Autor Wątek: Przepisy kancelaryjno-archiwalne - archiwizacja dokumentacji unijnej  (Przeczytany 36384 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline ejbi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
Musze zrobić aneks do Instrukcji Archiwizacyjnej dotyczący archiwizacji dokumentacji unijnej - projekty, wnioski o dofinansowanie, i inna dokumentacja  - nie mam pojęcia ja sie za to zabrać i potrzebuje pomocy.
« Ostatnia zmiana: Marzec 07, 2010, wysłana przez Jarek »

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Archiwizacja dokumentacji unijnej
« Odpowiedź #1 dnia: Sierpień 09, 2008, »
Czy taki aneks do samej instrukcji jest rzeczywiście konieczny? Dokumentacja jak każda inna w gruncie rzeczy. Czy może chodzi raczej o rozbudowę wykazu akt?
Jarek Orszulak

Offline lorarch

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: Archiwizacja dokumentacji unijnej
« Odpowiedź #2 dnia: Sierpień 11, 2008, »
Dzień dobry!
 Chciałbym zabrać głos w sprawie sposobu przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
Ja to zrobiłem na podstawie Zarądzenia Dyrektora na podstawie Instrukcji kancelaryjnej, Archiwalnej i Rzeccowego Wykazu Akt. Ponieważ jest nieco opisywania całej informacji zainteresowani mogą zgłosić sie do mnie telefonicznie lub e-mailem.
Andrzej, ps. internetowy lorarch

rchiwumloro@wp.pl
tel. (068)4750680 lub 604772143

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Archiwizacja dokumentacji unijnej
« Odpowiedź #3 dnia: Sierpień 11, 2008, »
Postępowanie z każdą dokumentacją zawsze w zasadzie opiera się na instrukcji kancelaryjnej, wykazie akt i instrukcji archiwalnej ...
Andrzeju, myślę, że łatwiej Ci będzie raz podzielić się swoimi doświadczeniami na forum, do czego Cię zachęcam, niż odpisywać na wszystkie maile  :)
pozdrawiam!
« Ostatnia zmiana: Sierpień 11, 2008, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline lorarch

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: Archiwizacja dokumentacji unijnej
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 12, 2008, »
Witam,
Jarek w pewnym zakresie masz rację. Plan mój był taki, że nie wszyscy są zainteresowani tym tematem. Wydawało mi się, że droga e-meilową bedzie łatwiej niż opisywać pełne zarządzenie. Zresztą publikacja zarządzenia dyrektora na forum wymaga jego zgody. 
Reasumując:
W paragrafie 1 umieściłem w oparciu o jakie przepisy będzie przechowywana dokumentacja związana z realiacją projektów  współfinansowanych ze środków wspólnotowych. Tutaj wymieniłem 3 instrukcje.
W paragrafie 2 opisałem  symbol klasyfikacyjny w Rzeczowym Wykazie Akt dla dokumentacji  ze środków UE jest cyfra w naszym przypadku 3110, natomiast hasłem klasyfikacyjnym - "Umowy i rozliczenia dotacji", kat. -B5.
W paragrafie 3 informacja: Po upływie zakończenia procedury kontroli realizacji projektu, dokumentacja bedzie przekazana do Archiwum Zakładowego na okres 5 lat. Okres przechowywania bedzie liczony w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego.

Oto w naszym przypadku jak sobie poradziliśmy z tematem sposobu przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektów ze środków wspólnotowych. Zarządzenie nasze zostało pozytywnie przyjęte w Wydziale Zarządzania Funduszami Europejskimi.

Andrzej

------------
archiwumloro@wp.pl

Offline Necho

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 36
Odp: Archiwizacja dokumentacji unijnej
« Odpowiedź #5 dnia: Sierpień 12, 2008, »
lorarch:
Obieg dokumentacji w instytucji regulują normatywy kancelaryjne. Dokładnie tak, jak to napisał Jarek.
Zarządzenie Dyrektora może jedynie wprowadzać zmiany w normatywach, w Twoim przypadku w Wykazie Akt i Instrukcji Kancelaryjnej.
W przypadku Zarządzenia, które opisałeś paragraf 1 powinien wylądować w Instrukcji Kancelaryjnej, natomiast paragrafy 2 i 3 w Wykazie Akt.
Większość instytucji załatwia zresztą sprawę tylko i wyłącznie poprzez zmianę w Wykazie Akt.

