Projekt nowej ustawy archiwalnej

[Hanna Staszewska]

2 lata temu dyskutowaliśmy nad założeniami do nowej ustawy archiwalnej:
http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=687.0
http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=682.0

W zeszłym tygodniu otrzymaliśmy z Naczelnej Dyrekcji tekst projektu nowej ustawy.
Proponuję więc podyskutować

Pierwsza sprawa: stwierdzenie w uzasadnieniu do ustawy: "Centralnym organem administracji rządowej w sprawach narodowego zasobu archiwalnego będzie Naczelny Dyrektor Archiwów Polskich (art. 49 ust. 2). Modyfikacja nazwy tego organu ma związek ze wzmocnieniem jego kompetencji obejmujących całość spraw związanych z postępowaniem z dokumentacją, jak i z materiałami archiwalnymi we wszystkich sektorach".
Ok, ale...
 w samym tekście ustawy cały czas jest mowa o Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych
Pomyłka???
Przeoczenie???

[Filip Kwiatek]

Rzeczywiście dziwna sprawa z tym nazewnictwem.
Mnie natomiast zaciekawił art. 39 dotyczący udostępniania. Po pierwsze, cennik usług będzie dany "z góry" rozporządzeniem ministra dla wszystkich archiwów (do tej pory leżał on w gestii dyrektorów AP). Po drugie, ma tu miejsce próba regulacji udostępniania archiwaliów TVP i PR, które to są do tej pory praktycznie niedostępne dla przeciętnego Kowalskiego. Ciekawe czy dyrektorzy będą chcieli oddać tak "wiążącą" kompetencję na rzecz ministra  oraz czy rękami twórców ustawy archiwalnej uda się "otworzyć" archiwa TVP...

[luke]

Par. 39 ust. 3 (udostępnienie archiwów TVP i PR) jest o tyle istotny, że wiąże się z projektem Narodowego Instytutu Audiowizualnego/Archiwum Misji Publicznej. Jak rozumiem, a może się mylę, NDAP rękami MKiDN (które określi w drodze rozporządzenia udostępnianie m.a.) chce udostępnić użytkownikom archiwa telewizji i radia, a tymczasem samo MKiDN ma zamiar powołać Archiwum Misji Publicznej, niezależne od TVP i PR, które zajęłoby się m.in. udostępnianiem zbiorów. Być może źle interpretuję, więc poprawiajcie. Może Jarek coś napisze, z uwagi na swoje wcześniejsze tym tematem zainteresowanie. A może jest tak, że właśnie to rozporządzenie MKiDNo którym mowa, to właśnie projektowane Archiwum Misji Publicznej?

[Jarek]

Oj, chyba art. 39 ust. 3 projektu ustawy określa tylko zasady udostępniania materiałów na bieżąco (tj. od 1993 r.) tworzonych w publicznych mediach. Ja to rozumiem tak, że ten Narodowy Instytut Audiowizualny/Archiwum Misji Publicznej będzie specjalnym archiwum historycznym czy państwowym przeznaczonym dla dawnych zasobów TVP i PR. Tyle, że to powinna określać odrębna ustawa - ale to powinno być chyba też w ustawie archiwalnej zaznaczone.

[Hanna Staszewska]

Ciekawie brzmi art. 20:
"1.   Archiwum historyczne i nie będąca archiwum historycznym, jednostka organizacyjna przechowująca materiały archiwalne wpisane do rejestru, opracowują przechowywane materiały archiwalne i prowadzą ich ewidencję.
2.   Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi dla podmiotów wymienionych w ust. 1, w drodze rozporządzenia, minimalne wymogi w zakresie opracowywania materiałów archiwalnych, a także formę i sposób ich ewidencjonowania, uwzględniając dorobek naukowy archiwistyki i dotychczasową praktykę polskich archiwów."
Bardzo dobry zapis
Może wreszcie różne instytucje, przechowujące materiały archiwalne, będą opracowywać je wg jednolitych zasad. Wiem, że jest to trochę idealistyczne założenie, ale warto spróbować...
I jeszcze jedno: jeśli jest tu wymieniony dorobek naukowy archiwistyki i dotychczasowa praktyka polskich archiwów, może dopisać jeszcze jakiś standard międzynarodowy . Co prawda ISAD (G) jak najbardziej należy do dorobku naukowego archiwistyki, ale jak jest napisane, to potem trudniej to ominąć
Niestety, lektura kolejnego punktu trochę mąci moje powyższe zadowolenie: otóż pkt 2 nie dotyczy materiałów ewidencjonowanych w bibliotekach i muzeach...
Wielka, wielka szkoda...
Przecież biblioteki i muzea podlegają temu samemu ministrowi, czemu je wyłączać spod działania przyszłego rozporządzenia???
   

