Autor Wątek: koniec brakowania z własnego zasobu?  (Przeczytany 10392 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
koniec brakowania z własnego zasobu?
« dnia: Sierpień 05, 2008, »
Witam,
na stronach NADP opublikowano zarządzenie NDAP nr 7 uchylające zarządzenie nr 23 z 30 października 1965 r. (zmienione zarządzeniem nr 7 NDAP z 9 kwietnia 1966r), które dawało upoważnienie do niszczenia akt wybrakowanych z własnego zasobu, jeżeli powstały po 1950 r. Oznacza to, że obecnie aby wybrakować jakąkolwiek dokumentację z własnego zasobu należy wystąpić o zgodę do Dyrektora Naczelnego.
Czy sądzicie, że ta zmiana będzie miała wpływ na tempo i jakość opracowania zespołów w archiwach? Czy dzięki centralizacji tego rodzaju decyzji uda się uzyskać jednolitość praktyki w całym kraju?
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1724
Odp: koniec brakowania z własnego zasobu?
« Odpowiedź #1 dnia: Sierpień 06, 2008, »
Niestety, wydaje się, że odebranie dyrektorom możliwości wydawania zgody na brakowanie dokumentacji z własnego zasobu niczemu dobremu nie służy, wprost przeciwnie, niepotrzebnie tylko wydłuży procedury zatwierdzania zespołów archiwalnych.
Wielka szkoda...

Ewa33

  • Gość
Odp: koniec brakowania z własnego zasobu?
« Odpowiedź #2 dnia: Sierpień 07, 2008, »
By nie brzmiało to aż tak pesymistycznie, warto sięgnąć po pismo z Naczelnej Dyrekcji, rozesłane do archiwów państwowych w dn. 22 lipca br. ;D, znak: WKZ-0040-2/08, wyjaśniające tę decyzję. Myślę, że gdy CKAOD zakończy prace nad nowymi zasadami, wszyscy będziemy bardziej zadowoleni, a i ... będzie co porządkować  :)

Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
Odp: koniec brakowania z własnego zasobu?
« Odpowiedź #3 dnia: Sierpień 07, 2008, »
Witam,
Niestety, wydaje się, że odebranie dyrektorom możliwości wydawania zgody na brakowanie dokumentacji z własnego zasobu niczemu dobremu nie służy, wprost przeciwnie, niepotrzebnie tylko wydłuży procedury zatwierdzania zespołów archiwalnych.
Wielka szkoda...
Zgadzam się z Hanią, że pojawia się tu problem z terminem zatwierdzania zespołu. Fakt, że CKAOD pracuje ostatnio bardzo intensywnie, co nie zmienia faktu, że wysłanie pisma z prośbą o opinię i otrzymanie zgody na brakowanie z NDAP to nadal jest sprawa kilku miesięcy. Całość się komplikuje dodatkowo, gdy CKAOD zaleca podjęcie dalszych działań - np. konsultowanie brakowania z innym archiwum. Wówczas angażowany jest kolejny podmiot i terminy wydłużają się jeszcze bardziej. Archiwum staje więc przed dylematem: oczekiwać na zgodę na brakowanie z NDAP i dopiero wtedy zatwierdzać zespół, czy zatwierdzać od razu licząc się z koniecznością podjęcia ewentualnych korekt ewidencji po otrzymaniu odpowiedzi z NDAP. Pozostaje mieć nadzieję, że te kwestie zostaną dość precyzyjnie uregulowane.

PS. Witam nową Forumowiczkę Ewę33! :)
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Ewa33

  • Gość
Odp: koniec brakowania z własnego zasobu?
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 08, 2008, »
Serdecznie dziękuję za miłe powitanie  :D. Myślę, że warto dobrze przeanalizować wypowiedź Wojciecha. Co jest dla nas archiwistów najważniejsze? Szybkie brakowanie dokumentacji, która już została przejęta do archiwum? Czy też właściwa jej ocena i prawidłowe opracowanie? Czasami warto zastanowić się nad tym i skonsultować z innymi, czy dana dokumentacja wymaga zachowania, czy nie. Porównać to też z innymi archiwami, a do tego dobrym forum jest CKAOD. Zastanawiam się też, dlaczego ocena dokumentacji dokonywana jest na ostatnim etapie opracowania zespołu czy zbioru? Chyba nie taka jest kolejność pracy archiwisty w trakcie opracowania zespołu archiwalnego. Mam nadzieję, że CKAOD doprecyzuje te zagadnienia, a my będziemy mogli je wcześniej zaopiniować i ..... nie będziemy już aż tak sfrustrowani  ;) choć sądzę, że coś tam z tej frustracji jednak zostanie  :D

Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
Odp: koniec brakowania z własnego zasobu?
« Odpowiedź #5 dnia: Sierpień 08, 2008, »
Co jest dla nas archiwistów najważniejsze? Szybkie brakowanie dokumentacji, która już została przejęta do archiwum? Czy też właściwa jej ocena i prawidłowe opracowanie? Czasami warto zastanowić się nad tym i skonsultować z innymi, czy dana dokumentacja wymaga zachowania, czy nie. Porównać to też z innymi archiwami, a do tego dobrym forum jest CKAOD.
Oczywiste, że najważniejsze jest dobre opracowanie, ale szybkie opracowanie też nie jest bez znaczenia...

