Bałagan to jest właśnie to co macie teraz. Zacznij od rozmowy z szefem jednostki. Rzecz sprowadza się do egzekwowania obowiązujących przepisów i to trzeba mu uzmysłowić, jak również to że to on sam jest za to egzekwowanie w świetle przepisów archiwalnych odpowiedzialny. Przygotujcie projekt zarządzenia wewnętrznego (jeśli nie masz w tym doświadczenia pogadaj z waszym prawnikiem), ustalcie w nim że dla spraw wszczynanych od dnia takiego i takiego przy prowadzeniu dokumentacji unijnej bezwzględnie stosuje się zapisy instrukcji kancelaryjnej, warto nawet wymienić że taka komórka prowadzi teczki o takich znakach, a inna o takich. Numerację spraw zaczyna się od 1, a po roku całość ma trafić do az. Druga ważna rzecz do określenia w tym zarządzeniu - uporządkowanie wcześniejszej dokumentacji - że przy archiwizacji ma być dołączona do ww. teczek tak jak jest, ale z odpowiednią ewidencją umożliwiającą odszukanie poszczególnych dokumentów. No i że zobowiązuje się kierowników takiej i takiej komórki do wykonania zarządzenia.
Można zresztą takim zarządzeniem całościowo określić sposób obiegu tej dokumentacji, ale nie wiem czy warto, zwłaszcza że trzebaby wtedy zaangażować do pomocy tych kancelaryjnych ignorantów, a przy porządkowym zarządzeniu nie będą mieć wiele do gadania.
I nie wdawaj się w dyskusje na temat praktyczności, tylko uświadom krytykantów, że przestrzeganie przepisów kancelaryjnych to psi obowiązek każdego urzędasa, a nie fanaberie archiwisty. Przechodzenie przez jezdnię na pasach też bywa niepraktyczne, a jakoś nikt tego nie krytykuje.