[Jarek]

Jak będziecie opiniować projekt ustawy zwróćcie proszę uwagę na parę  takich rzeczy:

Art.1
pkt 1 i 3 - jest tu mowa o udostępnianiu dokumentacji i dostępie do narodowego zasobu, czy nie warto  mówić ogólnie o korzystaniu z dokumentacji i zasobu? to pojęcie wydaje się pojemniejsze i było używane już w starej ustawie.
pkt 4 - może lepiej system archiwów w ogóle
pkt 5 - może raczej komptencje i zakres działania a nie działalność
pkt 6 - kwalifikacje osób nadzorujących postępowanie z dokumentacją - czyli np. burmistrza, wojewody, dyrektora urzędu - i osób zarządzających dokumentacją ? czyli sekretarek, pracowników kancelarii ogólnej, pana od ISO, pań z kadr i pań z działu płac. A co z archiwistami?

Art. 2
pkt 1 - to bardzo niedobry pomysł by używać pojęcia ogólnego "archiwum" na określenie tylko jakiejś grupy archiwów, utrudnia to czytanie projektu ustawy który i tak jest pełen terminologicznych niekonsekwencji. Sama definicja też budzi niepokój - bo skoro dotychczasowe archiwum zakładowe to może być też "inna forma organizacyjna", to po co w ogóle taka definicja skoro funkcję takiego archiwum może pełnić cokolwiek.
pkt 2 -  co to znaczy długotrwałe przechowywanie - 5, 25, 50 lat?
pkt 3 - gdzie indziej mamy "podmiot" a tu znowu pojawia się "jednostka organizacyjna", no i jak się ma do tego jeszcze definicja "instytucji publicznej" z pkt 4 ?
pkt 6 - powinno być chyba "część dokumentacji wydzielona" a nie "wydzielonej"; tu też znowu te "jednostki organizacyjne"; co ciekawe w uzasadnieniu mamy inną definicję materiałów archiwalnych - to zapis indywidualnej i zbiorowej pamięci społecznej, dokumentujący przy tym prawa Państwa i jego obywateli
pkt 7 - definicja udostępniania - tak jak w uwadze do art. 1 pkt 1 i 3 - czy nie lepiej pomieścić w ogólnym "korzystaniu" węższych definicji "udostępniania" (fizycznego), "kopiowania" itd.? I co oznacza bezpośrednie zapoznanie się z zapisem informacji? Czy będzie nim np. przeglądanie mikrofilmów czy wydanie kserokopii? No bo jeśli tylko skseruję komuś dokument, to jak to będzie z odpowiedzialnością za skutki spowodowane przez korzystającego w myśl art. 7?
pkt 9 - he, he, czyli odtąd dotychczasowe archiwa zakładowe nie będą miały zasobu?

Art. 4
ust. 1 - znowu te "organy i jednostki organizacyjne". I co to są te sprawy które mają one załatwiać? Skoro chodzi o bezdziennikowy system kancelaryjny to czemu tego nie napisano wprost?
ust. 3 pkt 3 - jeśli instrukcje te określają postępowanie z dokumentacją, to ich przedmiotem jest właśnie to postępowanie

