Autor Wątek: co to jest jednostka inwentarzowa?  (Przeczytany 12597 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
co to jest jednostka inwentarzowa?
« dnia: Wrzesień 01, 2008, »
Witam,
zajrzyjmy do Polskiego Słownika Archiwalnego:
jednostka inwentarzowa - materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru), stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego.
W sytuacji gdy mamy tradycyjny inwentarz książkowy sprawa jest dość prosta: kolejne pozycje to opisy kolejnych jednostek oznaczonych sygnaturą. Ale weźmy wydruk inwentarza z bazy IZA 6: tu obok opisów  z poziomu jednostek pojawiają się opisu obiektów w tych jednostkach. To również są pozycje w inwentarzu. Czy więc również są jednostkami inwentarzowymi? Wszak mają swoje miejsce, swoją sygnaturę (złożoną z sygnatury jednostki archiwalnej i nr obiektu) czy więc odmówić im miana jednostki inwentarzowej?

pozdrawiam i zapraszam do dyskusji
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1722
Odp: co to jest jednostka inwentarzowa?
« Odpowiedź #1 dnia: Wrzesień 02, 2008, »
Definicja w PSA jest wyjątkowo nieprecyzyjna: nie wymaga nawet, aby jednostka inwentarzowa posiadała odrębną sygnaturę, można więc domniemywać, że np. seria i podseria, która też stanowi pozycję w inwentarzu, też jest jednostką inwentarzową...
Oczywiście nikt do takiego wniosku nie dojdzie (mam przynajmniej taką nadzieję ;)), dlaczego więc obiekty miałyby być jednostkami inwentarzowymi???
Poza tym z tradycyjnym inwentarzem książkowym sprawa też nie jest taka prosta, bo przywołam tu jeszcze bardziej tradycyjny inwentarz kartkowy. Otóż często zdarza się, że na odwrocie kart inwentarzowych archiwiści pogłębiali opis j.a., wypisując tam np. załączniki do protokołów posiedzeń ciał kolegialnych (teraz opisujemy to w bazie IZA jako obiekty), nieraz takie same załączniki były wypisywane na osobnych kartach: nasi poprzednicy traktowali to oczywiście nie jako jednostki inwentarzowe, ale jako indeks przedmiotowy (pojęcia obiektu nie znano). Jest więc to sprawa czysto techniczna, czy tego typu wpisy zawieramy w inwentarzu kartkowym na odwrocie karty, czy w bazie IZA jako obiekty. Pod względem metodycznym mamy cały czas do czynienia z tym samym: z pogłębieniem opisu jednostki archiwalnej, poniżej tytułu jednostki.
Czyż nie prostsze i logiczne więc będzie przyjęcie zasady, że jednostka archiwalna=jednostka inwentarzowa???
Przypominam, że w PSA jednostka archiwalna jest określona jako: ?Zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową?. Trzeba tylko wyrzucić z definicji to ?zazwyczaj?... ;)

Offline Zbigniew Marek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 187
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: co to jest jednostka inwentarzowa?
« Odpowiedź #2 dnia: Wrzesień 03, 2008, »
Obawiam się, że jednostka inwentarzowa nie jest tożsama z jednostką archiwalną.
Jest tylko kilka świętych poziomów opisu: zespół, ew. seria, ew. podseria i j.a. oraz opcjonalnie dokument/obiekt. J.inw. w tym kanonie brak.
j.a. rozumiem jako odrębny, zwarty  i integralny byt przechowywany w zasobie archiwum, posiadający w tym zasobie miejsce przeznaczenia oraz własny i niepowtarzalny identyfikator w postaci tzw. sygnatury archiwalnej; jest to w dodatku pojęcie w którym wyrażamy rozmiar zasobu.
Natomiast j.inw. to twór sztuczny (wprowadzony chyba tylko ze względów ekonomicznych lub dla wygody) opisujący na potrzeby sporządzania dawniej inwentarzy dzisiaj wydruków inwentarzy, jedną, ale i więcej j.a., który nie powinien posiadać własnego i niepowtarzalnego identyfikatora.
Stąd też definicja przytoczona przez Wojtka Woźniaka za PSA jest do akceptacji.
Przyjęło się, że w przypadku dokum. aktowej j.a. = j.inw. A dlaczego??? W dokum. foto j.inw. jest tzw. temat, który składać się może z wielu (nawet tysięcy) fotografii, czyli j.a., ale w inwentarzu opisany pod jedną pozycją. Natomiast w dokum. aktowej np. Protokoły sesji Gromadzkiej Rady Narodowej z roku X składające się 4 tomów opisujemy pieczołowicie każdy oddzielnie. Po co???
Stąd w definicji j.a. z PSA zwrot zazwyczaj.

