po prostu spamem.
Ktoś powinien odsiewać ziarno od plew. Często wspomagają to automaty i zdarza się że poczta która jest oficjalna - w ogóle nie dociera.

...oraz mejle przesyłane do tej samej Krychy (na jej adres służbowy krycha@urzad.gov.pl), ale o treści np. takiej:
Szanowna Pani Krystyno,
Zapraszam serdecznie na spotkanie organizowane przez pana Ministra ds Bardzo Ważnych mające na celu wypracowanie wspólnego stanowiska w sprawie udzielania informacji mejlowej o zawartości Archiwum ksiąg USC Zmyślona. Spotkanie będzie miało miejsce w ....... w dniu ...... W załączeniu materiały. Uprzejmie proszę o potwierdzenie uczestnictwa e-mailem.

Warto zauważyć, że wstępną decyzję o tym czy mejl przesłany na ogólną skrzynkę podmiotu jest spamem czy wymaga zajęcia się (a więc tak naprawdę wszczęcia sprawy) podejmuje zwykle wyznaczona komórka organizacyjna. Natomiast w przypadku mejla kierowanego na skrzynkę Krychy - sama Krycha. No bo jak inaczej? Z jednej strony bowiem nie można uznać że wszelka korespondencja na mejle służbowe jest nieoficjalna (część z pewnością spełnia wymagania określone w §2.1 rozporządzenia MSWiA dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi) a drugiej strony nie wszystko co przyjdzie na skrzynkę ogólną wymaga ewidencjonowania.