W przepisach archiwista nie ponosi odpowiedzialności za to co zostało ziszczone w 100%, ponieważ on tylko może wskazać co zgodnie z prawem jest do ziszczenia, a wszystko zatwierdza kierownik, dyrektor komórki której akta są niszczone.
Od pół roku pracuje w prywatnej firmie, która nie jest pod nadzorem archiwum państwowego, co nie znaczy , że wszystko co powstało do tej pory można zniszczyć. Każda prywatna instytucja wytwarza dokumentację, która ma Kat. A
Sugeruje abyście zajrzeli do Wytycznych w sprawie materiałów archiwalnych w uspołecznionych przedsiębiorstwach przemysłowych (załącznik nr 1 do zaradzenia NDAP Nr 12z dnia 15 lipca 1960 oraz wytycznych w sprawie oceny materiałów archiwalnych w zjednoczeniach przemysłu (załącznik nr 2 do zaradzenia NDAP nr 12 z dnia 15 lipca 1960) Wedle tego materialami kat. A w przedsiębiorstwach SA:
1. akta dotyczące działania i organizacji przedsiębiorstwa ( nieopublikowane akty prawne, wszystkie akty prawne dot uruchomienia przedsiębiorstwa, statuty, schematy organizacyjne, wykazy stanowisk, materiały dot reorganizacji lub likwidacji przedsiębiorstwa,kroniki
2. akta długofalowych i rocznych zadań i środków (akta środków trwałych,podejmowane inwestycje,plany perspektywiczne, plany roczne itp)
3. akta realizacji zadań przedsiębiorstwa ( bilanse roczne,kalkulacje produkcji cen, materiały kontroli wew i zew, analizy skarg i zażalenia)
4. akta dotyczące załogi (akta personalne wybitniejszych pracowników przedsiębiorstwa itd)
5. akta dot techniki i technologii
6. materiały dot funkcjonowania kancelarii i składnicy akt
Abstrahując od tego ja dysponuje jeszcze w firmie wew polityka korporacji która narzuca okres przechowywania dok i gdy jest napisane że cos przechowujemy bezterminowo to tego rodzaju aktom nadaje kat A. Pisząc RWA dokładnie prześledź poszczególne działy pod względem wytwarzanej dokumentacji i zapytaj się czy mają coś takiego jak wew polityka firmy.
Jednak trzeba sie powarznie zastanowić, czy firma, która funkcjonuje juz powiedzmy od kilku lat na rynku i na pewno wypracowała sobie system kancelaryjny(przepływ dokumentacji w firmie),będzie w stanie stosować Jednolity rzeczowy wykaz akt, który ma usprawnić archiwizowanie, ale żeby można było na jego podstawie archiwizować należy najpierw wg niego przyjmować pisma (przypuszczając,że juz to wiecie po wstępnej analizie dokumentacji niezbędnej do zabrania się za tworzenie archiwum).
Ja zostałam zatrudniona do stworzenia archiwum, zajmowania się nim i uporządkowania wszystkiego tak żeby można było łatwo do tego trafić. Kosztuje to sporo pracy, opracowania sobie systemu no i w moim przypadku współpracy z firma zewnętrzną.
Pierwszy krok to wiedzieć trzeba jaka dokumentacje firma wytwarza, jeśli nie RWA to i tak warto spisać jaka dokumentacja w firmie powstaje, jej rodzaje, z uwzględnieniem, co zawiera, kto się nią zajmuje(jaki dział), wytwarza itd.
Ważne co firma ma w archiwum z tej dokumentacji (trzeba się zapoznać z tym co juz się do tej pory uzbierało)
Jak juz wiesz co masz, no to trzeba się zorientować ile trzeba to trzymać, może się okazać, że masz wiele przeterminowanej dokumentacji, no i trzeba będzie ją wybrakować tzn. zniszczyć. Jeśli ktoś myśli , że do czegoś to się przyda, to pokaż mu polskie prawo, ustawy w zależności od dziedziny ustalają takie sprawy np. w wypadku księgowości jest to 5 lat, ale po wyliczeniach wyjdzie ci 7 (dokładna analiza treści- słów ustawy - Ważne!!!)
Jak już wyeliminujesz zbędna dokumentację zacznij porządkować, najlepiej rocznikami, a później grupami, komórkami daną dokumentację, bo zazwyczaj kontrola dotyczy konkretnego roku, więc na regałach najłatwiej będzie to ustawiać rocznikami, ustal sobie system , jak to ustawisz, a później spisz wszystko co masz, o ile segregatory(przypuszczając , że wszystko jest w segregatorach)są dobrze opisane, najważniejsze to rok, zawartość, bo i inaczej to szukać wiatru w polu i trzeba wszystko przegladać, wtedy współczuję
Ok, kończe ale jakby co to pytajcie, jeśli dam rade to pomogę
Mam nadzieję, że już byłam pomocna pozdrawiam