Ale herezja  ;)

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1722
Odp: co to jest jednostka inwentarzowa?
« Odpowiedź #3 dnia: Wrzesień 04, 2008, »
j.a. rozumiem jako odrębny, zwarty  i integralny byt przechowywany w zasobie archiwum, posiadający w tym zasobie miejsce przeznaczenia oraz własny i niepowtarzalny identyfikator w postaci tzw. sygnatury archiwalnej;
Zgadzam się całkowicie, bardzo dobra definicja :)

Cytat: Zbyszek
jest to w dodatku pojęcie w którym wyrażamy rozmiar zasobu.
Niestety, tu jest problem, bo np. w sprawozdaniu statystycznym widnieją jednostki inwentarzowe, a już to, co podajemy w bazie SEZAM jest kompletnie nielogiczne. Zgodnie z podręcznikiem do SEZAM-u np. w przypadku fotografii za jednostkę archiwalną uważa się jednostkę inwentarzową. W konsekwencji, jeśli w przypadku albumu fotograficznego, który zgodnie z obowiązującymi wskazówkami może składać sie z kilku tematów, czyli z kilku jednostek inwentarzowych, jaka wychodzi statystyka zespołu (zbioru)??? W przypadku, gdy np. zespół składa się z 10 albumów foto, które w trakcie inwentaryzacji podzielono każdy np. na 5 tematów, otrzymujemy 50 jednostek inwentarzowych i to podajemy w bazie SEZAM oraz w sprawozdaniu statystycznym. Gdzieś nam znika tych 10 albumów...
To jest przecież nielogiczne... 

Cytat: Zbyszek
W dokum. foto j.inw. jest tzw. temat, który składać się może z wielu (nawet tysięcy) fotografii, czyli j.a., ale w inwentarzu opisany pod jedną pozycją.
Te tysiące fotografii w temacie to nie są jednostki archiwalne, ale obiekty i tak należy je opisać w inwentarzu.


Cytat: Zbyszek
Natomiast w dokum. aktowej np. Protokoły sesji Gromadzkiej Rady Narodowej z roku X składające się 4 tomów opisujemy pieczołowicie każdy oddzielnie. Po co???
Bo jak sam napisałeś, Zbyszku, wyżej, każdy z tych tomów to:
Cytuj
odrębny, zwarty  i integralny byt przechowywany w zasobie archiwum, posiadający w tym zasobie miejsce przeznaczenia oraz własny i niepowtarzalny identyfikator w postaci tzw. sygnatury archiwalnej;

Pozdrawiam


Offline Zbigniew Marek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 187
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: co to jest jednostka inwentarzowa?
« Odpowiedź #4 dnia: Wrzesień 04, 2008, »
Kontynuując herezję...