Art. 5
ust. 1 - hmm, czyżby tym zapisem zbyto dobrych kilkadziesiąt innych ustaw określających postępowanie np. z dokumentacją geodezyjną, geologiczną czy księgową? Dobrze że zapisano, że regulują one okresy przechowywania, ale co do korzystania (tu znowu to "udostępnianie"), to obawiam się że to trochę za mało. Niejednoznaczne jest już określenie "rodzaj dokumentacji". Czy materiał archiwalny albo dokumentacja zawierająca informację publiczną to rodzaj dokumentacji? Tu definicje chyba jednak nie wystarczą, moim zdaniem ustawa z ambicjami do kompleksowego regulowania postępowania z dokumentacją (albo ustawa ją wprowadzająca) powinna wprost odnieść się do tych poszczególnych ustaw a nawet je znowelizować jeśli trzeba. Zawierają one zwykle zapis "zasady postępowania z materiałami archiwalnymi regulują odrębne przepisy", sugerujący, że dana dokumentacja geodezyjna, geologiczna, księgowa czy inna, materiałem archiwalnym nie jest i nie będzie, a chyba nie o to nam chodzi.

Art. 6
No i znowu ta "jednostka organizacyjna" - o archiwa jakich instytucji/podmiotów tutaj chodzi? Domyślam się tylko że o wszystkich.
ust. 1 - moim zdaniem w całości zbędny, przepisano go ze starej ustawy, gdzie miał podkreślać zamknięcie archiwów zakładowych przed osobami z zewnątrz.
ust. 2 - po staremu uzależniono  udostępnienie (w starej ustawie jest "korzystanie") dokumentacji od zgody kierownika jednostki, jeśli będziemy przy tym trwać, to nie ma mowy o ujednolicaniu zasad dostępu do dokumentacji.Czy nie lepiej przyjąć tu zasady udostępniania jak w archiwach państwowych?
ust. 3 - wskazano że odmowa ma być w drodze decyzji - po co zatem zgoda?
ust. 7 - po co ten zapis? Takie udostępnianie wynika zwykle z innych przepisów, nigdzie w projekcie nie ma mowy o cezurze czasowej przy korzystaniu z akt w obecnych archiwach zakładowych
ust. 8 - co to są "przepisy dotyczące udostępniania materiałów archiwalnych"? Jeszcze jedna ustawa?

Art. 8
Nie bardzo rozumiem czemu mają służyć zapisy tego artykułu
ust. 1 - czyli akta zamiast oddać na makulaturę można sprzedać i wywieźć???

Art. 9 i 10 - znowu ta "jednostka organizacyjna" ?.
Art. 10 ust. 3 - nie bardzo rozumiem - alternatywą jest zniszczenie dokumentacji bez żadnych ceregieli i pytania archiwum państwowego?

Na razie dotąd dotarłem ...

[luke]

Jarku masz dużo uwag do projektu ustawy, może warto sformułować je na piśmie i wysłać do NDAP jako głos, bardzo ważny zresztą, archiwisty zakładowego. Archiwa państwowe otrzymały projekt ustawy i formularz do uwag, nie wiem czy do archiwów zakładowych też wysłano, ale jak nie może warto posłużyć się wzorem formularza jak przy zgłaszaniu uwag do projektu o brakowaniu....

[Hanna Staszewska]

Zwróćcie uwagę na zapisy dot. kontroli.
Dyrektorzy archiwów państwowych kontrolują przestrzeganie przez instytucje publiczne przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją (art. 45 ust.1). Natomiast kontrola postępowania z  materiałami archiwalnymi należy do kompetencji Naczelnego Dyrektora (art. 55 ust. 1 pkt 9 oraz art. 59 ust. 1). Kontrole te przeprowadzają wyznaczeni przez Naczelnego Dyrektora pracownicy urzędu (jakiego urzędu?).
 Należy też zauważyć, że art. 58, który przekazuje dyrektorom archiwów państwowych różne zadania Naczelnego Dyrektora określone w art. 55 nie wymienia pkt 9, oznaczającego kontrolę postępowania z materiałami archiwalnymi.
2 piony kontroli???

[luke]

Bardzo słusznie wskazujesz te zapisy Haniu,
na posiedzeniu Komisji Metodycznej poruszaliśmy kwestie nadzoru, na pewno zgłosimy tutaj uwagi.
W NDAP będzie chyba jakaś speckomórka d/s kontroli 

[Jarek]

Jarku masz dużo uwag do projektu ustawy, może warto sformułować je na piśmie i wysłać do NDAP jako głos, bardzo ważny zresztą, archiwisty zakładowego. Archiwa państwowe otrzymały projekt ustawy i formularz do uwag, nie wiem czy do archiwów zakładowych też wysłano, ale jak nie może warto posłużyć się wzorem formularza jak przy zgłaszaniu uwag do projektu o brakowaniu....