Pozdrawiam

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Archiwizacja dokumentacji unijnej
« Odpowiedź #6 dnia: Sierpień 12, 2008, »
Jakkolwiek sprowadza się to do przestrzegania normatywów kancelaryjnych, to przypuszczam że jest trochę inaczej co do roli tego zarządzenia :) - przywołano w nim już istniejące przepisy - te trzy instrukcje to pewnie kancelaryjna, archiwalna i obiegu dok. księgowej (?), następnie wskazano (już istniejący) symbol z wykazu pod którym sprawy z tego zakresu mają być rejestrowane, wreszcie określono czas przechowywania (i tak zgodny z wykazem akt i instrukcją kanc.). Może to tylko przywoływanie i cytowanie w zarządzeniu innych, od dawna obowiązujących przepisów, ale myślę że nigdy dość powtarzania pracownikom jak mają postępować z dokumentacją  ;)
Jarek Orszulak

Offline K. Frąckiewicz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: Archiwizacja dokumentacji unijnej
« Odpowiedź #7 dnia: Sierpień 22, 2008, »
Witam
Sprawa archiwizacji dokumentacji unijnej (dot. projektów i wniosków o dofinansowanie) nie jest tak typowa jak mogłoby sie wydawać.
Po 1 Sprawy zazwyczaj nie zamykają się w ciagu roku, a w większości ciągna się przez cały okres programowania programu (ZPORR, RPO, POKL), a niektóre projekty nawet jeszcze dłużej.
Po 2 Sprawa wszczeta w Wydziale Naboru Wniosków - WNW (gdzie wniosek dostaje swój nr czyli znak sprawy) przechodzi później (całość oryginalnej dokumentacji) jeszcze przez kolejne wydziały instytucji więc choć WNW wszczął sprawe to nie ma co archiwizować. Podobnie kolejne wydziały. Dopiero wydział który ostatecznie zakończy sprawę może zarchiwizowac taki wniosek i przekazac go do archiwum jako całoś.
Po 3 jak rozpoznać pisma wytworzone przez kolejne wydziały skoro znak sprawy, który wg Instrukcji kanc. jest niezmienny, został nadany przez WNW a dany wniosek traktujemy jako jedną sprawę.
Po 4 sprawa kategorii archiwalnej też nie jest taka typowa, ponieważ przy nadawaniu kategorii trzeba uwzględnić jeszcze czas w którym Unia Europejska może kontrolować projekty finansowane z Funduszy Unijnych.
Wiec aneks do instr. arch. miałby swoje uzasadnienie.
Pozdrawiam

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Archiwizacja dokumentacji unijnej
« Odpowiedź #8 dnia: Sierpień 22, 2008, »
Ale co miałby zawierać taki aneks? Jakieś specjalne zasady traktowania takiej dokumentacji? Mowy nie ma! I nie ma takiej potrzeby, bo mimo swojej specyfiki spokojnie da się tę dokumentację traktować standardowo.
ad. 1 nic nietypowego, archiwizuje się takie sprawy dopiero po ich zakończeniu
ad. 2 i 3 również nic takiego niespotykanego - wiele spraw jest załatwianych przy współudziale innych komórek org., zawsze jest jednak coś takiego jak komórka macierzysta/wydział wiodący; każda inna komórka uczestnicząca w załatwieniu wniosku założy sobie odpowiednio własne sprawy
ad. 4 taka sytuacja wręcz ułatwia określanie kategorii - nie może być ona niższa niż ten czas.
Porządkowe zarządzenie dot. organizacji załatwiania takich spraw - tak, ale specjalne zasady traktowania dokumentacji - zdecydowanie nie.
Jarek Orszulak

Offline K. Frąckiewicz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: Archiwizacja dokumentacji unijnej
« Odpowiedź #9 dnia: Sierpień 27, 2008, »
Jarku przyznam ci rację nie możemy tworzyć  specjalnych zasad traktowania tzw. "dokumentacji unijnej" ponieważ jest to w większości zwykła dokumentacja.
Troszkę  inaczej przedstawia sie sprawa archiwizacji wniosków o dofinansowanie. Wiem ponieważ mam doczynienia z dokumentacją programu ZPORR, która została zarchiwizowana właśnie w taki typowy sposób i teraz próbując scalić taki wniosek w jedną całość muszę łączyć  dokumentację wytworzoną przez różne wydziały i choć dotyczą tej samej sprawy mają różne numery (każdy wydział nadawał swoje).  W większości przypadków nie jest to trudne ponieważ dany wniosek po zakończeniu sprawy w danym wydziale był przekazywany (w całości) protokolarnie do kolejnego wydziału - jeśli weryfikacja wniosku była pozytywna. Problem pojawia się wtedy gdy z jakiś powodów droga ta nie została zachowana i każdy wydział archiwizował osobno swoją część danego wniosku, a do kolejnych wydziałów przesyłał kopię wytworzonych przez siebie dokunentów. Dodając do tego niewielką wiedzę nt. inst. Kanc. nowo zatrudnianych pracowników i różne przyzwyczajenia starych pracowników (najczęściej do systemu dziennikowego) sytuacja wygląda jeszcze gorzej. Są przypadki gdzie scalenie wniosku jest zupełnie niemożliwe. Scalenie jest takie ważne , ponieważ kontrole żądają pełnej dokumentacji nt wniosku np.:  Pana Jana Kowalskiego, a nie szczątków z danych wydziałów.
I tą kwestię mogłoby unormować jak to trafnie zauważyłeś nie aneks a zarządzenie.
Pozdrawiam :)

