Autor Wątek: Uproszczone metody opracowania  (Przeczytany 7852 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Marian Piłka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
Uproszczone metody opracowania
« dnia: Luty 02, 2009, »
Witam!

Mam pytanie do doświadczonych archiwstów w związku z decyzją nr 20 z 2002r. (http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/dec_20_2002.pdf) dotyczących urpszoczonej metody opracowania (podobny temat istnieje w innym dziale, ale nie chciałem go zaśmiecać). Pytanie może wydać się głupie i na pozór wymagające jedynie umiejętności czytania ze zrozumieniem, ale mimo wszystko mam wątpliwości i interesuje mnie, jak to wygląda w rzeczywistości (a już niejednokrotnie miałem okazje przekonać się o nieścisłościach w przepisach, instrukcjach, wytycznych, różnym ich interpretowaniem i jakże różną praktyką od teorii).

Jak rozumiem z w/w decyzji powodem wprowadzenie uproszczonej metody opracowania zasobu była niemoc w 'wyrobieniu' się w opracowaniu poszczególnych zespołów. Stąd podział na grupy A1, A2 i A3. Domyślam się, że miało to spowodować przyspieszenia udostępniania materiałów w odpowiednim dla Archiwów Państwowych czasie. I tutaj pojawia się moje pierwsze pytanie - czy materiału z grupy A2 mają pierwszeństwo w kolejności opracowania przed A3?
Innym zasadniczym pytaniem, które mnie zajmuje, to na czym polega owo 'uproszczenie'. Czy mamy tu na myśli skracanie wstępu do inwentarza (w przypadku A2), odstąpienie od brakowania, nie przywracanie układu chronologicznego w obrębie jednostek, etc.?

I mój ulubiony 'problem' - sygnatura skacząca. Tutaj kompletnie nie wiem czy rozumiem na czym owo uproszczenie polega. Jak rozumiem, jednostkom nadaje się sygnatury przed uporządkowaniem ich. Następnie, po przyjęciu odpowiedniej metody porządkowania, sygnatury nadal pozostają niezmienne i mimo że nie są one ułożone po kolei względem siebie, to już się tego nie zmienia. Czyli urposzczenie polega na zaniechaniu nadawaniu sygnatur na nowo, zgodnie z metodą porządkowania, jaką przyjęliśmy.

pzdr.
Początkujący Student Archiwistyki

p.s. pytania wynikają z braku praktyki ;)

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1724
Odp: Uproszczone metody opracowania
« Odpowiedź #1 dnia: Luty 02, 2009, »
Jak rozumiem z w/w decyzji powodem wprowadzenie uproszczonej metody opracowania zasobu była niemoc w 'wyrobieniu' się w opracowaniu poszczególnych zespołów. Stąd podział na grupy A1, A2 i A3. Domyślam się, że miało to spowodować przyspieszenia udostępniania materiałów w odpowiednim dla Archiwów Państwowych czasie.
Taka jest oficjalna wykładnia ;), ale mnie nie przekonuje...
Bo pomyślmy: akta spisane na spisie zdawczo-odbiorczym również można było udostępniać, nie potrzeba do tego uznawania tych zespołów za opracowane ;D
 
I tutaj pojawia się moje pierwsze pytanie - czy materiału z grupy A2 mają pierwszeństwo w kolejności opracowania przed A3?
Absolutnie nie, nie ma to żadnego znaczenia przy planowaniu opracowania w archiwum.

Innym zasadniczym pytaniem, które mnie zajmuje, to na czym polega owo 'uproszczenie'. Czy mamy tu na myśli skracanie wstępu do inwentarza (w przypadku A2), odstąpienie od brakowania, nie przywracanie układu chronologicznego w obrębie jednostek, etc.?
Wg wskazówek właśnie tak: zaniechanie powyższych czynności ma przyspieszyć opracowanie.
Tylko że brak precyzyjnych sformułowań we wskazówkach nie ułatwia pracy, bo tak naprawdę nie bardzo wiadomo, na czym ma polegać np. uproszczenie wstępu itp. Dyskutowaliśmy o tym w dziale "Metodyka Archiwalna".