Luke, ja nawet nie wiem czy powinienem się przyznawać że znam ten projekt  . To jest etap wewnętrznych uzgodnień w ap, po nich projekt zostanie pewnie przez NDAP upubliczniony z możliwością zgłaszania uwag. Wyszedłem natomiast z założenia że ewentualne zmiany lepiej przeprowadzić wcześniej niż później, stąd moje uwagi skierowane raczej do archiwistów oceniających projekt. Poza tym próbuję niektóre zapisy raczej poddać dyskusji niż podsuwać gotowe pomysły na zmiany treści projektu.

Małe uzupełnienie do poprzednich uwag:
- do art. 2 pkt 2 - istotą definicji archiwum historycznego jest realizacja zadania przechowywania materiałów archiwalnych - czy to oznacza że jeśli założę firmę "Materiały archiwalne sp. z o.o." z takim właśnie profilem działalności, to czy stanie się ona archiwum historycznym?  Katalog archiwów historycznych jest w uzasadnieniu do projektu ustawy, warto chyba wpisać go do jego tekstu.
- do art. 2 pkt. 3 - w definicji dokumentacji chyba warto od razu objaśnić postać, formę i nośnik, przywołując w nawiasach przykłady ? inaczej będziemy się w tym gubić,
- do art. 6 ust. 7 - mamy wszak art. 51 konstytucji - "Każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. Ograniczenie tego prawa może określić ustawa."

[Jarek]

Następna garść uwag  :

Art. 12
ust. 5 - Naczelny może stwierdzić że coś nie jest materiałem archiwalnym mimo że to coś nim jest - dziwne ober-uprawnienie, niczym prezydenckie ułaskawienie, i tak samo śliskie, bo zakładające że i tak można być ponad prawem tylko na podstawie czyjegoś widzimisię - na dokładkę nawet nie w drodze decyzji administracyjnej.

Art. 17
Nie bardzo rozumiem dlaczego wyróżniono w tym zapisie dokumenty w postaci elektronicznej, chyba lepiej napisać że bez względu na postać.
Dalej - nie ja na to pierwszy zwróciłem uwagę - ale jak ten zapis ma się do art.51 Konstytucji - "(...) Każdy ma prawo do żądania sprostowania oraz usunięcia informacji nieprawdziwych, niepełnych lub zebranych w sposób sprzeczny z ustawą."?

Art. 18
ust. 3 - nie wiem czy dobrze rozumiem - taki rejestr ma obejmować całość narodowego zasobu więc będzie obejmował przede wszystkim zasób ap. Ale wpisanie zasobu danego ap ma być tylko na wniosek dyrektora ap? Zasób wszystkich instytucji publicznych powinien być wpisywany do rejestru z urzędu.

Art. 20
ust.2 - przyczynek do nazwania obecnych archiwów zakładowych "archiwami" ? czy "dotychczasowa praktyka archiwów polskich" to tylko praktyka obecnych archiwów zakładowych? 
ust. 3 - no niedobrze, że się nie stosuje tych przepisów do materiałów archiwalnych w bibliotekach i muzeach, to chyba nie aż taki wysiłek dla tych instytucji, będą po staremu olewać przepisy archiwalne, warto może chociaż wyraźnie zaznaczyć, że obowiązuje ich zgłoszenie materiałów archiwalnych do rejestru.
ust. 4 - ewidencja materiałów archiwalnych będzie zawierać dane osób żyjących, może być z tym problem, choćby z powodu wspomnianego wcześniej art. 51 Konstytucji.

Art. 21
ust. 1 - czyli ustawa nie będzie chronić materiałów archiwalnych nie wpisanych do rejestru?
ust. 2 - "mogą być przechowywane" - czyli te zapisy o warunkach przechowywania dla nikogo nie będą obligatoryjne?

Art. 22
Przeniesienie zagrożonych materiałów archiwalnych - kto pokryje jego koszty? I czy zawsze będzie można przeprowadzić takie ograniczenie prawa własności?