Offline archeo

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 31
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Archiwizacja dokumentacji unijnej
« Odpowiedź #10 dnia: Styczeń 28, 2009, »
Witam

Jestem po kontroli urzędasów unijnych, w rezultacie muszę przekwalifikować dokumentację związaną z projektami unijnymi na BE20, Dokumentacja związana (finansowana z unijnej kasy) z projektami (zadaniami) unijnymi podlega ponoć kontroli ichniejszych urzedasów przez okres 20 lat, stąd B20, "E" natomiast zawdzięczam archiwum państwowemu, które zatwierdzając projekt zmian w JRWZA stwierdziło, że być może część z projektów będą chcieli kiedyś przekwalifikować do kat "A"

Nie cieszy mnie to bo mam tej dokumentacji sporo i będzie mi to kupę lat zalegać na półkach i się kurzyć  ;) Przy kolejnym projekcie zarzyczę sobie kasę unijną na dodatkowe regały - no skoro mam to trzymać 20 lat to niech się dołożą  :D
pozdrawiam serdecznie :)

Offline smoli

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
postepowanie z dokumentacją unijna, potrzeba tymczasowej składnicy?
« Odpowiedź #11 dnia: Wrzesień 17, 2009, »
Witam!

Mam pytanie odnośnie zasad postępowania z dokumentacją tzw "unijną", wnioski, umowy, projekty, wszelkiego typu sprawozdania, wszystko co dotyczy umowy między Instytucją Zarządzająca a Beneficjentem, wiadomym jest, ze dokumentacja ta powinna byc w przypadku kontroli latwo dostepna i przejrzysta , jak tego dokonac, jesli sprawy z nią zwiazane są wszczynane w wielu kom.org. funkcjonujacym systemem kancelaryjnym jest system mieszany (w prakyce dziennikowy mimo iz jest jrwa).

Moje pytanie jest nastepujace: czy pomysl wydzielenia pomieszczenia do tymczasowego przechowywania takiej dokumentacji (oczywiscie wylacznie oryginaly a kopie byly by w komorkach macierzystych spraw wszczynanych) na okres mozliwej kontroli (czyli 10 lat) jest zasadny? Po tym czasie nastapiloby przekazanie do az, tylko w jakiej formie jesli dokumentacja jest prowadzona bez swiadomosci istnienia instrukcji kanc. i jrwa... Jaka dodatkowa ewidencja w obrebie tej dokumentacji jest skuteczna ? Moją wizją jest przechowywanie takiej dokumentacji w tymczasowym przejściowym magazynie wedlug projektow  w ramach projekow wedlug struktury organizacyjnej, a w ramach struktury wedlug spraw z jrwa(co watpie bybylo mozliwe) by nie zgubic sie na etapie przekazania dokumentacji do az, czy takie rozwiazanie jest poprawne, czy wystarczy napisac aneks do instrukcji kanc, czy dodatkowa instrukcje okreslajaca te zasady? Z podobnej dyskusji ktora byla na forum uwazam ze temat nie zostal do konca wyjasniony. Zapraszam do dzielenia sie swoimi pogladami w tej sprawie.

Pozdrawiam,
młodszy przyszły archiwista

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Jak rozumiem chodzi o tę dyskusję:
http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=1105.0

Tu nie ma nic więcej do wyjasniania, to dokumentacja jak każda inna, i jak każdą inną da się ją prowadzić zgodnie z instrukcją kancelaryjną i przekazywać do archiwum. Pracownicy prowadzący tę dokumentację pewnie nawet nie wiedzą że jest coś takiego jak instrukcja kancelaryjna.
Jarek Orszulak

Offline smoli

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Niestety masz racje, jak zostalem poproszony o konsultacje to zastalem zdziwienie ze istnieje instrukcja kancelaryjna i jrwa, teraz problem jest z gromadzeniem tej dokumentacji w taki sposob i ewidencjonowaniem by po 1 miec wszystko w jednym miejscu i miec nad tym kontrole, po 2 po biezacym wykorzystaniu zgodnie z intrukcja kanc. i jrwa przeniesc do az, chce by w koncu zaczela ona faktycznie funkcjonowac, istnieje problem porzadkowania na etapie jeszcze biezacego wykorzystywania i ewidencji tej dokumentacji, a jak widzi Pan moja propozycje wstepnego porzadkowania i wydzielenia tej dokumentacjii i gromadzenia w jednym miejscu jeszcze przed przejeciem do az?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
A po co mieć to w jednym miejscu? Jrwa służy właśnie m.in. do tego by wyszukiwać konkretne akta wg kryterium rzeczowego także wtedy gdy są w różnych komórkach org. Dokumentację trzeba przyporządkować teczkom rzeczowym, tworzenie spraw po fakcie nie wchodzi w grę ale trzeba to jakoś zewidencjonować. I jak przyjdzie pora zgodnie z instr. kanc. przekazać do az. Najważniejsze jednak to wymusić na pracownikach stosowanie instrukcji w przypadku nowych spraw.
Jarek Orszulak