Witam!
Mam pytanie odnośnie zasad postępowania z dokumentacją tzw "unijną", wnioski, umowy, projekty, wszelkiego typu sprawozdania, wszystko co dotyczy umowy między Instytucją Zarządzająca a Beneficjentem, wiadomym jest, ze dokumentacja ta powinna byc w przypadku kontroli latwo dostepna i przejrzysta , jak tego dokonac, jesli sprawy z nią zwiazane są wszczynane w wielu kom.org. funkcjonujacym systemem kancelaryjnym jest system mieszany (w prakyce dziennikowy mimo iz jest jrwa).
Moje pytanie jest nastepujace: czy pomysl wydzielenia pomieszczenia do tymczasowego przechowywania takiej dokumentacji (oczywiscie wylacznie oryginaly a kopie byly by w komorkach macierzystych spraw wszczynanych) na okres mozliwej kontroli (czyli 10 lat) jest zasadny? Po tym czasie nastapiloby przekazanie do az, tylko w jakiej formie jesli dokumentacja jest prowadzona bez swiadomosci istnienia instrukcji kanc. i jrwa... Jaka dodatkowa ewidencja w obrebie tej dokumentacji jest skuteczna ? Moją wizją jest przechowywanie takiej dokumentacji w tymczasowym przejściowym magazynie wedlug projektow w ramach projekow wedlug struktury organizacyjnej, a w ramach struktury wedlug spraw z jrwa(co watpie bybylo mozliwe) by nie zgubic sie na etapie przekazania dokumentacji do az, czy takie rozwiazanie jest poprawne, czy wystarczy napisac aneks do instrukcji kanc, czy dodatkowa instrukcje okreslajaca te zasady? Z podobnej dyskusji ktora byla na forum uwazam ze temat nie zostal do konca wyjasniony. Zapraszam do dzielenia sie swoimi pogladami w tej sprawie.
Pozdrawiam,
młodszy przyszły archiwista