Zgodnie z procedurami postępowania z dokumentacją elektroniczną w Systemie EZD określonymi w ROZPORZĄDZENIUPREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Jest tam mowa o konieczności akceptacji i podpisania podpisem elektronicznym wersji elektronicznej dokumentu który będzie podlegał archiwizacji. Jeśli akceptacji i podpisu elektronicznego nie ma, nie ma oryginału dokumentu podlegającego archiwizacji.
3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do
podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania
pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.
4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.
5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu
sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:
1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub
dołączając je do projektu;
2) ustnie;
3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.
6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną
przez siebie wersję pisma.
§ 33. 1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej akceptujący
podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.
2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.
§ 34. 1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:
1) wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;
2) podpisanie odręczne wydruku.
2. Wydruk, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc,
dzień).
3. Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje
się przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy
z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że
przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.
4. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa w ust. 3.
5. Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego
do wysyłki.
6. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają
wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz
przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym
w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.
Z definicji odwzorowania cyfrowego jasno wynika, że nie ma rangi oryginału, nie posiada ono mocy prawnej a jedynie wartość informacyjną.
odwzorowanie cyfrowe ? dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
Dokumentacja ze składów chronologicznych po dwóch latach od wytworzenia powinna trafić do archiwów zakładowych.
§ 38. 1. Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych
dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał
zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji
archiwalnej.
Idąc dalej można uznać, że jeżeli dokumenty zgromadzone w składzie chronologicznym zostały przyporządkowane do określonego JRWA i do odpowiedniej kategorii archiwalnej to powinny być przechowywane w archiwach zakładowych zgodnie z ustalonym okresem przechowywania a następnie brakowane, a dokumenty zgromadzone w składzie chronologicznym a należące do spraw zakwalifikowanych do kategorii A powinny ostatecznie trafić do archiwów państwowych. Należy jednak zauważyć, że na chwilę obecną zasady brakowania czy archiwizowania dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych nie zostały jasno określone. Ponadto nie określono też zasad udostępniania dokumentów ze składów chronologicznych na etapie przechowywania ich w archiwach zakładowych.