Art. 23
ust. 2 - uznaniowe zezwolenie na wywóz materiałów archiwalnych - może warto chociaż dodać, że może to nastąpić o ile nie istnieje niebezpieczeństwo że nie wrócą, albo np. pod warunkiem wpłacenia kaucji.
ust. 3 - hmm, czyli okazuje się że mamy też jakieś materiały archiwalne nie stanowiące narodowego zasobu archiwalnego ? 

Art. 26
ust. 2 i 3 - może wystarczy wskazać w którym momencie takie materiały archiwalne podlegają przekazaniu do ap i nie bawić się w żadne użyczenia.

Art. 27
Dotyczy to tylko osób fizycznych czy też podmiotów? Jak ustalić wysokość takiego ekwiwalentu i kto go wypłaci?

Art. 28 i 29
Znowu te "jednostki organizacyjne". I co to jest "prywatny zasób archiwalny jednostek organizacyjnych"? Czy to znaczy że np. urzędy mogą mieć swój prywatny zasób?  Dlaczego zwolnienie z opłat i podatków tylko przy przeniesieniu na rzecz ap? Dlaczego pierwokup może być  tylko przy zbywaniu materiałów przez osoby fizyczne?

Art. 32
Zgodnie z nową terminologią z tego przepisu wynika że za zgodą archiwów państwowych może nastąpić przekazanie materiałów archiwalnych z jednego z obecnych archiwów zakładowych do drugiego 

Art. 33
znowu "jednostki organizacyjne"    Czy powierzenie nie powinno się odbywać w drodze decyzji administracyjnej?

cdn...

[Hanna Staszewska]

Tekst projektu zamieszczono na stronie MKiDN:
http://bip.mkidn.gov.pl/bip/index.jsp?catId=222

[Jarek]

Zwróćcie uwagę na to że ten projekt różni się od poprzedniego.

[Jarek]

Reszta moich spostrzeżeń, już w zasadzie tylko dla sportu:

 Jeszcze co do mówienia na przemian o "jednostkach", "instytucjach publicznych" i "podmiotach". Proponuję konsekwentnie używać w projekcie tego ostatniego pojęcia czyli "podmiotu", jako najbardziej pojemnego i stosowanego chociażby w konstytucji. "Instytucje publiczne" niech się pojawiają w tekście tylko wtedy gdy będzie mowa o węższej grupie podmiotów.

Idźmy dalej.

Rozdział 5 projektu "Dostęp do narodowego zasobu archiwalnego".

Zwróćcie uwagę że generalnie mówimy o tym zawsze na dwa sposoby - albo archiwa "udostępniają", "umożliwiają korzystanie", albo użytkownicy/korzystający/obywatele "korzystają z zasobu" czy go "użytkują". W projekcie konsekwentnie stosuje się tę pierwszą wersję i to nie budzi zastrzeżeń, moja wcześniejsza propozycja by mówić w przepisach najbardziej ogólnie o "korzystaniu" w tej sytuacji nie bardzo się broni. Ale problem pojemności pojęć pozostaje. Niechże więc może ten "dostęp" będzie tym najogólniejszym, niech archiwa "zapewniają dostęp" zamiast "udostępniać", w tym "dostępie" niech się dopiero mieści "udostępnianie" fizyczne, "kopiowanie", "wydawanie zaświadczeń" etc.
Art. 1 projektu, a potem art. 6 i 35,  rozróżniają  "udostępnianie dokumentacji" i "dostęp do narodowego zasobu archiwalnego". Tu proponuję mówienie o "dostępie do dokumentacji" i "dostępie do materiałów archiwalnych", jego formy będą identyczne.
Dalej jednak zaczynają się prawdziwe schody - część dokumentacji od początku będzie materiałem archiwalnym (art. 12 ust. 3), część może nim być wskutek wydzielenia, a część pozostanie dokumentacją o ograniczonej czasowo przydatności - czy te z pierwszej grupy mają od początku podlegać rygorom właściwym materiałom archiwalnym? A jak traktować te z drugiej? Te problemy będą dotyczyć zresztą nie tylko udostępniania ale i np. wpisywania do rejestru (art. 18), dostępu do informacji publicznej (art. 35 ust. czy sankcji karnych (art. 62 ust. 3).
Art 35 ust. 7 - co np. z teczkami agentów w IPN?
Art. 39 - ust. 1 i 2 - niestety jak widać pozostajemy wciąż na wyższym stopniu ogólności w przypadku określenia tego co archiwa dają za darmo a co nie. Tu wszelkie wątpliwości może rozwiać dopiero rozporządzenie wykonawcze. No ale czego się było spodziewać, skoro również nie ustawa a tylko rozporządzenie ma określić standardy ewidencjonowania ? (art. 20 ust. 2)
ust. 3 - tu mamy wciąż niejasność co ma określać rozporządzenie o udostępnianiu przez publiczną radiofonię i telewizję, i jak się ono będzie miało do planów wydzielenia archiwów tvp.