I mój ulubiony 'problem' - sygnatura skacząca. Tutaj kompletnie nie wiem czy rozumiem na czym owo uproszczenie polega. Jak rozumiem, jednostkom nadaje się sygnatury przed uporządkowaniem ich. Następnie, po przyjęciu odpowiedniej metody porządkowania, sygnatury nadal pozostają niezmienne i mimo że nie są one ułożone po kolei względem siebie, to już się tego nie zmienia. Czyli urposzczenie polega na zaniechaniu nadawaniu sygnatur na nowo, zgodnie z metodą porządkowania, jaką przyjęliśmy.
Możliwość stosowania sygnatury skaczącej wiąże się przede wszystkim z inwentaryzacją w bazach danych...
Już tłumaczę, o co chodzi:
Otóż przy tradycyjnej inwentaryzacji na kartach inwentarzowych było tak:
zespół liczący np. 500 j.a. trzeba było najpierw zinwentaryzować na kartach, nadać sygnatury robocze (tymczasowe) [sygnaturę taką wpisywało się na karcie oraz na aktach], potem kartom nadawało się układ (podział na serie, podserie itd.), karty trzeba było przesygnować od 1 do x, potem 500 j.a. trzeba było ułożyć zgodnie z układem nadanym kartom i przesygnować zgodnie z sygnaturami, które były na kartach.
W ten sposób inwentarz z nadanym układem zawierał j.a. opisane w porządku sygnaturowym od 1 do 500.
Uffff...
Teraz jest tak:
500 j.a. inwentaryzuję "jak leci" w bazie danych, a układ (czyli serie, podserie) nadaję też w bazie, nie ruszając  zinwentaryzowanych akt. Akta w magazynie leżą na półkach od 1 do 500 (to jest ważne dla magazynierów), ale w inwentarzu nadany układ zawiera sygnatury skaczące, czyli np. pierwsza seria może mieć jednostki o sygn. 57, 24, 1, 67, 2, 467, 40 itd.   
 Dla użytkownika nie ma to znaczenia, a oszczędność czasu przy porządkowaniu jest bardzo duża.
Mam nadzieje, że to jest jasne :)

Pozdrawiam i zapraszam do dyskusji w dziale Metodyka Archiwalna.


Offline Marian Piłka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
Odp: Uproszczone metody opracowania
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 03, 2009, »
Teraz jest tak:
500 j.a. inwentaryzuję "jak leci" w bazie danych, a układ (czyli serie, podserie) nadaję też w bazie, nie ruszając  zinwentaryzowanych akt. Akta w magazynie leżą na półkach od 1 do 500 (to jest ważne dla magazynierów), ale w inwentarzu nadany układ zawiera sygnatury skaczące, czyli np. pierwsza seria może mieć jednostki o sygn. 57, 24, 1, 67, 2, 467, 40 itd.   
Nie do końca rozumiem:
Czy to oznacza, że mamy bajzel na półkach w obrębie zespołu (bo rozumiem, że na półkach układamy j.a. wg sygnatur)? Bo jeżeli pierwsza seria ma sygnaturę 57 (a nie zmieniam sygnatury po stworzeniu układu), to oznacza, że początek zespołu na półce znajdzie się w kolejności na 57. pozycji. Czyli sygnaturya z numerem 1 na półce wcale nie musi być początkiem zespołu, a może nawet się okazać końcem.
Tak to zrozumiałem, ale jest w tym pewny problem, ponieważ jeżeli chce wycinek z całego zespołu, to magazynier będzie musiał latać po całym archiwum. Jeżeli zażyczę sobie np. pierwszych 10 j.a. z zespołu, to mogą one się znaleźć na pozycjach 57, 24, 1, 67, itd. Pomaga to i zaoszczędza czas w opracowaniu, ale może go zabierać w czasie samego udostępniania...

Choć obstawiam, że po prostu źle to zrozumiałem ;)

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1724
Odp: Uproszczone metody opracowania
« Odpowiedź #3 dnia: Luty 03, 2009, »
Bardzo dobrze zrozumiałeś :)
Dla magazynierów nie jest to żaden problem, bo równie dobrze, jeśli mamy w inwentarzu tradycyjnym akta ułożone po kolei od 1 do x, ktoś może zamówić jednostki o sygnaturach 1, 45, 78, 89 itd...
A oszczędność czasu przy porządkowaniu jest naprawdę duża, dotyczy to zwłaszcza obszernych zespołów.

Wyobraźmy sobie zespół liczący 4 tys. j.a. Nadając mu układ bez sygnatury skaczącej trzeba te 4 tysiące jednostek rozłożyć (najlepiej na dłuuugim korytarzu ;)) i ułożyć zgodnie z wymyślonym przez archiwistę układem. Porządkowałam takie zespoły w ten sposób, więc wiem, jaka to praca okropna...

Pozdrawiam
 

Offline Marian Piłka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
Odp: Uproszczone metody opracowania
« Odpowiedź #4 dnia: Luty 03, 2009, »
Jak już wspominałem, moje wątpliwości biorą się z braku praktyki :) co prawda studiuję na Uniwersytecie Śląskim, gdzie zajęć praktycznych mamy ponoc więcej niż w Toruniu, ale i tak nasza praca nie jest samodzielna i tak naprawdę nie wiemy co jest największym problemem w pracy archiwisty i jakie wyzwania mogą go czekać w opracowywaniu zespołu :) bardzo dziękuję za pomoc. To forum na pewno znajdzie się w kanonie moje porannej, codziennej prasówki internetowej  ;D