(...) czy AP restrykcyjnie trzyma się XSD z rozp. 1519 czy przyjmuje paczki z dodatkowymi metadanymi?
Prototyp systemu którym dysponujemy działa zgodnie z XSD, które są ogłoszone tu:
https://ade.ap.gov.pl/ndap-walidator/downloadmeta.doRóżnica pomiędzy Metadane-1.6.xsd i Metadane-1.7.xsd polega na wprowadzeniu drobnych poprawek pozwalających na przekazanie więcej niż jednego identyfikatora instytucji i więcej niż jednego kontaktu do instytucji (a także więcej niż jednego kontaktu do jednostki wewnątrz instytucji). Inaczej to ujmując Metadane-1.6.xsd nie pozwala np na podanie jednocześnie adresu e-mail i elektronicznej skrzynki podawczej (bo element "kontakt" jest niepowtarzalny). Dlatego przygotowano propozycję 1.7 i wg. tego schematu system też przyjmuje paczki.
Wprowadzenie innych elementów do paczki archiwalnej np. elementu "symbol_RWA" i przekazanie paczki z takim dodatkowym elementem spowoduje odrzucenie paczki ze względów technicznych.
Dlaczego tak jest? Po pierwsze chodziło o to żeby nie przesyłać jednocześnie nadmiarowej informacji bowiem skoro identyfikator sprawy (albo innej grupy dokumentów) być musi i dla pewnych grup musi zawierać symbol klasyfikacyjny wykazu akt to dodatkowe wyodrębnianie tego symbolu uznano za niepotrzebne. Po drugie nie zawsze wykaz akt będzie klasyfikatorem dokumentacji (bo istnieje nie tylko dokumentacja aktowa). Po trzecie wydawało się, że lepszym rozwiązaniem będzie określenie tzw. najlepszej praktyki przez MSWiA (z rozp. NES) gdzie możnaby rekomendować np. używanie wyłącznie kropek (albo myślników idt... - aby zawsze takich samych) jako separatorów poszczególnych elementów znaku sprawy. W końcu pomysły ludzkie są nieograniczone i faktycznie w praktyce kancelaryjnej zdarzają się znaki jednocześnie z ukośnikami, kropkami i myślnikami. Skoro można było ustalić jak wygląda kod pocztowy to dlaczego nie można ustalić jak wygląda znak sprawy?
Nie załamywałbym rąk ponieważ w praktyce taki symbol daje się w archiwum wykorzystać. Wbrew pozorom daje się napisać algorytm wyszukujący wg pozycji wykazu. Proszę spróbować na stronie ade.ap.gov.pl wybrać z menu "wykazy" i wejśc do wykazu akt NDAP. Następnie wybrać np. 0030 (Centralna Komisja Metodyczna).
I bardzo ważne: nie mylmy zakresów przedmiotowych rozporządzeń 1517 i 1519. To pierwsze ustala niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych (nazywając je ale niestety nie definiując ich... struktury), to drugie ustala sposób przekazania dokumentacji do archiwów państwowych (w praktyce dokumentacji elektronicznej uporządkowanej w akta spraw por. z kolei §20 rozp. 1518 (tego o postępowaniu).
Wynika z tego, że jeśli ktoś chce zrobić sobie archiwum zakładowe, które będzie miało dla każdego dokumentu dla którego przyporządkowano znak sprawy, dodatkowo osobno wyodrębniony symbol klasyfikacyjny wykazu akt ... to nie ma problemu.
Pamiętajmy jednak że nie musi tego robić bo jeśli ma system informatyczny który potrafi (m.in. bo jeszcze jest np. ustawa o ODO) to co jest określone w §6 rozp. 1518 to po co ma robić jeszcze system dla archiwum? Przecież takie systemy znakomicie dają sobie radę przy wyszukiwaniu wg wykazów akt (zresztą muszą). Domyślam się, że po to aby odciążyć system "macierzysty" a także dlatego że przecież archiwa państwowe przyjmują tylko dokumenty kat. A a takie B50 też trzeba jakoś przechować. I tu dochodzimy do kategorii archiwalnej. Otóż element "kwalifikacja" nie jest obowiązkowy przy przekazywaniu do AP, bo w praktyce jest on potrzebny właśnie na tzw. przedpolu archiwalnym czyli po to aby wiedzieć jak długo trzymać dokumentację. Po to żeby system "wiedział" czy już trzeba rozpocząć procedurę brakowania czy nie. A jak już jest dokument przekazywany do AP to na pewno ma "A".