Zastanawiam się też, dlaczego ocena dokumentacji dokonywana jest na ostatnim etapie opracowania zespołu czy zbioru? Chyba nie taka jest kolejność pracy archiwisty w trakcie opracowania zespołu archiwalnego.
Moim zdaniem najlepszym momentem na wypowiedzenie się KAOD jest moment po zakończeniu opracowania, kiedy już całość akt jest przejrzana, zinwentaryzowana, usystematyzowana i komisja może odnosić się do zachowanych materiałów zespołu. Nie wiem jak inaczej miałaby sprawa wyglądać?
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1724
Odp: koniec brakowania z własnego zasobu?
« Odpowiedź #6 dnia: Sierpień 08, 2008, »
Proponuję zastanowić się nad szerszym problemem: dlaczego właściwie brakujemy dokumentację niearchiwalną z zasobu archiwum?
Czy zgodzicie się, że wszystkie wyżej opisane czynności, czyli konsultacje z innymi archiwami, z KAOD oraz z CKAOD powinny odbywać się przed przejęciem materiałów do archiwum, czyli na przedpolu archiwalnym ?
Do opracowania zaś powinniśmy otrzymywać archiwalia, które przeszły przez prawidłowy proces selekcji, zgodny z właściwymi kryteriami wartościowania. 

Ewa33

  • Gość
Odp: koniec brakowania z własnego zasobu?
« Odpowiedź #7 dnia: Sierpień 09, 2008, »
Dostrzegam, że dotykamy szerszego problemu. Z jednej strony na bieżąco przejmowane materiały archiwalne z tzw. przedpola są już po selekcji, więc - założyć można - że nie powinny być już poddawane brakowaniu. Ale z drugiej - przejmowaliśmy dokumentację w różnych okresach historycznych. Chciałabym tylko przypomnieć zalecenia dla archiwów państwowych wydawane w latach 50-tych i 60-tych (por. Zbiór przepisów archiwalnych NDAP..., Warszawa 2001), z których między innymi wynikało, że w sytuacji likwidacji jakiejś jednostki archiwa powinny przejmować jej dokumentację do dalszego przechowywania, bez względu na to czy stanowiła materiały archiwalne (w obecnym rozumieniu) czy nie. Kolejny przykład to reforma terytorialna i administracji w latach 70-tych, kiedy też przejmowano akta nie analizując ich wartości. Inna kwestia to przejmowanie darów w stanie nieuporządkowanym, bez ewidencji. Trudno to nazwać przedpolem i trudno darczyńcę zobowiązać do prawidłowej selekcji i opracowania przed przekazaniem do AP.
To co przedstawiłam jest chyba dobrym argumentem na to, by zachować możliwość brakowania w ramach zasobu własnego. Podkreślam słowo "możliwość" a nie "mus" !
Odmienną kwestią jest jednak pytanie, czy rzeczywiście warto wszczynać całą proceudrę brakowania, gdy chce się zniszczyć jedynie 2 cm w jednym zespole archiwalnym?
Bardzo boję się słów "szybkie opracowanie" w archiwach. Przykłady takiego opracowania mieliśmy w latach powojennych w ramach pięciolatek  ;) Nie oznacza to jednak, że można przeciągać w czasie opracowanie, jak mieliśmy tego przykłady w przeszłości. Wydaje mi się jednak, że to nie procedura brakowania miała najistotniejszy wpływ na spowalnianie opracowania  ;)
Myślę, że istotą jest zmiana sposobu myślenia przez archiwistów, tak by nie uzależniali udostępnienia zasobu od jego opracowania. Jedno drugiemu przecież nie przeszkadza. ;D

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1724
Odp: koniec brakowania z własnego zasobu?
« Odpowiedź #8 dnia: Sierpień 11, 2008, »
Z jednej strony na bieżąco przejmowane materiały archiwalne z tzw. przedpola są już po selekcji, więc - założyć można - że nie powinny być już poddawane brakowaniu.
O takie własnie przypadki mi chodzi, dlatego pisałam o przedpolu archiwalnym. Niestety, to jest optymistyczne założenie i podejrzewam, że brakowanie materiałów przejętych z nadzorowanych podmiotów stanowi całkiem pokaźny procent (swoją drogą ciekawe byłoby przeprowadzenie badań, ile tak naprawdę tego jest). 