Jeżeli założymy (przynajmniej na chwilę), że definicja j.a. wyartykułowana przeze mnie wszystkim odpowiada to:
?   Na półkach w magazynach leżą j.a. (twory realne), a nie j.inw. (twory nierealne, wirtualne) i dlatego to liczba j.a. wyraża rozmiar zasobu (z dodaniem mb., które służą li tylko do ułatwienia zarządzania powierzchnią magazynową).
?   Album jako całość jest j.a., a zdjęcia w nim zawarte to dokumenty/obiekty (które możemy opisywać jak samodzielne fotografie-j.a.), analogicznie do np. jednej fotografii znajdującej się w j.a. dokum. aktowej, która jest obiektem, a nie j.a.;
?   Kwestia logiki w sprawozdaniach statystycznych to odrębny temat-rzeka. Ale o ile lepiej brzmi kiedy w sprawozdaniu podamy, że opracowaliśmy i opisaliśmy 100 pojedynczych fotografii, czyli 100 j.a., niż 1 temat będący j.inw. składającą się ze 100 fotografii (o których śladu w sprawozdaniu nie ma). A poza tym sens komputerowego gromadzenia danych polega na tym, że statystyki uzyskujemy automatycznie, a nie na piechotę, dzieląc które to są j.a. a które j.inw.
?   J.inw. stanowi wyłącznie pozycję w danym środku informacyjnym, ale ewidencyjnym już nie i może wyrażać co najwyżej wielkość (czytaj: obszerność, długość) danego środka informacyjnego oraz służyć do uszczuplonej prezentacji danych.
Abstrahuję tutaj od sensowności pojęcia jednostka inwentarzowa, które raczej powinno brzmieć pozycja inwentarzowa (w środku informacyjnym).

A w ogóle najlepiej by było, gdyby faktycznie j.a. odpowiadała j.inw.! Pytanie tylko, czy jest to utopia?

P.S.
W sprawie Protokołów sesji Gromadzkiej Rady Narodowej z roku X składających się z 4 tomów opisywanych pieczołowicie każdy oddzielnie, pozwoliłem sobie na małą prowokację. Oczywiście w pomocy ewidencyjnej każdy z tomów opisany jest samodzielnie, bo posiada własną, niepowtarzalną sygnaturę, ale już w pomocy informacyjnej opisywanie każdego z tomów oddzielnie mogłoby nie być konieczne.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1722
Odp: co to jest jednostka inwentarzowa?
« Odpowiedź #5 dnia: Wrzesień 04, 2008, »
Ależ to nie są żadne herezje ;D

Cytat: Zbyszek
   Na półkach w magazynach leżą j.a. (twory realne), a nie j.inw. (twory nierealne, wirtualne) i dlatego to liczba j.a. wyraża rozmiar zasobu (z dodaniem mb., które służą li tylko do ułatwienia zarządzania powierzchnią magazynową).
Zgadzam się, ale w sprawozdaniu GUS i tak musimy podać liczbę jednostek inwentarzowych.

Cytat: Zbyszek
Album jako całość jest j.a., a zdjęcia w nim zawarte to dokumenty/obiekty (które możemy opisywać jak samodzielne fotografie-j.a.), analogicznie do np. jednej fotografii znajdującej się w j.a. dokum. aktowej, która jest obiektem, a nie j.a.;
Całkowicie się zgadzam, temat powoli chyba będziemy zamykać, bo widać światełko w tunelu i mam nadzieję, że już niedługo to się zmieni ;)

Cytat: Zbyszek
J.inw. stanowi wyłącznie pozycję w danym środku informacyjnym, ale ewidencyjnym już nie i może wyrażać co najwyżej wielkość (czytaj: obszerność, długość) danego środka informacyjnego oraz służyć do uszczuplonej prezentacji danych.
Nie bardzo, bo jak na razie inwentarze spełniają rolę zarówno pomocy archiwalnej jak i środka ewidencyjnego.

Cytat: Zbyszek
W sprawie Protokołów sesji Gromadzkiej Rady Narodowej z roku X składających się z 4 tomów opisywanych pieczołowicie każdy oddzielnie, pozwoliłem sobie na małą prowokację. Oczywiście w pomocy ewidencyjnej każdy z tomów opisany jest samodzielnie, bo posiada własną, niepowtarzalną sygnaturę, ale już w pomocy informacyjnej opisywanie każdego z tomów oddzielnie mogłoby nie być konieczne.
A to już chyba jest herezja ;)
Chyba że nie chodzi o tradycyjny inwentarz (który, jak napisałam wyżej, spełnia też rolę środka ewidencyjnego), ale o inny rodzaj pomocy archiwalnej, np. przewodnik po zespole, przewodnik po zasobie itd.


Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
Odp: co to jest jednostka inwentarzowa?
« Odpowiedź #6 dnia: Wrzesień 08, 2008, »
Witam,
utożsamienie jednostki inwentarzowej z archiwalną (w bardzo sympatycznej definicji Zbyszka) wydaje się kuszącą perspektywą, ale chyba niemożliwą. Pół biedy jest, gdy z kilku jednostek archiwalnych tworzona jest jednostka inwentarzowa, ale przecież może być odwrotnie: z jednej jednostki archiwalnej uzyskujemy kilka inwentarzowych. Spójrzmy chociażby na projekty opisów materiałów audio i wideo: dokument foniczny i wizualny to jednostki inwentarzowe, które mieszczą się w ramach jednostki archiwalnej - tj. nośnika no. taśmy, płyty. Jak w tej sytuacji pogodzić te dwa byty? Szukać nowej definicji jednostki archiwalnej, czy może zamiast jednostki inwentarzowej zmierzać w stronę "pozycji inwentarzowej", jak proponuje Zbyszek? A może po prostu - śladem standardów międzynarodowych - po prostu mówić o jednostce opisu?
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Zbigniew Marek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 187
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: co to jest jednostka inwentarzowa?
« Odpowiedź #7 dnia: Wrzesień 08, 2008, »

Nośnik, np taśma, płyta itd. to j.a. (byt namacalny, fizyczny) oraz jednocześnie j.inw. (byt wirtualny, funkcjonujący wyłącznie w pomocach ewidencyjno-informacyjnych). Jeżeli rzeczona taśma zawiera np. dwa nagrania, to każde z nich opisujemy na poziomie dokumentu/obiektu.


Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
Odp: co to jest jednostka inwentarzowa?
« Odpowiedź #8 dnia: Wrzesień 08, 2008, »
Witam,
niestety utożsamiając nośnik z jednostką archiwalną natrafimy na pewne rafy technologiczne. Bo jeśli opiszemy nośnik jako j.a (i jednocześnie j.inw) a w jej ramach jako obiekty dokumenty wizyjne, to przywiązujemy się do struktury, która przysporzy nam kłopotów w momencie migracji treści na nowy nośnik i w momencie opisu dokumentu wizyjnego w postaci elektronicznej. Czy wówczas też powinniśmy płytę dvd traktować jako j.a.? A jeśli tak to również macierz dyskową? Czy w tej sytuacji jest do utrzymania podana przez Ciebie Zbyszku definicja jednostki archiwalnej?

pozdrawiam
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Zbigniew Marek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 187
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: co to jest jednostka inwentarzowa?
« Odpowiedź #9 dnia: Wrzesień 13, 2008, »
Jeżeli:
zespół archiwalny (składający się z jednostek archiwalnych) to materiały archiwalne wytworzone i / lub zgromadzone przez twórcę zespołu
to:
jednostka archiwalna to materiał archiwalny wytworzony i / lub zgromadzony przez twórcę zespołu.

Jeżeli jednostkę archiwalną będziemy rozpatrywać w oderwaniu od nośnika, to w przypadku niezwykle cennego obiektu archiwalnego, np. aktu chrztu Mieszka I ( ;)), o którym  wiemy, że w przyszłym miesiącu przestanie być czytelny lub (o zgrozo!) przestanie istnieć i w trybie pilnym wykonujemy jego np. skan, by zachować treść dla potomnych, co będzie jednostką archiwalną:
1/ nieczytelny/nieistniejący, ale autentyczny (czytaj: oryginalny = wytworzony lub zgromadzony przez twórcę zespołu) dokument, czy
2/ jego odwzorowanie - kopia cyfrowa?

Czy dokument wizyjny po migracji na inny nośnik jest w dalszym ciągu jednostką archiwalną, czy już tylko kopią zabezpieczającą?