W projekcie nie określono sposobu prowadzenia ewidencji materiałów archiwalnych, nie ma tam więc również mowy o sposobie jej upublicznienia, a w konsekwencji nie jest jasne czym w myśl projektu jest bezpłatne udostępnienie, a czym odpłatne wyszukanie lub kwerenda.

I dalej:
Art. 40 ust. 2 oraz art. 47 ust. 3
Czyli kursy archiwalne zostają, tyle że odtąd ap będą mogły je prowadzić już bez zabawy z prowadzeniem gospodarstw pomocniczych.

Art. 43
Czy to znaczy że materiały archiwalne nie mogą być również przekazywane pomiędzy ap?

Art. 45 ust. 1 i art. 59
Nie całkiem to rozumiem - z jednej strony zgodnie z art. 45 dyrektorzy ap mają kontrolować instytucje publiczne w zakresie postępowania z dokumentacją, z drugiej strony Naczelny jest uprawniony do kontrolowania wszystkiego i wszystkich w zakresie przepisów ustawy.

Art. 46
pkt 1 i 2 - odpłatne usługi związane z dostępem do zasobu świadczone przez ap - no i przyznam że tu zgłupiałem - no bo jak to ma się do art 39 ust. 1 i 2 ? Z jednej strony szczególna rola ap pośród archiwów historycznych jest wystarczająco oczywista, żeby poświęcać im osobne miejsce w projekcie, z drugiej jednak  powinny być chyba jednolite zasady dostępu do zasobu wszystkich archiwów historycznych ? Tylko tutaj, tj. w kontekście pobierania opłat, jest mowa o wyszukiwaniu i kwerendach.
pkt 4 - moim zdaniem prowadzenie komercyjnej działalności przechowalniczej przez ap jest naruszeniem konstytucji.

Art. 70
Uważam pozostawienie starej ustawy w takiej postaci za nienajlepszy pomysł - niech to funkcjonuje jako druga, odrębna, nowa ustawa.

Art. 71-78
To w powiązaniu z uwagami do art. 5 - czy zmieni się tylko tych kilka ustaw?

Co do przepisów przejściowych i końcowych to niektórym z nich byłoby chyba lepiej we właściwych rzeczowo rozdziałach projektu. Przypadków rozrzucenia zapisów dot. jednej materii po całym projekcie jest zresztą więcej, utrudnia to posługiwanie się tekstem przyszłej ustawy.
Ustawa w proponowanym kształcie ma spory potencjał, jednak po staremu tylko bardzo z grubsza opisuje codzienną rzeczywistość archiwów i istotę ich działań, po staremu również "udaje" że nie ma innych części "świata dokumentacji" takich jak państwowy zasób geodezyjny, dokumentacja geologiczna, itp. Nie bardzo też rozumiem dlaczego urząd Naczelnego Dyrektora ma przestać być kadencyjny? Kadencyjne powinny raczej dodatkowo stać się urzędy dyrektorów archiwów państwowych. Szczegółowo opisano wszelkie prerogatywy ap, za to  bardzo ogólnikowo ich powinności. W efekcie więcej tu porządkowania obecnego stanu prawnego niż rewolucji. Ale jesteśmy wciąż na etapie projektowania zmian, wartością tego projektu jest jednak to, że chce się pisać do niego uwagi

[Hanna Staszewska]

Zobaczcie: http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Prawoarchiwalne/decyzja%20nr%2027%20NDAP.PDF

Hmmm...