Cytat: Ewa33
Bardzo boję się słów "szybkie opracowanie" w archiwach. Przykłady takiego opracowania mieliśmy w latach powojennych w ramach pięciolatek  ;) Nie oznacza to jednak, że można przeciągać w czasie opracowanie, jak mieliśmy tego przykłady w przeszłości.
Podzielam te obawy całkowicie.
Niestety, wydaje się, że taki jest oficjalny, obowiązujący kurs w archiwach, wystarczy przypomnieć wskazówki o uproszczonym opracowaniu z grudnia 2002 r., gdzie wyraźnie mówi sie w paragrafie 1 (cyt.): Powiększający się w szybkim tempie zasób archiwów państwowych, zwłaszcza zaś poszerzająca się luka między zasobem opracowanym a nie opracowanym powodują konieczność wprowadzenia zmian w metodyce pracy archiwalnej. Celem tej modyfikacji jest usprawnienie i przyspieszenie prac nad opracowaniem zasobu archiwów państwowych, a w konsekwencji zwiększenie liczby zespołów (zbiorów) archiwalnych udostępnianych użytkownikom archiwów państwowych.

Cytat: Ewa33
Myślę, że istotą jest zmiana sposobu myślenia przez archiwistów, tak by nie uzależniali udostępnienia zasobu od jego opracowania. Jedno drugiemu przecież nie przeszkadza. ;D
Zgadzam się całkowicie, dyskutowaliśmy o tym już zresztą na forum: http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=942.0

Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
Odp: koniec brakowania z własnego zasobu?
« Odpowiedź #9 dnia: Sierpień 11, 2008, »
witam
Cytat: Ewa33
Z jednej strony na bieżąco przejmowane materiały archiwalne z tzw. przedpola są już po selekcji, więc - założyć można - że nie powinny być już poddawane brakowaniu.
W Opolu przyjęliśmy praktykę przyjmowania w razie wątpliwości tzn. jeśli na przedpolu znajdzie się teczka o tytule "uchwały GRN z 1973 r." i jednocześnie w zasobie mamy już teczkę o tym samym tytule, to przyjmujemy te z przedpola, wychodząc z założenia, że archiwista na kontroli nie jest w stanie sprawdzić czy całość teczki w az jest kopią. Zadanie to pozostawione jest archiwiście opracowującemu zasób. Oznacza to, że będą zdarzać się sytuacje, gdy trzeba będzie brakować całe teczki dopiero co przyjęte do archiwum bo okażą się kopiami tego co już mamy.
Cytat: Ewa33
Odmienną kwestią jest jednak pytanie, czy rzeczywiście warto wszczynać całą proceudrę brakowania, gdy chce się zniszczyć jedynie 2 cm w jednym zespole archiwalnym?
A jeśli nie podejmować to jak postąpić? Nie brakować wcale - pozostawić w zespole? A jeśli to będą 3 cm, a jeśli 4 cm - słowem gdzie wyznaczyć granicę, poza którą warto wszczynać procedurę?
Cytat: Hania
Cytat: Ewa33
Bardzo boję się słów "szybkie opracowanie" w archiwach. Przykłady takiego opracowania mieliśmy w latach powojennych w ramach pięciolatek  Mrugnięcie Nie oznacza to jednak, że można przeciągać w czasie opracowanie, jak mieliśmy tego przykłady w przeszłości.
Podzielam te obawy całkowicie.
Niestety, wydaje się, że taki jest oficjalny, obowiązujący kurs w archiwach...
Odnoszę podobne wrażenie jak Hania.
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Karmeliusz Gebauer

  • Gość
Odp: koniec brakowania z własnego zasobu?
« Odpowiedź #10 dnia: Sierpień 12, 2008, »
W prawie zdaje się, że obowiązuje zasada "Paremia lex retro non agit". Ale wygląda, że archiwistów ona nie obowiązuje bo jak należy wytłumaczyć żądania uzupełniania spisów na brakowanie o wymogi formalne przy ich sporządzaniu (pieczęcie okrągłe archiwum, podpisy członków komisji, itp) jeśli były one wysłane do NDAP grubo przed wprowadzeniem tych wymogów. Może mi to ktoś wytłumaczyć?

Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
Odp: koniec brakowania z własnego zasobu?
« Odpowiedź #11 dnia: Wrzesień 07, 2008, »
Witam,
mocno Karmeliuszu z tą paremią przesadziłeś... W zapomnianym trochę w archiwach piśmie NDAP z 12 lutego 1952 r. w sprawie przestrzegania instrukcji w sprawie przedstawiania wniosków o zatwierdzenie brakowania z zespołów własnych archiwów centralnych i wojewódzkich znajduje się załącznik, w którym wskazane są takie wymogi, jakie zostały przypomniane w roku ubiegłym przez CKAOD i są obecnie wymagane przez WKZ. Przywołana więc przez Ciebie zasada jest tu kompletnie nie na miejscu.
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you